金融行業、銀行關于財產保險業務檔案管理規范（二）

5 管理職責
5.1 業務部門職責
負責財產保險業務文件的收集、整理和歸檔工作,并對歸檔文件的完整、準確、形成質量和整理質量負責。
5.2 檔案部門職責
5.2.1 負責對財產保險業務檔案工作進行統籌規劃。
5.2.2 負責制定符合本單位實際的財產保險業務檔案管理規章制度。
5.2.3 負責監督和指導業務部門做好財產保險業務文件的收集、整理和歸檔工作。
5.2.4 負責財產保險業務檔案的接收、保管、利用、鑒定、銷毀等工作。
5.2.5 參與本單位財產保險業務信息系統的規劃、設計、開發、實施等工作,提出財產保險業務電子文件歸檔要求,指導業務部門及時歸檔財產保險業務電子文件；負責電子檔案管理系統建設,確保能夠及時接收財產保險業務電子文件,并符合電子檔案管理要求。
5.3 信息化部門職責
負責在財產保險業務信息系統規劃、設計、開發、實施、運維等過程中落實財產保險業務電子文件歸檔功能要求,依據標準建設財產保險業務信息系統電子文件歸檔功能,參與電子檔案管理系統建設,做好電子檔案管理系統的運行維護,為財產保險業務電子文件歸檔和電子檔案管理提供信息化支持。
6 收集
6.1 財產保險公司在承保、理賠、再保險等業務活動中直接形成的業務文件應納入歸檔范圍。各公司可參考但不限于附錄 A 確定本單位財產保險業務文件歸檔范圍。
6.2 財產保險業務文件歸檔時應劃分保管期限。財產保險業務檔案的保管期限分為永久和定期,定期包括30年、10年、5年,各類業務檔案保管期限具體見附錄 A。附錄 A 中規定的保管期限為最低期限, 各公司在具體劃分時可選擇高于本規定的期限。承保類業務檔案的保管期限一般自保險合同終止之日起計算,理賠類業務檔案的保管期限一般自結案次年1月1日起計算,再保險業務檔案的保管期限一般自歸檔之日起計算。
6.3 業務人員應根據歸檔范圍將辦理完畢的業務文件及時移交部門專(兼)職檔案人員。
6.4 財產保險業務文件制成檔案材料應有利于歸檔保存,圖文字跡應符合耐久性要求。