工程檔案整理外包服務(工程檔案整理業務外包合同)

　　工程檔案整理外包服務

　　檔案外包從服務需求內容上整體上分為2大類，勞務外包和專業外包；

　　勞務外包主要解決的是勞動力不足的問題，而專業外包則是解決檔案管理過程中的管理流程、管理制度、專業檔案的整理方案、迎接上級檢查或檔案執法檢查的迎檢方案、專業檔案管理軟件、檔案知識管理和數據挖掘等方面的專業服務。

　　在實際過程的檔案外包合作過程中，可能出現以上2種需求都包含的情況。從外包主體上可以分為檔案館（室）機關外包和企事業公司制外包2個主體類別，由于檔案館（室）主要業務是檔案管理，并配備了專業人員，所以外包的需求大多是勞務需求型的。

　　企業和事業單位的由于檔案作為支撐主營業務的模塊，往往在知識儲備和人力配備上不足，對專業要求比較高，所以往往需要進行管理咨詢、整理掃描、軟件規劃等專業外包服務。

　　檔案管理業務外包有以下幾個好處：

　　1、降低企業檔案管理成本，提高檔案利用效率

　　企業檔案管理業務外包即將企業有關檔案管理業務外包給檔案專業服務機構，決定是否外包的一個重要因素就是外包成本是否高于內置成本。檔案專業服務機構由于其服務內容的轉移性和服務的規模化，決定了這些檔案專業服務機構的成本遠遠低于企業單獨進行檔案管理業務的成本。用時，由于應用了專業化、高水平的管理技術與管理手段，外包后的企業檔案利用效率也會大幅提高。

　　2、可以減少企業在檔案管理工作的重復投入現象，降低企業管理風險

　　隨著辦公自動化程度和企業信息化程度的不斷提高，電子文件和電子檔案大量產生，這些數字化的文獻對管理基礎設施、管理技術和人員素質的要求比紙質文獻的要求高得多。為確保電子文件信息的持續可讀性，必須不斷地對文件進行實時遷移，以適應新的計算機網絡通訊技術，這些都需要大量的投入。

　　3、有利于促進企業檔案信息化建設

　　實行企業檔案管理業務外包，可借助于檔案外包服務機構在設備、技術、專業人才方面的優勢，加快企業檔案信息化建設，促進企業檔案信息化進程。

　　4、有助于提高企業核心競爭力

　　業務外包是企業管理的一種創新管理理念與管理方法，它的一個重要目標就是集中企業內部資源，著力提高企業核心競爭力。檔案管理業務外包可以使企業從具有低附加值的日常的事務性檔案管理業務中解放出來，能夠更有效地運用其核心競爭力，把時間、精力和資源集中起來，致力于具有高附加值的戰略環節。

　　廣州銀安金融企業服務有限公司成立于2013年1月，背靠中國人民銀行廣州分行，是廣州銀行電子結算中心的直屬子公司，專門為銀行、證券、保險、機關單位等機構提供會計、信貸、文書等憑證和檔案的整理、掃描、寄存、保管、調閱等服務的專業服務公司。

　　2020專門設立數據影像部為客戶提供檔案整理裝訂、高拍儀影像掃描、數據錄入檔案目錄等全方位、高品質的檔案管理全流程生命周期延伸服務。

　　公司檔案外包管理

　　在企業檔案及相關業務中，因為涉及各種為企業發展所考慮的因素，企業對進行外包的檔案業務有時也有所側重。企業一般會將不涉及企業機密、專利等內容的非核心的檔案及相關業務或與企業業務無關的檔案業務進行外包。具體外包的檔案業務大致可以分為以下幾類：

　　（1）檔案保護的外包。這項業務包括企業檔案文獻以及特殊載體檔案的編目、考訂、修裱修復、保管與維護。檔案在長時間的日常管理和使用中會有一定的破損，特別是特殊載體的檔案，破損程度更為嚴重，需要經常對檔案進行修裱、修復。在企業檔案工作人員結構中，掌握這項技能的檔案人員所占比例較少甚至不存在。即使存在會技術保護的檔案人員，也因為器械設備不足而無法進行修裱或修復，因此企業需要將這些業務進行外包，獲取更專業的保護。對于某些小企業而言，因資源的有限，檔案文獻的編目、考訂也是需要通過外包來完成的。

　　（2）檔案的數字化。大量公司、企業面臨著將檔案數字化的問題。這個過程對于許多企業來說需要大量人員及必需的設備，而這些人員和設備在數字化之后又面臨閑置的問題。因此，許多企業將這項工作交由專業機構或單位完成，通過外包的形式解決數字化過程中所遇到的各種問題。例如太平洋保險（集團）股份有限公司從2007年8月起，進行長期的檔案業務掃描外包工作，從而達到將檔案數字化，提高業務檔案利用率，更好的保護原始的紙質檔案，為檔案利用提供安全便捷的服務等目的。國泰君安公司為減輕各營業部的檔案電子化處理壓力，降低檔案在分散情況下因調閱、存管情況下造成的損毀、遺失風險，特別將檔案電子化業務外包。

