檔案整理收納(整理檔案怎么整理)

　　學籍檔案如何存放

　　學籍檔案即一名學生在校就讀所錄入的個人信息，包括姓名，家庭住址，身份證號等基本個人信息，以及學號，入學時間，學籍情況等學校相關信息。以下是我為大家整理學籍檔案如何存放相關內容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

　　1、我們畢業后，會有兩年的就業期。如果就業期間不知道合適的工作，可以申請把檔案存到學校，這樣等我們到了新的學校或者單位，就可以把檔案存到其他地方。這個方法的好處是在學校保存檔案是安全的，老師也會指導我們如何保存檔案。

　　2、以上方法比較好，但不是很多同學選擇的方式。大部分同學還是會把檔案存放在戶籍所在地的人才交流中心。這個方法最大的`好處是，如果以后決定在戶籍地工作，以后檢索檔案會很方便，缺點是如果不在戶籍地工作，檢索檔案就要來回折騰。

　　3、如果我們畢業后找到工作，我們的組織可以接受我們的檔案，我們可以選擇把檔案存放在人才市場，這樣以后我們工作后，組織辦理集體手續會很方便。這樣的收納方式是最好的，也是最省心的。但是能存檔案的單位很少，門檻一般都很高，比如知名機構、國企、機關等。這些單位就是我們所說的鐵飯碗。

　　4、如果我們找的工作不能存放檔案，我們會把檔案存到人才市場，這樣也方便了我們工齡的計算，以后需要辦理什么手續的時候會更方便。

　　畢業生學籍檔案存放處

　　1、畢業生在畢業后有兩年（或三年）的擇業期，在這段期間內，學校會免費幫你保存學籍檔案，并提供相應的就業指導，這是畢業生在剛畢業時學籍檔案最常見的保管方式，私塾再現輔導國學教育：彌補不足vs復古落后但如果你過了擇業期還沒有找到合適的工作，將學籍轉移，校方會自動將你的學籍檔案發回到你戶口所在地的人才市場（往往這一步會令很多畢業生找不到自己的學籍檔案）。

　　2、找到了合適的工作，并且工作單位愿意接受你的戶口，那么可以將自己的學籍檔案保存在工作單位，這種檔案保存方式被認為是最正規的保存方式，但由于具有保存學籍檔案資格的工作單位較少，門檻較高，應屆生很難進入這類單位工作，所以根據調查統計，這種最正規的檔案保存方式僅有一成。

　　3、過了擇業期還沒找到合適的工作，或是自己工作的單位不具備保管學籍檔案的資格，那么可以將學籍檔案保管在自己想要工作、或是正在工作城市的人才市場，只需每年繳納保管費即可，非常方便，也是目前保管檔案最多的一種方式。

　　公司人事檔案如何整理

　　建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉遞制度；保衛保密制度；統計制度。

　　(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案。

　　(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

　　檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：突發事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發現某些損害之后，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等。

　　(3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞的大致程序如下：取出應轉走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》；

　　按發文要求包裝、密封。在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執上簽字蓋章，及時退回。

　　(4)保衛保密制度。具體要求如下：對于較大的企業，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。庫房備有必要的防火、防潮器材。

　　庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。離開時關燈關窗，鎖門。

　　(5)統計制度。人事檔案統計的內容主要有以下幾項：人事檔案的數量。人事檔案材料收集補充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設備情況。人事檔案工作人員情況。

　　擴展資料：

　　1、員工基本信息登記。

　　這樣的表格基本上會在員工剛進入一家企業的時候進行登記，有一部分為員工個人填寫（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進行填補并一一登記至電子版《員工花名冊》，包括勞動合同的情況。

　　2、員工入職相關審批文件。

　　3、員工各類證件。

　　這一類檔案很多傳統企業會用復印件，不建議僅保留復印件，因為防止有修改爭議，當然更重要的是可能會被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

　　包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業離職證明、擔保人相關資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用（實習）工作總結、試用期業績完成情況、引導人及部門的轉正評估意見、轉正后薪酬福利確認函（開始入職沒有簽署）、轉正申請、每年度工作總結等。

