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、庫房
序號 設備名稱 推薦使用 使用范圍 說 明
1 直列式檔案密集架 據實際選用 庫房 防火、防塵。
2 空調 據實際選用 庫房、辦公、閱覽 防潮、防高溫、防有害氣體。
3 抽濕機、排氣扇 據實際選用 庫房 防潮。
4 雙層
窗簾 內層：普通窗簾布 據實際選用 庫房、辦公、閱覽 防光、防高溫。
外層：防紫外線窗簾布
5 鐵門、鐵窗 據實際選用 庫房、辦公、閱覽 防火、防盜、防有害生物（鼠等）。
6 七氟丙烷氣體滅火 兩種同時選用 庫房 防火，庫房內不能使用水劑滅火器。
干粉滅火器 辦公、閱覽、其它 防火，庫房內不能使用水劑滅火器，公共場所用消防栓水噴淋滅火系統。
7 溫濕
度計 雙金屬片式溫濕度計 兩種之一 庫房 最好不要使用毛發溫濕度計，因為不太準確，且使用年限短。
干濕球溫濕度計
8
防
蟲
藥 天然芳香中草藥
防霉驅殺蟲藥 四種交替
輪流使用 庫房 多種交替輪流使用，防止長期使用同一種藥物致害蟲產生抗藥性。
抗霉殺蟲片
天然防蛀劑
中藥防蛀防霉劑
9 計算機及適用的檔案管理軟件 據實際選用 辦公
10 移動硬盤（80G以上） 據實際選用 辦公 用于備份檔案數據（目錄條目、電子文件）。
11 復印機 辦公 可與辦公室合用，不須單獨配置。
12 照相機 據實際選用 辦公 可與辦公室合用，不須單獨配置。
13 自動號碼機 長城42型 辦公 打頁碼、件號用
14 8 位號碼印 據實際選用 辦公 填蓋檔案盒背脊年度、備考表日期用
15 黑色印油、紅色印油及印臺 據實際選用 辦公
16
平邊切刀 據實際選用
辦公 用于裁切紙邊、取齊頁邊、裁剪標簽等。
17 自動
手鉆 電動手鉆 據實際選用 辦公 用于裝訂過厚的檔案、檔案目錄、匯編等的打孔。日立牌比較靜音且質量好。
鉆咀（3.5㎜、4㎜）
18 多用插座拖把（3M） 據實際選用 辦公 用于電鉆使用時電線不夠長時使用。
19 大鐵夾 據實際選用 辦公 用于裝訂時夾牢固定紙張。
20 白色棉線（股扎或線球）
及穿針 據實際選用 辦公 用于裝訂過厚的檔案、檔案目錄、匯編等。用棉質，不用尼龍。
21 木砧板（直徑約30㎝） 據實際選用 用于電鉆鉆孔時作墊板。
22 裝訂機
訂書機 普通 據實際選用 辦公
厚層
23
不銹鋼
訂書釘 6 ㎜ 云南樂春天牌或其它 辦公 用于裝訂的檔案、檔案目錄、匯編等。歸檔文件必須用不銹鋼訂書釘。
13 ㎜
17 ㎜
24 起釘機 據實際選用 辦公
25 美工刀（界紙刀）及刀片 據實際選用 辦公
26 直尺 據實際選用 辦公
27 剪刀 據實際選用 辦公
28 膠水 據實際選用 辦公
29 雙面膠（1-4㎝） 據實際選用 辦公 貼標簽等用。
30 透明膠 據實際選用 辦公 貼標簽等用。
31
檔號章（1套）
據實際選用
辦公 檔號章包括（文書檔號章、文書歸檔改革檔號章、科技檔號章、會計檔號章、保管期限章、英文字母粒、阿拉伯數字粒、漢字粒<○－九>）、碳素（或黑色）印臺、紅色朱砂印臺等。
32
檔案目錄柜（全玻璃移門柜850W×420D×1880H）㎜ 據實際選用 辦公、閱覽 亞光靜電噴塑，乳白色，全玻璃搪門，內分五層，每層放A4均可。用于存放檔案目錄、文件匯編、編研材料、全宗卷、圖書資料等。
33 辦公臺及椅子 據實際選用 辦公、閱覽 檔案員檔案辦公及借閱時閱覽用。
34 電腦臺及椅子 據實際選用 辦公 檔案員檔案辦公用。
35 打印機 HP 激光打印機A4 辦公 檔案員檔案辦公、打印檔案目錄等用。
36 檔案整理工作臺及椅子
（約2.4M×1.2M） 據實際選用 辦公、閱覽 檔案員整理檔案用。
37
儲物柜
據實際選用
辦公、閱覽 用于存放檔案室檔案借閱登記簿、溫濕度記錄簿、檔號章、棉線、裝訂機、訂書釘、印臺、自動號碼機、印油、自動手鉆、鉆咀、多用插座拖把、穿針、木砧板、起釘機、美工刀及刀片、直尺、剪刀、膠水、雙面膠、透明膠及其它小件檔案用品。
導語：檔案管理的對象是檔案,服務對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統、優質、專指、廣泛之間的矛盾。檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。
