企業數字檔案館（室）和企業檔案

　　編者按為引導企業檔案工作數字化轉型，推進企業數字檔案館（室）建設及電子文件歸檔和電子檔案管理工作，2016年開始，國家檔案局選定一批企業開展了企業數字檔案館（室）建設試點及企業電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作，取得了一批試點成果。近期，新冠肺炎疫情肆虐，在抗擊疫情工作中，企業數字檔案館（室）建設試點及企業電子文件歸檔和電子檔案管理試點發揮了重要作用，以下是部分企業的典型事例。

　　交通銀行數字檔案館有效解決遠程查檔需求

　　在防控新冠肺炎疫情工作中，交通銀行數字檔案館發揮了重要作用，有效解決了工作人員居家辦公期間的檔案查詢需求。居家辦公期間，工作人員通過登錄訪問交通銀行數字檔案館系統，即可查詢利用所需的檔案信息。據不完全統計，1月31日至2月12日，集團通過數字檔案館查閱檔案人數達2453人次，查閱內容主要集中在突發事件處置、2003年抗擊“非典”疫情等方面。此次疫情期間交通銀行辦公方式的創新，充分發揮了數字檔案館的功能和價值，更加堅定了交通銀行建設好數字檔案館的信心和決心。下一步，交通銀行將穩步推動數字檔案館建設與發展，發揮數字檔案館在檔案管理與服務轉型升級中的重要作用。

　　中交集團數字檔案館助力企業打贏疫情防控阻擊戰

　　疫情防控期間，中交集團檔案部門制定了防疫期間的輪值接待方案，堅持通過電話、網絡、交建通平臺與微信群等方式及時開展文件材料收集工作，明確要將新冠肺炎疫情防控應急處置預案、企業復崗工作安排規則、辦公場所出入管理規則等系列制度、辦公指南及新冠肺炎疫情防范實施工作簡報等文件材料及時收集整理歸檔，保證戰“疫”文件材料的真實性、完整性和可用性。1月31日至2月17日，中交集團數字檔案館提供檔案查閱740人次，查檔內容涵蓋疫情防控、企業生產經營和管理經濟效益分析等多個方面，實現了數字檔案資源的有效利用和合理共享。

　　中國商飛上飛院發揮數字檔案館應用價值

　　疫情防控期間，中國商飛上海飛機設計研究院（以下簡稱“上飛院”）結合試點成果，主動作為，多措并舉，助力打贏防疫阻擊戰。

　　上飛院專門為全體員工開通了云桌面辦公功能，要求檔案工作人員對全體員工數字檔案館賬號開通情況進行核查，確保全體員工能夠正常登錄使用賬號；專門發布了通知，明確要充分利用數字檔案館在線歸檔功能，對各類文件材料進行在線審批歸檔。1月24日至2月14日期間，共有2729份文件材料實現在線歸檔，在線歸檔率大于99%。按照“一手抓防疫，一手抓業務”的總體要求，上飛院積極推動檔案在線利用與查詢，發布《檔案在線利用手冊2020》，方便新用戶學習使用。1月24日至2月14日期間，數字檔案館登陸訪問量達1147人次，有效降低了全體員工直接接觸頻率，極大降低了疫情在院內傳播擴散的風險，充分發揮了數字檔案館的建設應用價值。

　　下一步，上飛院將按照國家檔案局統一要求，結合單位內部需求，持續深化數字檔案館建設，完善檔案系統功能，為大飛機事業貢獻檔案力量。

　　國泰君安電子檔案單套制管理助力非現場證券業務平穩運行

　　A股開市后，由于新冠肺炎疫情仍在肆虐，國泰君安證券股份有限公司（以下簡稱“國泰君安”）積極引導客戶在線上進行交易和業務辦理，避免客戶扎堆前往營業網點現場，為疫情防控作出自己的努力。

　　據不完全統計，自開市以來8個交易日內，公司非現場開戶量約2.55萬筆，非現場后續辦理業務約5.6萬筆，每日歸檔量約為1萬卷。為縮短業務辦理時間、提升工作效率，公司積極推行非現場業務檔案單套制管理模式，實現了電子檔案管理系統的遠程訪問。截至2月13日，電子檔案查閱量達646人次1.26萬卷次。

　　目前，公司已經實現了40余項業務的在線辦理，同時通過非現場業務電子檔案單套制管理模式，不僅解決了客戶的重要需求，還為公司業務順利運行打下堅實基礎。

　　中國航發航材院檔案中心助力抗擊肺炎產品驗證試驗

　　2月10日，中國航發航材院檢測中心致電檔案中心查詢關于護目鏡防霧劑研制相關檔案資料，值班人員快速響應需求，利用數字檔案館檔案檢索系統查到“航空儀表玻璃窗防霧劑、防霧膜”“頭盔面罩防霧劑”的研究報告、技術總結、合成工藝等珍貴檔案資料，之后按相關規定為檢測中心提供借閱服務，助力一線科研人員開展相關驗證試驗研究。

