南昌檔案整理服務公司

　　檔案整理工作，就是按照各單位檔案形成的規律以及特點，根據科學的理論和方法，將各種檔案整理成方便管理人員管理和利用的有序整體的一項工作。

　　對于檔案整理工作而言，它的主要內容分為：區分全宗、全宗內檔案的分類、檔案立卷、檔案排列以及編制檔案目錄等等。

　　對于現在的社會單位，行業是五花八門的，那么單位形成的檔案一樣也是各種各樣的，不僅類別不同，有時載體也會不一樣，所以根據檔案的狀況不同，整理工作的內容也會出現差異，而整理工作也可以分為下面三種類型：

　　（一）排列與編目

　　這里可以說一下，檔案整理工作呢也是需要一定量的檔案的，所以工作一般的場景都是出現在“檔案室”“檔案館”內，往期我也分享過檔案館的一些資料，所以從檔案館（室）的角度分析。

　　當檔案室接收的是機關部門整理好的檔案，檔案館接收的是立檔單位移交的檔案，這個時候檔案整理工作的范圍就很大了，所以就需要對收集過來的檔案全宗，進行系統性的排列，也要對檔案目錄進行加工。

　　（二）細節調整

　　俗話說得好“林子大了什么鳥都有”，檔案館也不敢絕對的保證，自己接收的檔案都是極具價值的，所以當整理入檔案館內保存的檔案，其中顯然不符合整理要求，不便于保管利用的部分。

　　應進行加工，來提升檔案的質量，另外，在時間的推移中，檔案本身與整理方法也會發生變化，在發現不適合時代的時候，也要進行必要的調整。

　　（三）全過程整理

　　這個整理工作的類型，看字面意思就很好理解了，就是對檔案整理的全過程進行工作，每一步都要細致地做好。另外，檔案館有時也會接收一些零散的文件。

　　又或者在庫藏體系遭遇嚴重受損的時候，全過程類型整理工作也要及時地進行。

　　南昌檔案整理工作的重要性以及意義

　　檔案管理工作的三大工作類型，檔案整理工作排在了中間，要知道，按現在的說法，中間的可是“C”位，也就是突出的那個，后續我會將他為什么那么突出？慢慢看。

　　（一）檔案整理可以保持檔案之間的聯系，實現檔案價值

　　不管是現在，還是將來，保存檔案的目的始終都是以及時地、系統地為社會各項事業提供有價值的信息，大到國家，小到企業，都離不開堅實的數據累計。

　　所以為了達到這一目的，提供的檔案就需要經過科學的整理，以此來明顯地反映出檔案的歷史特點以及價值，如果失去了科學的整理，那么下一步的研究也會充滿困難。

　　檔案整理工作的基本目的，也是把檔案變成體系，使其固定下來，為檔案的利用工作提供方便的條件。

　　（二）檔案整理工作是紐帶

　　檔案整理工作，不僅是為檔案的利用帶來方便的條件，而且也為整個檔案工作奠定了良好的基礎。在整個檔案管理的工作流程中，收集是起點，利用是目的，而“檔案整理”是其中承上啟下的重要紐帶。

　　所以才說，檔案整理工作是突出的那一份工作，它還可以促進檔案收集工作，讓收集工作的質量進一步提升。

　　（三）檔案整理是實現現代化管理的要求

　　目前，大部分工作都是在追求信息化、現代化、智能化，而對于檔案工作來說，實現檔案管理工作的現代化就需要使用“檔案管理系統”，在使用這些系統之前，還需要對檔案進行數字化、信息化等等的操作。

　　而這一切一切的前提，就是需要檔案有一定的有機聯系，具有有序、集中等特性。這些特性也是檔案整理工作賦予的。所以檔案管理的現代化，需要以檔案整理為基礎。

　　南昌檔案整理工作的原則

　　檔案整理工作，聽起來就是把檔案都整理起來，整理物品大家都熟悉不過了，大家都收拾過屋子，把散亂的書本收拾歸整的時候啊，但是，雖然兩者意思大體相同，可仔細看，卻內有乾坤。

