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云南省檔案數字化加工掃描公司的掃描方式根據檔案紙張的大小和狀態進行選擇,小幅面的可以選擇相應規格的掃描儀,大幅面的則選擇大幅面數碼平臺,或者掃描微縮處理后的膠片,或者進行圖像拼接。紙張狀態較好時,可以選擇高速掃描的方式;如有紙張破損或非常規薄、軟、厚的情況,則需采用平板掃描儀。
1掃描色彩模式
掃描色彩模式一般有二值、灰度以及彩色,第一種方式選擇得比較多。一般情況下黑白兩色、字跡清晰的純文本檔案可以采用黑白二值模式掃描,若字跡不清或帶有插圖則可以選擇灰度模式。帶有紅頭、印章或者其他顏色以及插圖的檔案,可以用彩色模式掃描。紙張底色較深的檔案,在使用二值模式時,可以把對比度和亮度調低,成品不清晰時可以改用灰度掃描。
2掃描分辨率
以掃描成果清晰完好且不影響后續電子檔案的利用為前提,來確定掃描分辨率。通常,分辨率與成果識別率呈正相關。但如果檔案文字過大或過粗,高掃描分辨率可能會造成識別率和掃描速度雙雙降低,對檔案數字化工作進度造成影響。
3掃描亮度及對比度
作業過程中,需要適當調節掃描儀的亮度以及對比值。具體以掃描亮度和對比度不影響掃描后文字及圖像筆畫清晰、粗細均勻,沒有過大斷點為準。如果掃描后的電子檔案存在噪點、黑斑或者文字線條過粗導致筆畫無法辨認的情況,這代表檔案掃描時選擇的亮度值過小,應該進行適當提高后重新進行掃描。如果文字線條出現較多斷點甚至文字殘缺,說明亮度過高,應調低后重掃。
4掃描過程登記
掃描過程中需要仔細填寫紙質檔案數字化登記交接單,對于掃描文件頁數進行登記,核實每份掃描文件的實際頁數和掃描后電子文件的頁數一致。如出現二者不一致的情況,應在登記表內寫明原因和相應的舉措。
云南省檔案數字化加工掃描注意事項
具備專業知識和技能、遵守相關規定和標準:工作人員應具備檔案整理及數字化技術的基本知識,熟悉數字化設備的操作和維護,掌握相關軟件和工具的使用方法;能夠遵循國家和行業的相關標準規范,如參照《紙質檔案數字化規范》等文件,確保數字化工作的順利進行。
檔案整理:在進行數字化之前,要對檔案進行整理,包括排序、分類、去重、檢查文件完整性和準確性等。確保檔案材料的齊全、有序和準確。
圖像處理、質量控制:慎用裁切、橡皮擦等圖像工具,避免對原始檔案造成不必要的損害;需要對數字化過程中的圖像質量、文件完整性、數據準確性等進行嚴格把關,確保數字化成果的質量。
數據存儲和管理、數據保密和權限控制:確保數字化后的檔案數據安全存儲,并進行有效的管理和維護;選擇合適且多樣化的存儲設備,如硬盤、光盤、云存儲等,以保證數據的安全性和可持續性;在檔案數字化過程中,要加強對敏感和機密信息的保護,設置相應的權限控制,確保檔案數據的安全性。
建立索引:建立索引,便于檔案管理員查找和利用檔案信息。
外包服務管理:如果需要進行檔案整理及數字化的外包服務,選擇外包公司的時候不僅要鑒別單位的資質,還需要按照上述注意事項進行嚴格的管理和監督,確保外包服務的質量和檔案安全。
通過以上注意事項,可以確保檔案整理及數字化工作的順利進行,提高檔案管理效率,并且達到保護原始檔案的目的。
如何選擇云南省檔案數字化加工掃描公司
檔案數字化加工是將傳統紙質檔案轉化為電子數據的重要手段,選擇一家優質的掃描公司是確保數字化項目順利完成的關鍵。
資質認證:選擇具有相關資質認證的掃描公司,確保其專業水平和合規性。
技術設備:了解掃描公司所使用的設備性能和支持的文件格式,以滿足后續存儲和檢索需求。
數據安全:確認掃描公司能夠提供保密協議,確保檔案數據的安全性。
服務經驗:選擇經驗豐富的掃描公司,以保證項目的質量和效率。
總之,在選擇云南省檔案數字化加工掃描公司時,需要綜合考慮以上幾個方面,并結合自身需求和預算,選擇適合的服務商。
如何進行檔案數字化掃描?
