淺談事業單位檔案管理的現狀及對策

隨著市場經濟的發展，山西省在行政體制、機構精簡、人事管理等方面發生了一系列的變化，這對事業單位檔案的收集、管理、專歸檔、流向提出了新的問題。

檔案管理；現狀問題；對策

隨著市場經濟的發展，山西省在行政體制、機構精簡、人事管理等 方面發生了一系列的變化，對事業單位檔案的收集、管理、歸檔、流向 提出了新的問題。特別是近幾年，計算機和網絡的普及，越來越多的文 件將直接在電腦上產生和傳輸，無紙化辦公方式產生的電子文件、圖像 文件、圖形文件等，給傳統的檔案管理工作帶來新課題和新挑戰，面對 這種形勢，如何管理好事業單位檔案以實現向檔案現代化管理方式的轉 變，成為檔案信息化建設中的一個重要問題。

一、事業單位檔案管理問題的原因

(--)對檔案工作的重視程度不夠 有些單位學習和貫徹國家《嗤案法>及

(二.)檔案管理基礎業務比較薄弱 有的單位雖已建立和健全了檔案的管理制度，但是沒有真正落實： 檔案整理不規范，組卷不符合規范要求，組卷混亂現象較嚴重：個別單 位未開展檔案鑒定或不按法定程序擅自銷毀應歸檔保存的文件材科等。

(三) 檔案室的現代化管理設施相對落后 有些單位檔案室庫房簡陋，還堆放易燃的雜物，空氣污濁：有的辦 公條件較差，檔案室、辦公室、接待室未實現三分開：檔案現代化及檔 案保護設備配置不全。

(四) 檔案人員隊伍不穩定。業務素貢不高 有些單位忽視檔案工作的專業性，檔案人員變動頻繁，檔案部門雖 然年年搞培訓，而檔案人員卻年年是新手，到頭來在這個崗位上搞來搞 去無能手。 伍)檔案資源開發利用工作尚須加強 許多事業單位未能最大限度地發揮檔案應有的作用，只注重檔案的 收集、整理、保管等環節，認為把檔案管好、不丟失、不破損就算盡到 了責任，而忽視了對檔案資源的開發利用。

二、加強單位檔案管理的對策 針對當前我省事業單位檔案工作的現狀及存在問題的實際情況，我 們應進一步加強和完善事業單位檔案管理工作，著重抓好以下七方面的 工作：

㈠提高認識，加大對檔案工作的宣傳力度 加大檔案宣傳力度是搞好檔案工作的基本前提。我們應通過經常學 習與宣傳檔案法律、法規和有關管理規定，提高各級領導和廣大干部職 工的檔案意識，使之充分認識到檔案是黨和國家的寶貴財富，是社會各 項事業得以持續發展的重耍基礎，是不可再生和替代的信息資源，做好 檔案工作是每位工作人員義不容辭的責任。

(二) 明確職責，健全檔案管理機構和機制 健全的機構和機制是落實檔案工作的組織保證。多年的檔案工作實 踐告訴我們，在各立檔單位內成立綜合檔案室，確定檔案分管領導、檔 案室主任和檔案人員，明確各自職責，并根據內設機構情況配備兼職檔 案人員，形成檔案管理網絡，是符合當前檔案室工作實際的。

(三) 依法治檔，建立健全檔案管理工作制度 建立健全檔案管理工作制度，使檔案工作按程序化、規范化、科學 化的軌道有序運行，這是搞好檔案工作的關鍵。因此，首先要用制度去 規范檔案工作；其次要用制度去保嘲當案工作。

(四) 確保經費投入，改善檔案保管保護條件

由于我省部分貧困地區的經濟發展比較滯后，有些單位檔案保管條 件相對較差，受經濟發展制約，短期內難以改善檔案基礎設施。檔案工 作主管部門應加強督促，協助其積極向當地政府領導請示，給予經費支 持，逐步改善檔案工作條件和設備，促使檔案工作持續健康發展。對有 條件的單位，應積極投入足夠的資金，改善檔案管理設備條件，逐步實 現檔案現代化管理的要求。 伍)穩定檔案人員。增強和提高其綜合素質 做好檔案工作關鍵在于人。因此，穩定檔案人員，提高檔案人員綜 合素質是檔案工作擺脫困境的重要保障。首先要確保單位檔案人員的相 對穩定。因為檔案工作是一項專業性的工作，具有很強的實踐性和操作 性，沒有三、五年的“檔齡”及豐富的實踐工作經驗，要想真正做好檔 案管理工作，達到檔案收集、管理的規范要求是難以辦到的。其次要加 強學習更新知識結構，提高綜合素質。一方面要加強職業道德的修養， 樹立正確的職業道德觀念，樹立為社會發展服務的思想：另一方面要熟 練掌握信息技術。檔案事業發展的趨勢將促使檔案人員從理論型、實干 型向技術型轉變。

(五) 樹立新觀念，大力開發檔案信息資源

打破原有的傳統思想和管理模式，樹立正確的工作方法和態度，積 極開發利用檔案的信息資源，充分發揮檔案的價值是大勢所趨。單位應 主動出擊，開展檔案應用研究，既可根據本單位的需求。編寫單位的發 展史、大事記匯編、組織沿革、先進集體與個人匯編等：也可圍繞中心 工作與建設需要，宣傳和總結單位改革的經驗和業績，為領導作好決策 的參謀。并通過網絡等傳播手段，提高單位知名度，促進單位的發展。 檔案資料匯編還可為社會提供有效的信息服務。

(六) 采取有效措施，加決檔案現俄化菅理進程

必須高度重視檔案信息化工作，把它列入工作日程，投入一定的資 金，逐步配置信息化基本設備，同時要加強檔案人員的計算機管理知識 培訓，爭取旱日將電子計算機、光盤、縮微、聲像等技術應用于檔案管 理。且前，美國、德國、荷蘭等國對縮徼、多媒體電子文件檔案的管理 已趨于成熟，我們可借鑒其先進的管理方法和先進技術，避免走彎路。 只有檔案管理現代化技術廣泛、有效地應用起來，才能最大限度地為本 單位各項業務工作和社會服務。展望21世紀，山西省事業單位檔案管 理正面臨著新的機遇和挑戰，正大步走向市場經濟，走向信息時代。因 此作為山西省檔案管理的一個重要組成部分，我們應針對事業單位檔案 工作存在問題和今后的發展進行理性的總結和思考，這對于進一步提高 敖省檔案管理的整體水平，增強檔案信息化建設，有效地發揮檔案的利 用工作以及適應信息社會發展的需求都具有重要的現實意義。