　　中國航發動控所抗“疫”中彰顯檔案部門作為

　　新冠肺炎疫情發生以來，作為中國航發動控所疫情防控工作組成員，動控所檔案工作人員積極參與起草、編制《中國航發動控所復工方案》，提供線上檔案查閱服務。根據疫情防控的需要，動控所檔案部門發布了《關于實施線上查（借）閱檔案資料的通知》，明確疫情防控期間關閉檔案閱覽室、停止紙質檔案資料借閱工作，充分發揮數字檔案館的作用，鼓勵員工通過檔案管理系統在線查閱檔案資料；通過PDM、OA等系統與檔案管理系統接口，開展文件材料的在線收集整理工作，盡量減少或避免對紙質文件材料的直接接觸。

　　數字檔案館建設成果助力國網抗擊疫情

　　新冠肺炎疫情發生以來，國家電網有限公司數字檔案館嚴格遵循《企業數字檔案館（室）建設指南》相關要求，結合公司工作實際，對重點崗位、重點人員進行了移動辦公全覆蓋，支持員工通過手機、平板電腦等終端進行移動辦公，還在辦公系統里內置了公文、督辦、檔案等應用功能；專門研發了移動數字檔案館應用系統，支持符合條件的檔案目錄和電子原文的快速利用。

　　根據國家檔案局總體部署，公司及時印發了建立疫情防控專題檔案的通知，詳細規定了文件材料歸檔范圍和保管期限表。基于“國網檔案”微信公眾號，公司快速開發了用于疫情防控專題文件材料收集的微信小程序，實現了微信小程序和公司數字檔案館的數據互通，支持疫情防控一線工作人員在現場進行資料、照片、視頻、實物等檔案目錄和原文信息的快速錄入與上傳，檔案工作人員可以在線進行鑒定審核，進一步提高了疫情防控專題文件材料收集的便捷性。目前，微信小程序已經在部分單位投入試用。

　　交運集團（青島）蘭臺人的特殊抗“疫”行動

　　在疫情面前，交運集團（青島）檔案管理部門迅速行動、主動作為，依靠數字檔案館平臺在全市第一時間啟動了疫情防控文件材料的收集整理歸檔工作；在交運數字檔案館管理系統里的“參與重大活動（事件）”欄目專門開設了“新冠肺炎（NCP）疫情防控”專題，并要求各基層單位在其檔案管理系統里開設疫情防控專題，做好疫情防控專題文件材料收集整理工作；對于各門類、各載體的疫情防控文件材料，集團要求要第一時間實現遠程收集、整理和歸檔，確保疫情防控文件材料應收盡收、應歸盡歸；要求集團檔案管理人員定時登錄數字檔案管理平臺，每天下午檢查各基層單位的文件材料收集整理歸檔情況，并在微信群里及時公布工作檢查情況，督促各基層單位及時做好疫情防控工作，推動疫情防控文件材料的在線查閱、在線歸檔和在線利用。

　　廣東水利電力勘測設計研究院遠程查檔保生產

　　廣東省水利電力勘測設計研究院數字檔案室是國家檔案局第二批數字檔案館（室）建設試點單位。目前，設計研究院存量檔案數字化工作已全部完成，開始進入驗收準備階段。

　　在疫情防控期間，為確保廣東省水利電力勘測設計研究院承建的珠江三角洲水資源配置工程、韓江高陂水利樞紐工程等國家重點工程文件材料收集整理工作順利進行，設計研究院檔案部門工作人員加班加點，通過各種方式積極協調聯系項目工作小組，確保重點工程文件材料真實完整齊全。在東深供水改造工程某個評估項目中，項目小組接到業主通知，待業主單位2月10日正式上班后洽談合同。為提高洽談效率、降低經營風險，檔案工作人員積極為項目工作小組提供保存在數字檔案室的中東深供水改造工程檔案，收集整理與項目相關的各種基礎資料和背景資料、具體設計參數等，為合同洽談時工程量確定、合同價格和工期的計算提供有力的依據。

　　中國航發渦輪院為科研工作人員提供檔案服務

　　在全國上下防控疫情的特殊時期，中國航發四川燃氣渦輪研究院（以下簡稱“中國航發渦輪院”）檔案部門主動擔當，扎實作為，積極為中國航發渦輪院疫情期間加班開展科研工作的人員提供檔案服務。

　　據統計，疫情期間，通過檔案蘭臺系統web端，歸檔電子文件網上全文瀏覽數量達328份、檔案目錄查詢檢索約450次，查詢頻次最高的是型號研制和科研課題類技術要求、技術報告、評審紀要等。2月3日，在中國航發渦輪院要求全體工作人員返回工作所在地待命時，為確保科研工作順利進行，檔案部門已安排符合條件的部分員工返崗復工，確保為科研工作人員提供有力檔案服務保障。

　　原載于《中國檔案報》2020年2月27日總第3491期第三版