淺議學校綜合檔案室建設

學校綜合檔案室硬件設施相對落后 ，檔案結構不規范、不科學，檔案搜集采集手段單一，管理方式落后 ， 專業檔案管理人才缺乏，從業人員業務不精，思維方式陳舊，阻礙了學校綜合檔案室建設有序發展。加強檔案硬件 建設 ，提高檔案工作人員的業務技能，優化檔案管理結構，改良檔案管理方式，進而充分發揮檔案在學校教育教學作的作用勢在必行。

學校檔案是學校各項活動和工作的原始記載 ，是 學校建設的重要組成部分。具有內容廣、門類多的特 點，主要包括文書檔案、教學檔案、科研檔案、實驗檔案、 會計檔案、設備檔案及聲像檔案等。

近年來，隨著國家《檔案法》、《普通高校卡當案管理工 作辦法》等一系列檔案法規的出臺，各高校的檔案法規 制度建設也取得了長足的進步，學校普遍加大了檔案 管理工作力度，改革了舊的檔案分級管理模式，成立了 綜合檔案室，實現了學校檔案的集中統一管理，為檔案 管理現代化提供了有力保障，成為學校管理T作中不 可缺少的重要環節。

但是，也應當看到，目前學校綜合檔案室建設還存 在一些問題和不足，主要表現在以下幾個方面：

（一）檔案室的硬件設施相對滯后

少數學校綜合檔案室庫室簡陋，功能單一，“八防” 設施未能到位，辦公條件較差，庫室、辦公、閱覽也未能 實現三分開，檔案現代化及檔案保護設備配置不全，嚴 重影響了檔案管理、保護及服務工作的正常開展。

（二）檔案結構不規范 、不科學

從內容上看，綜合檔案室往往只注重對文書檔案、教學檔案和會計檔案等相對“重要”的檔案進行收集管 理，而對設備檔案、基礎性建設檔案等檔案資料搜集整 理采集力度明顯不夠；從載體上看，只重視紙質檔案的 收集，而對聲像檔案、實物檔案(如膠片、印章、錦旗等) 缺乏足夠的重視。

(三) 檔案管理方式落后

隨著現代科技的迅猛發展，辦公自動化、信息網絡 化和通訊現代化給學校綜合檔案室的管理工作提出了 新的要求。但由于經費保障不夠、設施不完善、管理人 員觀念落后等原因，學校計算機輔助管理功能得不到有 效發揮，有些高校雖然給檔案管理部門配備了微機，但 大部分的檔案管理工作還是依靠傳統的手丁操作，管理 和服務手段陳舊，效率低下，更談不上管理方式從傳統 作業型向現代管理型轉變。

（四）檔案管理隊伍結構不合理。據統計，當前學校 綜合檔案室的管理人員中有95%以上的人員是“半路出 家”，缺少專業的檔案管理人才，現在的從業人員基本沒 有進行過系統的專業知識培訓，缺乏專業理論知識，缺 乏學術 、史料研究和計算機管理的基本能力。這是學校 綜合檔案信息資源開發乏力，檔案理論研究成果及檔案的情況下，現場收集同隨時收集相比，處于輔助地位， 但在歸檔制度不夠健全或雖有歸檔制度而執行不夠嚴 格的單位：現場收集則處于不可忽視的重要位置。根據 科研檔案形成的一般規律和特點，科研檔案的現場收 集工作主要應抓住以下三個環節 ：

1.年度總結。研究周期比較長的課題，往往在年末 進行年度試驗研究總結，這是進行文件材料收集、歸檔 的好時機，應當切實加以把握。

2.階段驗收。對于一些能產生階段性成果的課題 ， 往往需要進行階段驗收。此時，可由科研檔案管理人員 在階段驗收時到現場進行收集T作。這樣，一方面可以 對階段驗收時所形成的各種材料進行全面收集 ；另一 方面，可以對不合乎要求的材料隨時予以糾正，切實提 高所形成材料的質量。

3.成果鑒定會。科研成果鑒定會是現場收集課題科研卡當案材料的重要環節。成果鑒定，標志著有關的文件 材料已經形成，該課題的研究工作告一段落。因此，一 方面要在成果鑒定前抓好科研檔案材料的歸檔工作 ； 另一方面，檔案工作人員要親臨鑒定會現場，做好科研 檔案材料的收集 作，避免鑒定材料的意外丟失。

史料研究成果的數量少的重要原因。

（五）服務手段落后，觀念陳舊

目前許多學校綜合檔案室工作中心不明確，業務工 作發展缺乏充分有效地協調，不少檔案人員滿足于看門 守攤、你用我調的傳統服務方式和坐、等、靠的消極1二作 方法，不注重學習，觀念陳舊、服務手段落后、方法簡單， 已遠不能滿足學校和社會多方面的需要。 隨著教育改革的深入 、信息化的發展和學校建設的 全方位提高，學校在管理、教研和基礎性建設等方面，呈 現了多元化的發展特色。學校檔案工作，也隨檔案的種 類不斷增加而趨于復雜化和多樣化。學校應充分認識 檔案管理新特點，積極探索檔案管理新模式，把檔案工 作逐步納人學校的整體發展規劃，不斷提高檔案管理水 平，創新檔案服務方式，努力為學校的發展和社會的需 求提供高效快捷及多方位的信息服務。

