辦公室檔案整理收集中存在的問題

辦公室檔案收集整理中存在的問題目前，我國城管檔案的收集整理工作主要是由城市管理綜合行政執法局（簡稱“城管局”）來負責。而城管局是由城管辦和執法大隊演變而來。城管局的工作內容復雜繁瑣，且當時的檔案收 集整理意識不強，種種因素導致城管檔案收集整理工作不被重視。從而導致城管檔案的收集、整理、保管等方面存在各種問題，主要是城管檔案的收集整理工作方面。下面對城管檔案收集整理中存在的主要問題進行闡述。

1、檔案管理缺乏專業工作人員

雖然對城管檔案的收集整理工作有相關管理人員進行，但是檔案管理工作人員一般都不具備專業管理能力，即城管檔案收集整理工作采取的是粗放管理方式。另外，城管檔案管理部門的管理人員一般為兼職管理人員，正式專職檔案管理人員幾乎沒有，而對于檔案管理方面具有專業水平的工作人員更是稀缺。專業型管理人才的缺乏，最終導致檔案收集整理工作存在諸多問題。

2、檔案收集整理不完善

城管檔案的收集整理是檔案管理工作中的重要部分。檔案收集整理不完善，會影響城管檔案的利用情況。隨著對城管檔案管理工作要求的提升，就會明顯發現城管檔案不完善與工作需要的矛盾。降低了城管檔案的利用，也影響了城管工作的進一步開展。城管檔案收集整理不完善主要體現在以下幾方面。第一，城管檔案種類不齊全，導致檔案結構單一；城管檔案記錄主要是紙質檔案，而電子檔案、聲像檔案、圖形檔案等類型的檔案幾乎沒有。第二，城管檔案分類混亂；檔案涉及領域較多，在收集整理中，不能按照類別進行歸檔，影響檔案的查找和利用。第三，執法檔案業務不完善；有的案件的庭審時間較長，或者是案件的訴訟、復議程序較繁雜；隨著人員的變更，時間的推移，可能會導致城管檔案的丟失；或者有的檔案在結案后，歸檔時未能及時處理，影響了檔案的完整性。

3、檔案缺乏信息化建設

隨著計算機技術的發展，在許多發達城市，城管檔案的收集整理工作已經由計算機來替代。但是很多城管局的城管檔案收集整理工作仍是由人工手動進行。有的城管局受財政資金限制，沒有足夠的資金投入到城管檔案管理工作中；導致城管檔案管理中，計算機硬件性能較差，不能適應城管檔案的收集整理工作，延緩了檔案的管理工作。城管檔案收集整理中缺乏信息化建設，影響檔案收集整理的同時，也影響著網絡數據的查詢。另外，既熟知檔案管理，又掌握計算機技術的專業人才很稀缺，也影響著檔案的信息化建設。

4、檔案利用不充分

城管檔案建立的最終目的就是為了后期城市建設提供參考。只有對檔案充分利用，才能體現出城管檔案建立的意義。城管檔案沒有得到充分利用主要表現在檔案利用率較低，以及檔案編研成果較少。檔案利用率低主要是因為城管部門很少針對檔案開展過相關工作；對檔案的查閱也是少之又少，檔案查閱也主要是工作需要。編研成果方面，因為領導的不重視，編研材料又少，導致最后檔案質量較低，甚至該編研成果中沒有相關成果說明。檔案的實用性不強，這就導致了城管檔案的利用率較低。