合肥檔案整理外包服務

　　隨著企業的高速發展，來自金融機構、大型企事業單位的大量業務資料、憑證、單據等呈幾何級數增加，檔案整理外包服務以降本增效為特點，受到了很多企事業單位的青睞。

       檔案服務外包需求日益增長，各類服務機構發展迅速但良莠不齊，選擇檔案整理外包服務要注意以下三個原則。

　　第一，合法原則。外包服務機構熟悉各項法規政策，不得違背法律法規等有關規定，不符合法律法規的外包服務不得實施，能嚴格按照檔案外包服務行業標準和規范開展服務工作。

　　第二，安全原則。外包服務機構擁有健全的安全管理體系，最大限度地避免因檔案服務外包引起的檔案實體受損，或造成商業秘密和個人隱私被泄露。

　　第三，可控原則。外包服務機構能接受企業對檔案服務外包工作全過程的監督監控，對外包機構的人員、工作場所、基礎設施、技術、管理工作、業務操作等進行必要的監督、檢查，讓檔案整理外包服務的各項風險點都在可控范圍之內。

　　如果您的企業有檔案整理的需求，把握好以上三個原則，就可以挑選到稱心如意的檔案整理外包服務機構啦！

　　歸檔文件整理

　　立檔單位在其他職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質和電子文件材料。

　　將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質歸檔文件還包括修正、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等），使之有序化的過程。

　　整理原則

　　1、歸檔文件整理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系；

　　2、歸檔文件整理應區分不同價值，便于保管和利用；

　　3、歸檔文件整理應符合文檔一體化要求，便于計算機管理或計算機輔助管理；

　　4、歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協調統一。

　　一、組件

　　歸檔文件一般以每份文件為一件，其中：

　　正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉發文與被轉發文為一件；原件與復制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。

　　有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單或發文稿紙與相關文件為一件。同時應注意件內排列順序。

　　二、分類

　　立檔單位應對歸檔文件進行科學分類，同一全宗應保持分類方案的一致性和穩定性。

　　1、按年度分類

　　將文件按其形成年度分類。跨年度一般應以文件簽發日期為準。跨年度形成的會議文件歸入閉幕年。跨年度辦理的文件歸入辦結年。當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。

　　2、按機構（問題）分類

　　將文件按其形成或承辦機構（問題）分類。機構分類法和問題分類法應擇一適用，不能同時采用。

　　采用機構分類的，應根據文件形成或承辦機構對歸檔文件進行分類，涉及多個部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。

　　采用問題分類的，應按照文件內容所反映的問題對歸檔文件進行分類。

　　3、保管期限分類

　　將文件按劃定的保管期限分類。

　　三、排列

　　1、歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按時間結合事由排列；

　　2、同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列；

　　3、會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。

　　四、編號

　　歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性原則。

　　檔號結構宜為：全宗號-檔案門類代碼-年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號，上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如"Z109-WS·2011-y-bgs-001"。

　　歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。電子文件可以由系統生成的歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。

　　歸檔章的組成：全宗號、年度、保管期限、件號、頁數作為必備項，機構（問題）作為選擇項。

　　五、編目

　　歸檔文件應依據檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應準確、詳細、便于檢索。

　　歸檔文件應逐件編目，設置序號、檔號、文號、責任者、提名、日期、密級、頁數、備注等項目。

　　歸檔文件目錄推薦由系統生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設置。

　　歸檔文件目錄除保存電子版外，還應打印裝訂成冊。封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）。

　　企業進行檔案整理的意義

　　檔案工作在整個企業運營中承擔著“后勤”角色，雖不在前“沖鋒陷陣”，但以其殷實厚重的信息資源支撐企業日常經營運轉，檔案的情報價值、評審價值等固有特性使企業檔案在企業發展中發揮了重要作用，檔案是企業發展的有力支撐。

　　一、企業檔案的情報價值

　　檔案在科研設計中具有重要的查考價值，科研檔案是一個企業在產品設計研發過程中的重要技術依據，在整個企業戰略規劃過程中被納入整個發展項目規劃，被納入單位領導議事日程，納入單位工作計劃，納入單位的職工經濟責任制。之所以如此，主要依仗于科研檔案的重要查考價值，因為在開發產品的過程中，研發技術具有可持續性、連續性，對于科研人員具有無可替代的參考價值。企業產品的研發工作是一個從無到有的過程，在企業的整個運營戰略中處于上游，具有總攬全局的戰略地位。那么，研發肯定不是憑空設想、閉門造車，而是需要大量的科技情報檔案資料作為支撐，查閱相關檔案，吸收引進。從這個意義上講，檔案為科學研究提供了一個上升的平臺，構造了一個可持續發展的框架。就筆者之前所在單位而言，從檔案日借閱頻次來看，科技檔案最多，尤其是產品檔案居多。大多借閱者都是反復研讀、推敲，有些是為改進，有些是為新品研發。從這個層面上講，檔案其實一點也不“默默無聞”，而是在不斷“發光”。