1.掃描方式
掃描方式要根據檔案幅面的大小(A4、A3、A0)選擇相應規格的掃描儀和專業掃描儀(如工程掃描可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可以采用大幅面數碼平臺,或者用縮微拍攝后的膠片數字化轉換設備進行掃描,也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。如果紙張較長但幅面不超過A3,可采用掃描儀長紙掃描功能,根據紙張狀況設定合適的掃描幅長即可。
紙張較差的情況,或者過于薄、過軟、超厚的檔案,可采用平板掃描方式。紙張狀況較好的檔案可采用高速掃描的方式進行掃描,以提高工作效率。
紙張比較薄的檔案(如信紙、便箋紙)容易破損且透光,應采用中、低檔進行掃描。
紙張如有破損,可將破損紙張夾人透明塑料薄膜內,調整掃描儀進紙為厚紙模式并采用中、低檔進行掃描,如破損嚴重且不平整,采用平板掃描儀來完成。下面以圖檔易掃通掃描軟件為例,作以詳細介紹。見圖1掃描作業平臺。
(1)掃描色彩模式
掃描色彩模式一般分為黑白二值、灰度、彩色等,通常采用黑白二值。頁面為黑白兩色,并且字跡清晰、不帶插圖的檔案,可采用黑白二值模式進行掃描。
頁面為黑白兩色,但字跡清晰度差或者帶有插圖的檔案,以及頁面為多色文字的檔案,可采用灰度模式掃描。
頁面中帶有紅頭、印章或者插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案,可視需要采用彩色模式進行掃描。
底灰較深的紙張(如草漿紙、油印紙),如采用黑白二值應將掃描對比度及亮度適當調低,調節效果不理想則采用灰度掃描。
字跡較淺(如鉛筆字)的紙張:如采用黑白二值掃描應調節臨界值,拉大字跡與原稿的反差,效果不理想則采用灰度掃描。見圖2掃描色彩模式。
(2)掃描分辨率
掃描分辨率參數大小的選擇,原則上是以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。為了方便以后OCR識別,掃描分辨率建議選擇大于等于300dpi。一般情況下,分辨率越高識別率也就會越高。但這也不是絕對的,對于一些過大過粗的字體,設置過高的分辨率,識別率可能會降低,而且設置高分辨率后,掃描速度會大大降低。見圖3掃描分辨率選擇。
(3)亮度和對比度
在掃描過程中,適當地調整好掃描儀的亮度和對比度值,對識別率的高低影響比較大,在進行掃描亮度和對比度的設定時,以掃描后的圖像中文字的筆畫較細、均勻,且沒有明顯斷點為準。如果掃描后的文字圖像存在有黑點、黑斑或者文字線條很粗很黑,分不清楚筆畫的情況下,說明亮度值太小,應該增加亮度值再重新掃描。如果文字線條凹凸不平,有斷線甚至圖像中漢字輪廓殘缺時,說明亮度太大,應減小亮度后再重新掃描。
(4)掃描登記
認真填寫紙質檔案數字化掃描過程中交接登記表單,登記掃描的頁數,核對每份文件的實際掃描頁數和檔案整理時填寫的文件頁數是否一致,不一致時應注明具體原因和處理方法。
2.檔案數字化掃描工序
掃描工序是整理工序之后的第二道工序,主要功能就是將整理和分檢好的紙質檔案通過專用掃描儀生成高質量的圖像文件,并進行圖像壓縮存儲處理,為下一道工序提供基礎的圖像數據。
掃描工序的功能職責主要包括資料掃描、特殊資料重復掃描、頁數核對等。下面將逐一進行介紹。
(1)紙質檔案順序掃描
工作人員將整理好的紙質檔案按順序放入掃描儀的入口,進行掃描處理,生成連續的圖像文件。程序對掃描生成的圖像數據會自動進行壓縮存儲。
(2)在掃描過程中工作人員應注意以下幾點:
①掃描順序
掃描時,工作人員必須按照整理好的順序進行掃描,不能顛倒檔案的掃描順序。
②控制順序掃描的紙張數量
在掃描時,一次性放入送紙口的文件數量不宜大多,最好不要超過10張,以避免由于在掃描過程中發生錯誤后,而導致大量文件重新描的現象發生,并且可以避免由于掃描儀一次進多張紙而漏掃紙張的情況發生。
③保證掃描圖像質量
掃描工序必須嚴格把好圖像質量的第一關。要保證掃描生成的圖像質量清晰、無傾斜,特別是不能出現諸如漏掃、圖像資料嚴重模糊不清等嚴重錯誤。
④核對掃描頁數
一卷檔案掃描完成后,必須對紙張檔案頁數和掃描生成的圖像頁數進行核對,如系統掃描后計算的頁數與人工計算的頁數不一致,則需視情況予以補掃描或重新掃描處理。
⑤檔案排序
排序工序位于掃描之后,是掃描加工流程中四級質量監控體系中的第一道檢查工序,主要功能是對掃描工序生成的圖像數據進行質量檢查、核對紙質檔案并錄入其索引數據項。
在排序工序中,掃描的檔案是按“檔案卷”建立索引數據項,即每一卷檔案有一條索引信息。排序工序的功能職責主要包括檢查圖像質量、建立索引信息兩部分。