檔案的整理流程

檔案的整理流程

檔案管理有哪些流程
1、收集檔案：檔案的前身是文件，而文件是隨著工作活動分散而形成的，為便于將來使用，需要挑選散亂的文件，選擇其中重要部分集中保存，以便將來利用，從而形成檔案收集工作。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過程，是檔案工作的起點。
2、檔案整理：檔案工作人員拿到檔案后，首先要把檔案歸類，包括歸檔編號，歸檔頁碼，撕開粘貼頁，頁號寫錯，重新編號，對可拆訂的文件做拆訂處理，以便在掃描時進行分批處理。
如發現褶皺不平影響后期掃描質量的文件，應作相應的處理；如果文件有破損，應首先進行技術修復，并做好標注；對破損嚴重無法修復掃描的文件，要做好區分標注。
3、檔案鑒定：隨著檔案數量的不斷增加，一些檔案失去了保存價值，為了防止龐雜，需要剔除那些失去保存價值的檔案，同時也要區分檔案不同的保存價值，以實現檔案的分級保管，發揮重要檔案的作用，從而形成檔案鑒定工作。
4、影像檢查與處理：
掃描儀完成后，采用自動處理和人工逐幅檢查圖像質量，包括圖像順序與原始檔案記錄是否一致，有無漏掃、重張等現象，圖像有無黑邊、折角及圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像質量，并及時進行調整，保證圖像順序正確。
5、完整的 OCR識別：
若項目需要實現全文檢索，則掃描圖像處理完畢后需要使用專業的識別軟件對數字圖像進行全文 OCR。若使用者對識別成功率有嚴格要求，還需另加手工校對，校對結束后將版式還原轉換為雙層 PDF文件格式，可實現無障礙的全文檢索。
6、提供利用：保存檔案的目的是為各項工作提供服務，充分發揮檔案功能。為使檔案的作用能及時、充分地發揮，需要開辟各種途徑，采取各種形式、方式，將檔案的利用方法介紹給利用者，從而形成對檔案的利用。

檔案整理的步驟

整理檔案的方法與步驟

整理檔案的方法是編號分類法，步驟共有七步，分別是收集、篩選、分類、確定、修繕、編號以及裝盒并編制目錄。

整理檔案的具體步驟分為七步：第一步是收集，整理人需要將所有文件收集起來。第二步是篩選，整理人需要將收集的文件按照章程進行一定的篩選。第三步是劃分文件的類別和級別，第四步是確定文件的保管期限，第五步是修繕文件的內容，整理人需要根據章程修繕文件缺失的內容。第六步是給文件編號，最后一步則是將文件裝盒并且編制檢索的目錄。

檔案管理流程

檔案管理一般包括檔案的收集、整理、整編、著錄、查詢、借閱、利用、統計、鑒定、銷毀等流程。
1、檔案接收
通過配置OA流程，該歸檔的文件自動歸檔檔案到接收庫；同時與業務系統集成，自動歸檔合同數據。
所有檔案，檔案管理員均可通過新建檔案接收或批量掛接上傳至檔案系統，完成著錄項填寫后歸檔至檔案庫。審批完成后進行實體移交和檔案上架，檔案正式生效。
2、檔案整理
規范化檔案錄入，業務相關的檔案信息著錄項定制，歷史流程內容自動歸檔。
3、檔案整編
依據國家檔案分類標準，建立分類的標準以及各類檔案的整理方式，規范化建立檔號規則。
4、檔案查詢
通過系統能夠快速定位所需內容，提高檔案利用率。
5、檔案借閱
泛微文書定實現在庫檔案借閱，借閱審批，出入庫管理全過程數字化管理，確保檔案借閱有記錄、可追蹤。
6、檔案銷毀
通過在系統設置檔案保管期限，檔案到期系統自動提示，可審批銷毀清冊。
7、庫房管理
為了確保對實體檔案進行規范化管理，文書定可以協助統一維護組織內部的實體庫房，包括庫房基本信息、區域、密集架等，在系統中定義虛擬庫房及密集柜、檔案柜等，方便進行流程化管理和操作記錄。

工程檔案整理的步驟

主要步驟為：系統排列和編目、局部調整、全過程整理。

在正常條件下，檔案室接收文書部門和業務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收各機關按照入館要求整理移交的案卷。檔案館和檔案室的整理任務，主要是檢查案卷質量，制訂館(室)內分類排列方案，進行案卷和全宗的系統排列以及案卷目錄的加工。

對已接收但不完全符合整理要求的案卷，進行必要的部分加工整理；對由于遭受損失、銷毀與移出等各種原因致使整理體系發生重大變化的檔案,進行新的系統化調整，對必須接收和征集的零散檔案，進行包括整理工作全部內容的系統化和編目。

擴展資料：

檔案整理要求：

1、檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。

2、這 8項工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分為 6個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。

3、其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節。

4、檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。

參考資料來源：百度百科-檔案整理