紙質檔案數字化規范

紙質檔案數字化是指采用掃描儀等設備對紙質檔案進行數字化加工，使其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數字圖像，并按照紙質檔案的內在聯系，建立起目錄數據與數字圖像關聯關系的處理過程。

紙質檔案數字化規范規定了紙質檔案數字化技術和管理要求，本規范適用于采用掃描設備對紙質檔案的數字化加工過程的管理。

紙質檔案數字化規范：

（1）單位在進行紙質檔案數字化時應根據檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數字化資金情況等因素統籌規劃、科學開展紙質檔案數字化工作。紙質檔案數字化工作的開展應遵循信息和文件—記錄數字化的實施準則和文獻檔案資料數字化工作導則提出的要求和建議。

（2）紙質檔案數字化的基本環節主要包括：數字化前處理、目錄數據庫建立、檔案掃描、圖像處理、數據掛接、數字化成果驗收與移交等。

（3）應采取有效的管理和技術手段，確保紙質檔案數字化成果質量。紙質檔案數字化應遵循檔案管理的客觀規律，真實反映檔案內容，最大程度地展現檔案原貌。

（4）紙質檔案數字化過程中，應保存數字化項目信息、技術環境、數字化各類技術參數等方面的元數據。元數據元素的確定應符合ISO/TR 13028提出的要求。

（5）應加強紙質檔案數字化各環節的安全管理，確保檔案實體和檔案信息的安全。

（6）加工涉密檔案時，應按照涉密檔案相關保密要求開展工作。

紙質檔案數字化基本要求：

紙質檔案數字化是使檔案信息資源準確方便快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。

（1）數字化對象的確定

應當對所要進行數字化的對象按照一定的原則和利用方法進行確認，只有符合一定要求的紙質檔案文獻才能進行數字化。

（2）符合國家法律法規

紙質檔案的數字化，必須符合國家檔案開放規定以及有關規定。

（3）價值性

屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數字化加工的范圍。