　　二、企業檔案的評審價值

　　檔案是歷史真相的再現，具有一定的法律效力，以其書面性、客觀性、真實性而成為最具說服力的證據凸顯其巨大作用。筆者之前所在公司曾遇到此類事情，單位得到上級緊急通知要審計財務。由于時間緊任務重，需要通宵工作，為此，檔案部門作了事前的材料準備。由于年度較多，需要提供涉及生產、經營、財務管理諸多方面的檔案。養兵千日，用兵一時，從檔案管理角度來看就是：存檔千日，用檔一時，保管了多日的檔案，此刻價值才體現出來。其從這個意義上來說，檔案管理同國防建設有相似之處，都是面向未來、服務于長遠。檔案管理從宏觀角度來看，就是服務于國家國民經濟建設，促進國民生產生活等諸多領域的可持續發展；從微觀角度來看，主要面向社會的某一領域、團體、組織或個人的日常工作需要，就本單位而言，就是為本單位的生產、科研、經營、管理服務，著力于單位的各項工作順利進行。從此次財務審計來看，審計人員從財務檔案入手，全面審核了單位資金使用狀況，整個過程，“檔案”做了最好的回答。試想如果沒有這些檔案的“陪審”，恐怕很難完成此次審計工作，這也正是檔案管理價值的微觀體現。從檔案的歸檔到編目、整理、保管等諸多環節，都是在為檔案今后價值的發揮做準備，這些準備過程就是日常的養兵、練兵階段，養兵練兵乃是用兵基礎。檔案管理同樣如此，日常的檔案管理業務是充分發揮檔案價值的基礎，是做好各項工作的重要前提，是單位進行重大戰略決策的依據。

　　三、企業檔案的維權價值

　　當下，各單位基礎設施建設日新月異，項目檔案驟增，這些項目檔案涉及科研生產、技術改造等基礎建設項目。這些項目在可行性研究報告、建設過程中，竣工階段都需要全方位的質量監督、財務監督、責任監督。企業檔案在這些項目建設過程中，無疑成為強有力的可查信息資源，扮演著維護企業權益的重要角色。從這個意義上講，企業檔案成為維護企業權益的重要法寶，其重要性可見一斑。筆者之前所在單位，在一次外購設備中，在開箱驗收階段時，發現一設備是翻新設備，當時及時拍照取證，提供相關項目檔案有關技術合同、協議等，積極和廠家聯系，使得事情妥善解決，為單位挽回經濟損失。在日常工作中，設備檔案、基建檔案等項目查考較為頻繁，問題多涉及設備維修、廠房改造、電網鋪設、管道維護等事項，這些事項均為工廠的基礎設施項目，關系著企業日常的正常運行。在解決這些事項時，檔案始終如一地伴隨左右，默默發揮著功效，維護著企業的正當權益。質量是企業的生命，沒有質量無以言效益。質量檔案對企業維護自身形象來講可謂相依不離，當遇到重大質量問題時，需要企業提供相關產品原始記錄，試驗數據，以此說明產品是否按客戶要求生產，是否達到客戶對產品性能、參數的要求。每遇此事，筆者就要提供大量質量檔案、試驗檔案，力圖說明單位生產過程完全按規定要求生產，以此證明企業產品沒問題，進而維護企業的權益。

　　四、企業檔案的營銷價值

　　企業要適應市場，要在市場上占有一席之地，就必須注重塑造企業自身形象，宣傳企業產品。通過圖片檔案、榮譽證書檔案的宣傳可以向社會展示企業形象、精神風貌、產品品質，提高企業的知名度，從而獲得較高的市場認可度。從筆者近幾年的工作中，市場部經常借閱產品型號的生產許可證、產品合格證以及相關獲獎證書的原始件，使得許多用貨單位看后確認該廠是信得過的企業，產品質量可靠，紛紛與廠里簽訂供銷合同，助推企業生產經營效益大增。

　　企業人事檔案整理的重要性

　　企業人事檔案管理是企業管理中的重要環節，企業人事檔案管理的目標是確保員工個人信息的準確性和完整性，通過有效管理人事檔案，可以更好地了解和利用人才。

　　企業人事檔案管理的主要內容包括員工的教育經歷、工作經歷、職務變動、薪資調整、培訓發展、技能資質、績效考核等方面的信息。這些信息不僅反映了員工在企業中的工作狀況，也是企業進行人力資源管理和決策的重要依據。企業人事檔案管理的重要性體現在以下2點：

　　1，人才選拔與培養：通過檔案了解員工的過往經歷，為培訓和發展計劃提供依據；

　　2，員工流動管理，當員工離職或調崗時，檔案的及時更新和轉移是必要的。

　　企業人事檔案管理需要由專人負責，采用現代化技術進行檔案整理以及數字化管理，這也是人事檔案管理的趨勢。并且需要對檔案定期進行更新和維護，以確保檔案信息的準確性和完整性。同時，企業也需要加強員工的人事檔案保護意識，確保員工的個人信息不被泄露和濫用。

　　總的來說，企業人事檔案管理是一項復雜而重要的工作，需要企業高度重視并采取有效的措施進行管理和保護。