南寧基建檔案整理外包公司

　　作為一名資深的檔案工作者，我在檔案整理業務板塊也是有很深的感受，每次和其他企業在檔案工作對接時，也發現了很多問題。這期我們就來看一下，檔案整理外包的優勢有哪些？

　　首先就是檔案整理外包機構在對檔案政策的敏感度、專業性更強。就人事檔案整理工作來說，我們常說的“檔案十大類”分類看似簡單，但是如果沒有多年的工作經驗實踐，僅憑幾天的短暫的理論培訓，是無法按要求完成工作。每一份檔案的情況都會有所不同，特別是有提拔或年代久遠的干部檔案，不僅材料內容復雜，很多紙質材料在分類上會存在一定的爭議，一不小心就會放錯類別。

　　其次，人事檔案整理工作是一個漫長的過程，不僅耗費時間長，同時需要工作人員有足夠的耐心。從檔案的清點、核查，到十大類的分類，最后編目裝訂上架，每一步都是相互承接，特別是最后的二次審查抽查環節，錯一步就可能重新開始前面的工序。

　　所以在選擇檔案整理外包公司時，不僅要看對方的資質是否齊全，同時需要從業人員有極強的專業度，對人事檔案整理工作政策有熟練的解讀，為企業提供有力的理論支撐。

　　南寧基建檔案的整理和管理

　　建立檔案管理機構：建立專門的檔案管理機構，負責基建檔案的收集、整理、保管和利用工作。

　　收集文件材料：基建檔案整理的第一步是收集與基建項目相關的所有文件材料。這些文件可能包括基建計劃書、合同、圖紙、施工記錄、驗收報告等等。確保這些文件齊全、完整，以便后續的整理工作。

　　分類和歸檔：將收集到的文件材料按照基建項目的不同階段或主題進行分類。例如，可以分為項目前期文件、施工文件、驗收文件等。分類后，將每一類別的文件進行歸檔，建立基建檔案的框架體系。

　　文件編號和標識：為每個文件分配一個唯一的編號，以便快速識別和檢索。編號可以包括項目名稱、階段、序號等信息。同時，為每個文件添加必要的標題和描述，以便了解文件的內容和重要性。

　　整理文件順序：按照基建項目的進展順序或邏輯關系，對已歸檔的文件進行排序。確保文件的順序合理、清晰，以便后續的查閱和使用。

　　編寫檔案目錄：為每個歸檔的文件編制目錄，包括文件名稱、編號、日期等信息。檔案目錄可以幫助使用者快速了解基建檔案的內容和結構。

　　備份和電子化：對基建檔案進行備份，以防文件丟失或損壞。同時，考慮將檔案進行電子化處理，方便遠程查閱和共享。

　　定期檢查和更新：定期對基建檔案進行檢查，確保檔案的完整性和準確性。如果發現有缺失或錯誤，及時進行補充和更正。

　　維護和使用：維護基建檔案的安全和保密性，確保只有授權人員可以訪問。同時，建立合理的使用制度，規范查閱和使用基建檔案的流程。

　　定期整理和清理：定期對基建檔案進行整理和清理，去除過期或不再需要的文件，以節省存儲空間和提高查閱效率。

　　培訓和教育：對參與基建檔案管理的人員進行培訓和教育，提高他們的檔案管理意識和技能水平。同時，加強相關人員對基建檔案重要性的認識，提高檔案管理的整體水平。

　　基建檔案管理要求

　　1、基建資料歸檔規定

　　（1）凡各項目部新建、改建、擴建的工業與民用建筑、建筑設備安裝和裝飾裝修基建，其基建資料均應交公司基建管理處檔案室歸檔。投資額在３０萬元或在建筑面積３００平方米及其以上的基建資料還必須交當地檔案館存檔。

　　（2）基建文件的立卷分類應符合地方標準DB64/266-2003《建筑基建資料管理規程》的要求。

　　2、歸檔文件的質量要求

　　（1）歸檔的基建文件應盡可能保證為原件，必須保證為原件的有以下內容：

　　a）竣工圖、基建中標通知書、施工承包合同，各種物資材料進場合格證、檢測報告、復試報告等。

　　b）單位基建質量竣工驗收記錄、單位基建質量控制資料核查記錄、單位基建安全和功能檢驗核查資料及主要功能抽查記錄。單位基建觀感質量檢查記錄。

　　c）分部、分項、檢驗批施工質量驗收資料。

　　d）竣工驗收備案資料或竣工驗收證明書。

　　（2）基建文件的內容及其深度必須符合國家有關基建勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程。

　　（3）基建文件的內容必須真實、準確，與基建實際相符合。

　　（4）基建文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。

　　（5）基建文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。

　　（6）卷內目錄、卷內備考表、案卷內封面應采用70ｇ以上白色書寫紙制作，統一采用Ａ４幅面。

　　3、立卷的原則和方法

　　（1）立卷應遵循基建文件的自然形成規律，保持卷內文件的有機聯系，便于檔案的保管和利用。

　　（2）一個建設基建由多個單位基建組成時，基建文件應按單位基建組卷。施工文件可按單位基建、專業、分部基建、階段等組卷。

　　（3）竣工圖可按單位基建、專業等組卷。所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。

　　為什么要做基建檔案收集

　　基建檔案館開展的檔案收集工作必須按照法規、規范的要求進行。基建檔案機構是一個城市集中保管重要基建檔案的基地，基建檔案的收集是以國家法律、法規為保障。各級基建檔案館應當按照國家法律、法規，在“統一領導、分級管理”的原則下，全力收集屬于本地區收集范圍內的基建檔案和有關資料，不斷豐富館藏，完善館藏結構。

　　基建檔案收集工作的意義，主要體現在以下三個方面：

　　1、基建檔案收集工作是檔案工作的基礎。俗語說“巧婦難為無米之炊”。沒有檔案收集工作為前提，檔案館（室）就缺乏開展檔案工作的基本條件，檔案的整理、保管、鑒定、利用工作就無從談起，檔案工作就沒有賴以存在的物質基礎。因此，收集工作是檔案工作諸環節中的首要環節，也是檔案工作的起點。

　　2、基建檔案收集是實現檔案集中統一管理的基本手段和具體措施。基建檔案是國家重要的寶貴財富和重要的信息資源，對國家規定應該歸檔的各種重要基建檔案，各單位不得分散保存，任何個人都不能據為己有。只有通過行之有效的檔案收集工作，才能將分散的檔案材料集中到基建檔案館，形成統一的檔案信息保管基地，實行科學規范的管理，才能便于社會各方面的有效利用。

　　3、基建檔案收集是決定檔案館存在和發展的重要條件。收集工作的效果決定檔案館（室）藏檔案的數量多少與質量高低。檔案數量的多少決定檔案工作規模的大小；檔案質量的好壞決定檔案業務工作水平的高低。收集工作的質量還直接影響到基建檔案工作的其他業務環節，影響到整個檔案館的工作水平和質量。

　　只有將檔案收全、收好，才有條件為社會各界提供良好的基建檔案信息利用服務，滿足社會對基建檔案信息的需要，才能使基建檔案館真正成為保存重要基建檔案資料的基地和開發利用基建檔案信息的中心。檔案收集在整個檔案工作中具有十分重要的地位。