　　（3）檔案的日常使用業務。檔案的日常使用業務也可以進行外包。例如上海仁通檔案管理咨詢公司就開展了寄存、整理、查詢、快遞、銷毀業務，除此外還包括對備份文件的保存等工作。特別是到期銷毀的檔案業務，許多企業為了方便，更為了銷毀檔案的專業性，將此項業務交由其他專業機構或有專業設備的企業完成。

　　（4）檔案館后勤業務外包。后勤業務包括：物業管理、運輸業務和其它后勤服務等。包括企業檔案館內及周邊環境衛生、借閱室清潔消毒、庫房溫濕度調節、殺菌消毒、檔案館安全保衛等。這些工作與檔案相關但與企業業務無關，為了避免其影響企業的工作，往往采用外包來完成這項工作，充分利用外部資源，利用外包企業的專業優勢，將自身的薄弱環節交由外部完成，提高檔案的整體業務水平。

　　（5）人員的培訓和教育工作外包。包括檔案館工作人員的崗前培訓和繼續教育。檔案事業在不斷前進發展，檔案業務因此也不斷豐富，檔案工作人員特別是企業內檔案工作人員因為企業的發展也面臨著對檔案更高的工作要求，因此，需要對企業內檔案工作人員不斷培訓，崗前培訓是為了使員工更好的適應企業的工作環境，繼續教育是為了使員工在企業發展中更出色的完成工作任務。

　　如何選擇檔案外包公司

　　公司規模。即考察公司的注冊資金、員工規模、經營范圍等情況。一般情況下，要選擇注冊資金100萬元以上、員工人數50人以上、業務范圍里有數字加工服務項目的科技公司進行外包。如江門南大檔案外包服務，相對來說，這類公司有一定基礎與規模，公司從長遠利益和可持續發展角度考慮，加工時一般不會粗制濫造，加工質量和售后服務也相對有保障。但也有例外情況存在。

　　比如一些基礎薄弱的合伙組織或個人掛靠大公司，以大公司的名義對外承接檔案數字化加工業務，他們主觀上追求利潤最大化，客觀上工作敷衍了事，產品質量很難符合要求。為防止這種情況出現，檔案部門可要求公司提供項目管理機構組成情況和參與加工人員的基本情況，以確定該組織資質，并最終決定是否給予委托外包。

　　業務能力。即考察公司是否具備數字化加工相應的檔案業務能力。檔案數字化加工有別于機械五金、電子元配件的加工，特殊的加工對象決定了檔案加工有自己獨特的工作紀律與要求。因此，從檔案保護、信息保密、加工質量等方面考慮，最好選擇一家有檔案意識、懂檔案業務的公司來外包。

　　目前市場上有能力承攬檔案數字化加工業務的大都是一些科技服務公司，他們的主營業務是計算機技術服務，比如軟件開發、系統集成、網絡工程等，檔案數字化加工是近年來新開拓的業務領域，因此好多外包公司對檔案的了解并不深入。檔案部門在選擇外包公司時，可通過交流、溝通，考察公司對檔案工作的熟悉程度，再決定是否外包。

　　技術狀況。即考察公司是否具備從事檔案數字化加工的技術條件。檔案數字化加工對計算機技術的要求并不高，一般的科技服務公司都有相應的計算機能力承攬這項加工業務。與此同時，他們也都具備加工必須的硬件設備、網絡配置、軟件平臺。但是，光有技術和設施仍不能勝任檔案數字化工作。檔案數字化有一套工作流程、多個加工環節，從加工前處理、檔案拆卷、圖像掃描、圖像處理、圖像合并、文字識別、數據存儲、光盤刻錄、數據掛接到實體還原，每個環節都有特定的技術指標與規范要求。外包公司如果不懂數字化工作流程，或不知流程中各環節技術要求，數字化產品很難保證。因此，選擇外包公司時，檔案部門可要求外包公司提供相應的技術文件，重點考察公司對數字化各加工環節的理解及具體實施方法。如有必要，可要求公司做模擬操作演示。

　　成功案例。考察成功案例的目的在于了解外包公司檔案數字化加工經驗。總的來說，檔案數字化加工外包歷史并不長，外包公司進入這個領域的時間則更短。2010年我校啟動檔案數字化工作時，浙江省承攬數字化外包業務的公司只有寥寥數家，如今兩年過去了，外包公司如雨后春筍般冒出來。因為看到檔案數字化加工市場前景良好，許多科技服務公司兩年內倉促披掛上陣。

