臺北檔案整理服務

　　臺北檔案整理服務的人事檔案整理工作內容是指對檔案文件資料進行收集、整理、歸檔、保存和檢索的過程。其作用在于：1.保障個人信息的安全性和隱私性；2.提高企業管理效率，加快文件檢索和處理速度；3.提高企業的服務質量和形象。

　　具體來說，人事檔案整理工作內容包括以下內容：

　　1.收集：對檔案個人資料、學籍資料、工作證明、合同、工資福利等文件進行收集，并進行初步分類整理；

　　2.歸檔：將檔案資料進行分類整理，按照制定的標準進行歸檔，并在檔案中標注檔案編號、姓名等信息；

　　3.保存：對檔案資料進行妥善保管，確保檔案的完整性和安全性；

　　4.檢索：按照制定的標準進行文件檢索，提高文件的檢索速度和準確性。

　　人事檔案整理工作內容是企業管理中至關重要的一環，其好壞直接影響企業管理效率和企業形象。我們應該注重人事檔案整理工作內容的標準化和規范化，建設檔案整理系統，提高員工檔案整理工作人員的素質和能力，定期進行檔案整理工作的檢查和評估，確保檔案整理工作的質量和效率。

　　只有這樣，才能更好地保障員工個人信息的安全性和隱私性，提高企業管理效率，同時提升企業形象和服務質量，為企業的可持續發展奠定堅實的基礎。

　　歸檔文件“件”的區分與修整

　　首先是以我為本(以發文單位為主)。凡是本單位所產生的發文(紅頭文)必須歸檔，其它單位（包括上級、同級和下級機關）的來文，需要辦理的文件(辦件)必須歸檔，重要的文件材料應該歸檔，閱知類的文件可以不歸檔。

　　文件以“件”為單位進行整理歸檔。一般以每份文件為一件，

　　1、文件正本與定稿為一件（重要文件如法律法規等須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿包括定稿各為一件）。

　　2、正文與附件為一件（附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補充說明或參考材料，如附帶的圖表、統計數字，正文批準或發布的法規文件等等。一般來說，正文與附件為一件，如果附件數量較多或者太厚不易裝訂時，也可各為一件）。

　　3、原件與復制件為一件（對于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件（如熱敏紙傳真件、鉛筆書寫的重要文件），以及使用中出現破損的文件，應復制后歸檔。復制件包括復印機制作的復印件以及手工謄寫的抄件等。這些復制件應與原件作為一件）。

　　4、轉發文與被轉發文為一件（轉發文與被轉發文是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見及執行要求，后者則是具體內容，它們在發揮文件效力方面難以分割，因此也應作為一件）。

　　5、報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（報表、名冊、圖冊等一般每冊（本）內容都相對完整，具有獨立的檢索價值，因此應按照其本來的裝訂方式，一冊（本）作為一件）。

　　6、來文與復文各為一件（這是比較特殊的一種規定。“來文與復文”是對聯系密切的來往性質的文件材料的概括性表述，也包括“去文與復文”，從文種上看包括請示與批復、報告與批示、函與復函、通知與報告等等）。

　　7、請示與批復各為一件。

　　8、報告與批示各為一件。

　　正文與文件處理單（文件在運轉過程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發文稿頭紙，有的還附有領導批示的簽批條等。這些表單真實地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應與文件作為一件）。

　　“為一件”是指在實體上裝訂在一起，編目時也只體現為一條條目。

　　歸檔文件的整理工作，必須遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系。排列方法強調按事由排列。

　　歸檔文件按照不同年度、不同機構（問題）、不同保管期限等形成中的客觀規律進行相對集中，維護不同文件間的有機聯系。排列文件時，強調了“事由原則”，將同一事由形成的文件排列在一起，使文件間的有機聯系得以充分體現。

　　在裝訂之前，將全部文件梳理一遍，按照以上整理原則，將屬于一件的材料放在一起，以便于裝訂，防止返工。

　　檔案整理的注意要點

　　在進行檔案工作時，首先需要開展的工作之一，就是認識、了解檔案的價值，檔案工作不僅僅只是完成對紙質載體的保管與管理，更是作為一種信息載體存在，所以需要增強檔案工作意識，認識檔案資料的價值，強化對于檔案的利用，才能使得檔案材料作為一種資源發揮更大的作用。那么單位檔案整理工作的開展，需要注意什么呢？

　　首先需要注意的是，做好檔案檔案整理工作，離不開規范建檔工作，即需要按照檔案整理的規章制度，按照檔案工作的政策標準，完成檔案材料的收集與整理工作。比如檔案工作中較為常見的人事檔案與綜合檔案，在進行管理時的基礎工作之一就是檔案材料的收集整理。

　　其次，單位檔案整理工作的開展，離不開專業的檔案整理工作人員。并不是所有單位企業都可以進行檔案保管，而是需要具備檔案整理權限，而且檔案工作需要設置專門的檔案整理工作人員，因為檔案資料的類型眾多，不同的檔案類型在進行管理工作時所依據的檔案政策標準與規章制度也有差別，所以單位檔案整理工作離不開專業的檔案整理工作人員。

　　現階段檔案整理工作中存在的問題

　　檔案整理工作中存在的不足之處

　　現階段，單位在實施檔案整理工作過程中，最為顯著的問題在于管理理念較為落后。隨著我國現代檔案整理工作的不斷發展與進步，傳統的檔案整理理念已經無法適應于全新的要求。隨著經濟社會的不斷發展，檔案整理工作已經涵蓋了所有的行業，無論是檔案的內容還是檔案的形式均已經發生了翻天覆地的變化，這就導致檔案整理工作的復雜程度得到了顯著的提升。因此，為了更好地滿足檔案整理的不斷發展，檔案整理人員必須要及時更新理念，加強自身的學習，不斷豐富自身的檔案整理知識和經驗。

　　另一方面，通過相關的調查研究可以發現，單位內部檔案整理的從業人員，大部分是由單位內部其他崗位的工作人員兼任的，或者是由其他崗位調動而來的，這些檔案整理工作人員并非檔案整理專業初審，這就導致整個檔案整理團隊的管理能力水平處于較低的水平，對于檔案整理工作的順利實施和開展帶來了一定的難度。

　　檔案歸檔整理過程中存在的不足之處

　　通過對檔案整理工作的實際情況進行分析，可知我國一部分檔案整理人員還未能夠充分意識到檔案整理工作的重要性，并未熟練的、全面的掌握檔案歸納整理技巧。例最為明顯的問題在于檔案整理工作人員對于檔案并沒有形成一個清晰的、準確的認識，如針對部分篇幅較大的檔案，無法確定是應該保留還是刪除。這就導致在檔案整理歸納整理過程中保留了大量不必要的文件，從而導致檔案存儲空間被占用，同時，還投入了檔案人員的精力。

　　檔案分類工作存在的不足之處

　　在檔案分類過程中，存在的問題主要表現在未能夠充分的、全面的考慮實際工作的情況，制定科學的、合理的檔案分類方案。分類的標準往往交叉使用，導致檔案歸檔存在著非常明顯的分散性特征。根據檔案整理辦法的相關規定，檔案歸檔的分類方式主要可以分為三種：

　　即保管期限-年度-機構、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度。但是，在實際的歸檔過程中，一般采用的方法為級次分類法和收文發文分類法等，這種分類方法缺乏統一性和標準性，將會導致文件檢索存在著較大的難度。