　　5、員工參加重要會議、培訓的各類統計與履歷表。

　　6、員工在企業里的崗位異動記錄。

　　7、員工調薪、獎懲記錄。

　　8、勞動合同及保密協議等相關文件。

　　檔案管理的注意事項包括那些？

　　檔案管理應注意這幾方面：文件分類、文件整理、標簽標明、特殊文件、鑰匙的保管。

　　1、文件分類

　　公司檔案的文件管理，最忌諱的就是亂七八糟，所有的文件都放在一起，想查看某個文件時，需要從所有的文件中一個一個的翻找。所以公司文件的收放,第一件事就是進行文件分類。

　　2、文件整理

　　分好類別的文件，不要一堆堆的散著，日子久了又會成為一堆亂紙。各個公司都會有檔案袋，或者文件夾，按照文件的類別，進行逐一裝盒收納。

　　3、標簽標明

　　把文件逐一裝好之后，記得一定要在各個檔案盒或文件夾上標明，注明此文件盒里裝的是哪類的文件，包括共有幾份，都要做個簡單說明。

　　4、特殊文件

　　每個公司都會有特殊的一些文件，比如不能隨意被人翻看的，或者需要加密的，對于這些文件，一定要做到單獨保管，并做好單獨的標記，用于提醒自己，或者提醒他人。需要注意的的是，這一類文件，最好多加一把鎖。

　　5、鑰匙的保管

　　一般公司的檔案卷柜，都是由專門的人員進行保管的，平日里的鑰匙要做到不離身，下班后的鑰匙，根據公司規定進行上繳或者自己隨身佩戴，記住，上繳之后的責任不在自己身上，而隨身佩戴就表明自己一直承擔著責任，所以，對于鑰匙的保管，一定要謹慎，不要隨意交給他人。

　　怎樣做好檔案管理？

　　一、檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于企業各方面的利用。有專人負責檔案統計工作,按要求填報檔案統計報表,并做到迅速、真實、準確無誤。

　　二、對企業的各項工作資料應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。

　　三、企業應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設施，確保檔案的安全；采用先進技術，實現檔案管理的現代化。

　　四、保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，必須按照企業有關保密的制度和企業流程來進行管理。

　　五、鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法禁止擅自銷毀檔案。做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設備和裝具統計

　　六、各種檔案按組卷要求，由各部門立卷人整理，按有關規定裝訂并移送檔案室統一保管。及時、準確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。

　　七、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。

　　八、、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應在檔案室按有關要求借閱。查閱檔案，一般應在檔案室查閱，需要摘抄或復制的機密文件，必須經領導批準，否則不準摘抄、復印。

　　九、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經常通風。檔案室內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。

　　十、查閱公司高層辦公會議記錄等有關案卷和絕密數字時，需經辦公室主任或企業最高領導人批準；查閱一般檔案資料時，檔案員需進行登記，經辦公室主任批準，方可查閱。

　　十一、凡查閱檔案者，一般不準將檔案帶出檔案室，如需要借出時，必須經有關領導批準；查閱者必須按規定查閱，與查閱內容無關的文字材料不準隨意翻閱、摘抄。

　　十三、借出的案卷一般不能超過七天，如延期使用，需補辦延期手續。

　　十四、案卷內要填寫卷內目錄和備考表，卷內目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁數。

　　十五、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號，不能有誤和遺漏。

　　十六、卷內文件材料要去掉金屬物，并對破損材料要修補。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，采用三孔一線的裝訂方法。

　　十七、擬寫案卷標題。案卷標題要簡明確切，能夠正確反映案卷的內容和成份。

　　十八、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，注明專業檔案的種類，按保管期限、時間順序，并編寫案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向企業檔案室移交。

　　拓展資料：

　　檔案管理包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。這8項工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分為6個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。

　　由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。

　　檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節；檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。整個檔案管理系統及其子系統在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現代化的發展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。

　　檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現檔案管理系統整體功能而發揮各自的作用，同時也相互關聯、相互制約。例如價值鑒定工作有時與收集、整理工作結合進行，甚至在文件立卷歸檔時就進行初步鑒定。