　　他們可以在短時間內做到對檔案數字化加工技術規范了如指掌，但如果沒有經過實踐檢驗，終究是紙上談兵。因此，在選擇外包公司時，建議檔案部門要了解一下外包公司在檔案數字化加工方面有多少成功案例，以此來判斷外包公司是否真正有能力承攬這項業務。考慮到不同行業檔案特點不同，因此條件允許的話，最好選擇有本行業相關加工經驗的公司來外包。

　　管理水平。了解外包公司的數字化加工管理水平，除了看公司是否有完善的管理制度和有無對管理人員進行規范培訓外，還要看管理人員項目經理的實際管理能力如何。一般情況下，檔案數字化加工采用的是本地化加工方式，即在檔案所在單位指定的場所進行加工。加工過程中的管理工作由項目經理全權負責，因此，項目經理的管理水平高低對加工質量的好壞起著決定性的作用。

　　而外包公司的整體管理水平也充分體現在項目經理的管理水平上。考察項目經理的管理水平最好的辦法就是到加工現場實地走訪。檔案部門可以從現場員工紀律是否嚴肅、物品放置是否有序、環境是否整潔、操作是否規范、安全是否有保障等多方面來判斷項目經理的管理能力，從而獲取對外包公司整體管理水平的印象。如果現場管理狀況良好，管理制度得到了有效落實，這樣的外包公司相對更讓人放心。

　　反饋信息。即通過用戶反饋的信息來判斷外包公司的數字化加工工作成效。眾所周知，外包公司為了獲取訂單，通常都會絞盡腦汁在宣傳方面塑造自身良好形象、在文字方面夸大自己的工作成效。如果要透過現象看本質，深入了解外包公司的真實加工狀況，還得傾聽來自用戶方的真實感受。

　　因此，選擇外包前，最好能聯系一、兩家接受過該公司加工服務的檔案單位，例如江門檔案外包公司，聽聽他們的反饋的信息，比如，外包加工過程中雙方溝通是否順暢、用戶方的合理化建議是否采納、加工人員變動是否頻繁、工期有無延誤、產品驗收合格率是多少、實體檔案還原質量是否理想、經費結算是否合理、售后服務是否到位等等。檔案部門根據用戶反饋的意見，結合其它考察內容，綜合評價外包公司的數字化服務質量，最終決定是否委托外包。

　　檔案管理外包公司的選擇和安全問題

　　一、檔案外包需求的分類

　　筆者認為檔案外包從服務需求內容上整體上分為2大類，勞務外包和專業外包；勞務外包主要解決的是勞動力不足的問題，而專業外包則是解決檔案管理過程中的管理流程、管理制度、專業檔案的整理方案、迎接上級檢查或檔案執法檢查的迎檢方案、專業檔案管理軟件、檔案知識管理和數據挖掘等方面的專業服務。在實際過程的檔案外包合作過程中，可能出現以上2種需求都包含的情況。

　　從外包主體上可以分為檔案館（室）機關外包和企事業公司制外包2個主體類別，由于檔案館（室）主要業務是檔案管理，并配備了專業人員，所以外包的需求大多是勞務需求型的。企業和事業單位的由于檔案作為支撐主營業務的模塊，往往在知識儲備和人力配備上不足，對專業要求比較高，所以往往需要進行管理咨詢、整理掃描、軟件規劃等專業外包服務。

　　二、檔案服務公司服務類別

　　目前國內檔案公司提供的基本服務大致分為檔案軟件開發、檔案整理數字化加工、檔案裝具用具生產及銷售、紙質檔案托管、檔案信息化硬件供應等幾大類。不同的公司服務的目標客戶群體不同，有的直接面對終端客戶，有的做檔案渠道。

　　三、如何根據需求甄選檔案公司

　　筆者認為，在選擇目標檔案服務商的決策上，應該根據自身的需求和內部檔案管理成熟度來考量。比如傳統的檔案館（室），本身對勞務外包需求比較大，可以選擇專業做檔案整理掃描的公司。比如企事業單位，在檔案專業上不足，可以選擇具備檔案管理咨詢和檔案全流程服務業績的公司，這樣確保檔案管理工作的專業性和系統性。

　　檔案軟件的選擇和選型，都是建立在客戶檔案管理成熟度比較高的階段，所以檔案管理軟件的作為工具型的產品，一定是要結合檔案管理現狀來選型的。鴻博檔案認為，選擇何種檔案類型的服務公司，不僅需要評估專業能力，也要考量服務的可持續性和長久性，考量檔案服務公司的服務價值觀。對于國內起步較晚的檔案外包行業來說，檔案服務產品化和品牌化，是外包企業戰略發展的必然選擇。