文書檔案整理外包

文書檔案整理外包

檔案管理業務外包有以下幾個好處：
1、降低企業檔案管理成本，提高檔案利用效率
企業檔案管理業務外包即將企業有關檔案管理業務外包給檔案專業服務機構，決定是否外包的一個重要因素就是外包成本是否高于內置成本。檔案專業服務機構由于其服務內容的轉移性和服務的規模化，決定了這些檔案專業服務機構的成本遠遠低于企業單獨進行檔案管理業務的成本。用時，由于應用了專業化、高水平的管理技術與管理手段，外包后的企業檔案利用效率也會大幅提高。

2、可以減少企業在檔案管理工作的重復投入現象，降低企業管理風險
隨著辦公自動化程度和企業信息化程度的不斷提高，電子文件和電子檔案大量產生，這些數字化的文獻對管理基礎設施、管理技術和人員素質的要求比紙質文獻的要求高得多。為確保電子文件信息的持續可讀性，必須不斷地對文件進行實時遷移，以適應新的計算機網絡通訊技術，這些都需要大量的投入。
3、有利于促進企業檔案信息化建設
實行企業檔案管理業務外包，可借助于檔案外包服務機構在設備、技術、專業人才方面的優勢，加快企業檔案信息化建設，促進企業檔案信息化進程。
4、有助于提高企業核心競爭力

業務外包是企業管理的一種創新管理理念與管理方法，它的一個重要目標就是集中企業內部資源，著力提高企業核心競爭力。檔案管理業務外包可以使企業從具有低附加值的日常的事務性檔案管理業務中解放出來，能夠更有效地運用其核心競爭力，把時間、精力和資源集中起來，致力于具有高附加值的戰略環節。

廣州銀安金融企業服務有限公司成立于2013年1月，背靠中國人民銀行廣州分行，是廣州銀行電子結算中心的直屬子公司，專門為銀行、證券、保險、機關單位等機構提供會計、信貸、文書等憑證和檔案的整理、掃描、寄存、保管、調閱等服務的專業服務公司。
2020專門設立數據影像部為客戶提供檔案整理裝訂、高拍儀影像掃描、數據錄入檔案目錄等全方位、高品質的檔案管理全流程生命周期延伸服務。

財務檔案文件保管外包安全嗎？

財務檔案外包的安全性，要找到正規的檔案外包企業
1檔案實體安全
首先，檔案庫房建筑是檔案保管中長期起作用的因素，因此，建筑應符合《檔案館建筑設計規范》，達到“十防”要求，即：防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體，庫房要有足夠的面積，遵循適用、經濟、美觀的原則。其次，對于檔案裝具要便于調閱、取拿方便、整齊劃一、合乎規范。檔案保管的設備也要一應俱全，如去濕機、加濕器、空調、通風設備，并定期檢查保養。
2檔案信息安全
檔案是載體和信息內容的統一體，檔案價值的發揮要依賴于其信息內容，在檔案業務外包過程中檔案信息內容的安全問題面臨嚴重的挑戰。因此，在檔案外包時，承包方的工作人員會接觸到檔案，未有裝盒的文書檔案內容信息直接暴露在整理人員面前，這就給檔案信息安全帶來威脅，所以企業要在外包之前做足充分調研，了解檔案外包機構人員的保密意識是否強，機構內部是否建立了保密制度、定期給員工培訓。
相關制度的完善性
沒有規矩不成方圓，沒有制度管理就沒有約束。檔案外包機構要有科學合理的管理制度，明確劃分責任，保障日常工作有章可循，有據可依，確保在外包過程中每個環節可追溯，檔案安全工作順利開展。
檔案安全防范是一項常抓不懈的工作，確保檔案安全責任重于泰山，我國檔案外包行業剛剛起步，各個機構管理水平參差不齊，所以在檔案外包過程中要格外注意以上幾個方面，選擇正確的檔案外包機構可以為企業的檔案管理工作推波助瀾。

一般整理檔案外包怎么收費

150—180元/個。檔案外包是指企業的檔案叫專門管理機構管理，整理檔案外包收費需要看公司年生成的檔案數量，通常是150—180元/個。檔案外包是某一機構將原本由自身承擔的部分業務剝離出來，以合同方式委托給其他機構完成，以降低成本、提高效率的行為。

請問公司檔案外包怎么弄？

公司檔案外包管理
在企業檔案及相關業務中，因為涉及各種為企業發展所考慮的因素，企業對進行外包的檔案業務有時也有所側重。企業一般會將不涉及企業機密、專利等內容的非核心的檔案及相關業務或與企業業務無關的檔案業務進行外包。具體外包的檔案業務大致可以分為以下幾類：
（1）檔案保護的外包。這項業務包括企業檔案文獻以及特殊載體檔案的編目、考訂、修裱修復、保管與維護。檔案在長時間的日常管理和使用中會有一定的破損，特別是特殊載體的檔案，破損程度更為嚴重，需要經常對檔案進行修裱、修復。在企業檔案工作人員結構中，掌握這項技能的檔案人員所占比例較少甚至不存在。即使存在會技術保護的檔案人員，也因為器械設備不足而無法進行修裱或修復，因此企業需要將這些業務進行外包，獲取更專業的保護。對于某些小企業而言，因資源的有限，檔案文獻的編目、考訂也是需要通過外包來完成的。
（2）檔案的數字化。大量公司、企業面臨著將檔案數字化的問題。這個過程對于許多企業來說需要大量人員及必需的設備，而這些人員和設備在數字化之后又面臨閑置的問題。因此，許多企業將這項工作交由專業機構或單位完成，通過外包的形式解決數字化過程中所遇到的各種問題。例如太平洋保險（集團）股份有限公司從2007年8月起，進行長期的檔案業務掃描外包工作，從而達到將檔案數字化，提高業務檔案利用率，更好的保護原始的紙質檔案，為檔案利用提供安全便捷的服務等目的。國泰君安公司為減輕各營業部的檔案電子化處理壓力，降低檔案在分散情況下因調閱、存管情況下造成的損毀、遺失風險，特別將檔案電子化業務外包。
（3）檔案的日常使用業務。檔案的日常使用業務也可以進行外包。例如上海仁通檔案管理咨詢公司就開展了寄存、整理、查詢、快遞、銷毀業務，除此外還包括對備份文件的保存等工作。特別是到期銷毀的檔案業務，許多企業為了方便，更為了銷毀檔案的專業性，將此項業務交由其他專業機構或有專業設備的企業完成。
（4）檔案館后勤業務外包。后勤業務包括：物業管理、運輸業務和其它后勤服務等。包括企業檔案館內及周邊環境衛生、借閱室清潔消毒、庫房溫濕度調節、殺菌消毒、檔案館安全保衛等。這些工作與檔案相關但與企業業務無關，為了避免其影響企業的工作，往往采用外包來完成這項工作，充分利用外部資源，利用外包企業的專業優勢，將自身的薄弱環節交由外部完成，提高檔案的整體業務水平。
（5）人員的培訓和教育工作外包。包括檔案館工作人員的崗前培訓和繼續教育。檔案事業在不斷前進發展，檔案業務因此也不斷豐富，檔案工作人員特別是企業內檔案工作人員因為企業的發展也面臨著對檔案更高的工作要求，因此，需要對企業內檔案工作人員不斷培訓，崗前培訓是為了使員工更好的適應企業的工作環境，繼續教育是為了使員工在企業發展中更出色的完成工作任務。