　　（一）不可破壞原本基礎

　　看到這個標題，大家可能就已經猜到這項原則的意思了，對！就是在進行檔案整理的時候，不可以破壞原本的整理基礎，為什么要這么說呢？

　　因為檔案不僅記錄了當時的社會活動，也反映了當時整理檔案工作的狀況，所以再次整理檔案的時候，要尊重歷史與前人的勞動成果，充分利用原本的基礎，加快整理效率，提高質量，具體做法分為以下方面：

　　1.提高對原來檔案整理的認知

　　對于過去的整理方法，我們要實事求是，重視前人的勞動成果，認真審核，保留好的部分，去除不適合的部分。

　　2.不要輕易整理已經整理過的檔案

　　一般情況下，只要不是散亂的文件，已經有了整理基礎，要力求保持原來的基礎，如果輕易打亂基礎，返工重整，費時費力，很難滿足檔案利用的需求。

　　（二）保持檔案之間的聯系

　　檔案間的聯系，在其產生和處理的過程中就已經形成了，雖然檔案是以單獨的個體形成的，但卻是以組合的群體形式運作的。

　　因此整理檔案的時候，要保持檔案間的聯系，主要保持聯系的方面是以下幾個方面：

　　1.來源方面

　　檔案來源方面的聯系主要指檔案構成的部門組織或是個人手中形成時，產生的不可分割的聯系，就像是親兄弟一樣，在一個家庭出生就不可以斷開其中的關系。

　　2.時間方面

　　時間聯系就是指，檔案在各部門形成時，是有一定過程和階段性的，這就是檔案的時間聯系。

　　3.內容方面

　　這個就很好理解了，檔案中的內容一般都是記錄一件事情的，那么在同一場活動中記錄下的檔案，在內容上肯定會具有一定的聯系，而往往這種聯系是很緊密的，密不可分的。

　　（三）便于保管與利用

　　整理檔案時，不僅要利用原有的基礎，而且還要保持檔案間的聯系，這樣才利于檔案的保管與利用。可是有時檔案的聯系與利用也會有沖突。

　　比如檔案是具有私密性的，不可以對外公開，那么檔案的整理就有了局限性，不可以混合整理，至于這種問題，檔案的整理就需要分開類別，專門整理。

　　南昌檔案整理注意事項

　　具備專業知識和技能、遵守相關規定和標準：工作人員應具備檔案整理及數字化技術的基本知識，熟悉數字化設備的操作和維護，掌握相關軟件和工具的使用方法；能夠遵循國家和行業的相關標準規范，如參照《紙質檔案數字化規范》等文件，確保數字化工作的順利進行。

　　檔案整理：在進行數字化之前，要對檔案進行整理，包括排序、分類、去重、檢查文件完整性和準確性等。確保檔案材料的齊全、有序和準確。

　　圖像處理、質量控制：慎用裁切、橡皮擦等圖像工具，避免對原始檔案造成不必要的損害；需要對數字化過程中的圖像質量、文件完整性、數據準確性等進行嚴格把關，確保數字化成果的質量。

　　數據存儲和管理、數據保密和權限控制：確保數字化后的檔案數據安全存儲，并進行有效的管理和維護；選擇合適且多樣化的存儲設備，如硬盤、光盤、云存儲等，以保證數據的安全性和可持續性；在檔案數字化過程中，要加強對敏感和機密信息的保護，設置相應的權限控制，確保檔案數據的安全性。

　　建立索引：建立索引，便于檔案管理員查找和利用檔案信息。

　　外包服務管理：如果需要進行檔案整理及數字化的外包服務，選擇外包公司的時候不僅要鑒別單位的資質，還需要按照上述注意事項進行嚴格的管理和監督，確保外包服務的質量和檔案安全。

　　通過以上注意事項，可以確保檔案整理及數字化工作的順利進行，提高檔案管理效率，并且達到保護原始檔案的目的。