一、完善檔案管理制度，規范工作秩序

學校綜合檔案管理工作作為一種動態的存在方式， 要考慮到它與其他_丁作的相互作用，結合學校教育實踐 的有關特性和思想理念，應進一步完善綜合檔案管理工 作的各項規章制度 ，確定教學檔案管理人員的職責范 圍，使教學檔案管理人員樹立起強烈的責任心，調動其 積極的進取心。工作制度的建立要體現檔案工作的專 業性和科學性。通過相關制度的貫徹執行，以規范綜合 檔案管理行為，使學校綜合檔案管理工作步入制度化軌 道，并逐漸形成良好的運行機制。

二、加強檔案隊伍建設，注重素質提高

首先要努 力提高廣大檔案人員的政治素質 ，樹立 “檔案T作要服務于經濟建設，注重經濟效益和社會效 益”的服務觀念，保持和發揚檔案_[作者的優良傳統，愛 崗敬業，恪盡職守，無私奉獻；其次要加強對檔案專業人 員的教育和培

第一：當今社會，檔案的載體形態、管理程 序、技術方法等都發生了很大變化，這些變化對檔案人 員的]_作能力提出了新的要求。學校檔案部門要積極 創造條件，吸引專業人才，同時要加強對現職人員的業 務培訓，盡快提高檔案人員的業務水平和現代化管理技 能，使他們能夠熟練使用計算機等現代化管理設備，成 為既懂管理又懂計算機的復合型人才；

第二：要不斷強 化自身造血功能。抓住當前深化改革的機遇，建立自我 發展、自我約束的機制，推行一人多崗、一崗多責的質量 管理和目標管理責任制；第四，要加強兼職檔案員隊伍 建設。學校應明確兼職檔案員在學校工作中的地位，并 就其配備、職責、考核、獎罰、培訓、職務職稱晉升等方面 作出具體規定，為兼職檔案員設置崗位津貼，定期開展 檔案T作檢查評比活動，引進激勵機制，充分調動他們 的工作積極性。

三、加大經費投入，創新工作方式

良好的工作環境是提高工作質量的重要保障，學校 應加大對綜合檔案室基礎設施建設和現代化建設的資 金投入力度，進一步完善各項管理服務設施，不斷提高學校檔案管理現代化水平。檔案管理人員應針對以往檔 案管理工作中的薄弱環節，改進工作方法，對科研檔案、 實驗檔案等難以收集整理的檔案資料，采取跟蹤收集等 有效方法，及時整理歸檔，為日后開展服務工作把好第 一關。學校各部、處都應支持檔案部門的工作，幫助他們 疏通渠道，采取有效措施，使文書處理部門和科技文件 材料等部門的立卷歸檔工作真正做到制度化。

四、發掘檔案信息，提供系統服務

學校綜合檔案室的專職工作人員作為檔案服務工 作的主要力量，應牽頭制定一系列切實可行的管理措施 和服務措施，牢牢把握學校和社會需求，挖掘庫存信息， 廣辟利用渠道，為學校和社會提供系統服務。一是要下 大力氣搞好檔案的編目和必要的檔案檢索工具的編制， 完善檢索體系，從而實現多渠道、多角度檢索；二是研 究、探索檔案信息資料開發利用的手段和形式，開展對 檔案中所記載信息的分析與研究；三是積極開展檔案資 料的編研工作，通過編寫本校檔案全宗介紹、校史資料 等，宣傳檔案、介紹所藏檔案的內容，開展庫藏檔案信息 的二次、三次加工，形成各種專題資料，以滿足利用者從 不同角度查找的需要；四是認真做好日常的查檔接待與 檔案咨詢工作 ，做到優質服務；五是經常了解學校和社 會工作的實際需要，開展“跟蹤”服務，把服務工作做到 最需要的時刻。同時把學校檔案及時向社會公開，使檔 案資源得到充分利用，切實滿足學校和社會的需要。

五、注重信息化建設，全面提高檔案管理現代化水平

學校檔案實現集中統一管理后，檔案部門的庫藏量 不斷增加，信息量日益增大，過去那種依靠手工管理檔 案的方式已完全不適應檔案信息綜合開發的需要，因 此，學校檔案部門要全面改革傳統的檔案手工管理方 法，運用現代化管理的理論、技術 、方法和手段，采用現 代化管理技術，把計算機和縮微保護技術引入檔案管理 和開發利用工作之中，逐步實現檔案立卷、檢索、編目、 統計、借閱等管理工作的計算機化，實現檔案管理數據 庫化、網絡化和智能化，最大限度地滿足學校和社會對 檔案部門快速、準確提供檔案信息的要求，不斷開創學 校檔案管理工作新局面。