分門別類
首先，把自己所有的文件資料全部放到一起，然后按照你們長期使用的類別去分類，不同的公司不同的崗位分類也是不一樣的，舉例說明：人事肯定是按照人力的六大模塊進行分類，如人力資源規劃;、招聘與配置、培訓與開發、績效管理、薪酬福利管理、勞動關系管理。這是公司級文件分類，人事內部部門會在按照自己負責的模塊進行分類，意思就是按照你經常的需求分類。
巧用檔案袋
檔案袋肯定是必不可少的，因為檔案袋上有明細，有的資料不是一份，根據時間有很多，有的是同一個事件有不同的資料集合，但是他們都是屬于同類資料，難么檔案袋的作用就顯而易見了，檔案袋不僅可以收納資料，而且還能把里面涵蓋的份數及基本內容寫出來，這樣你需要的時候直接看檔案袋就可以了，無需全都翻出來一個一個的找
常用資料的歸整
很多時候我們的資料是日常性的文件，經常用到，甚至是每天都用到，那么我們肯定是放在辦公桌上，這時候就用到文件框了，文件框上每一看欄做好標識，每次使用時按照規定好的放好，假如有人要借閱你的資料，你又恰好不在，你就可以跟他說讓他按照標識自己去找，總比他把所有資料都翻亂了要好，這樣節省雙方的時間
部門資料提報
有的時候我們每隔一段時間都要向上級領導提報資料，這類資料每個月都要，甚至是每個星期，有時候我們可能會忙的忘記時間，為了防止工作沒做好，我們還可以按照處理資料的時間進行排序，這樣就會記得什么資料緊急處理，什么資料可以暫且擱置
電腦資料的存檔
現在不似以前，辦公基本人手一臺電腦，文檔除了要做好本身的整理，電腦里一定要有存檔，除了電腦存檔以外，還應該有一份管理清單，這個清單要記錄的內容有時間，用途，標題，份數，歸檔地以及需求人等相關信息
領導批復資料的回拿
檔案除了保存，肯定還有在工作中，比如有的文檔需要領導簽字批復之類的，而領導不可能隨時隨地能幫你簽字，得等領導有時間才能集中處理，這就需要給領導準備那種抽屜式的文件框，上面標注，待處理，駁回，處理完畢，不論領導在不在，你自己去看一下，就知道那些文件已經簽字可行，哪些被駁回了，還有哪些沒有處理，這樣非常能提高工作效率
一、規范公文處理，把好公文形成關
檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點，規范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基礎。而公文擬制則是公文形成的關鍵環節。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統一擬制的，有的則是由相關部門起草然后交由辦公室負責印發。我部就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質各不相同，對公文起草工作相關要求的理解存在差異，導致起草的文件的質量也就大不一樣。我項目部在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面：
1、文種使用不當。主要有請示、報告不分;一文請示多件事情;生造文種或不規范使用紅頭文件等
2、附件標識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規定的位置做出標識，也不在附件名稱前標識出具體的序號，行文程序很混亂。
3、公文主題詞標注不準確，不利于檢索查找。
4、數字使用不規范等等。上述情況，嚴重影響了公文轉化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負責公文擬制人員，平時有責任也有義務對各部門呈送的公文初稿進行規范處理，依照有關規定，全面審核，嚴格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關鍵的字、詞、句等要嚴格把關，發現問題應盡快與提供初稿的職能部門進行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發的領導定奪，以確保公文的高質量、高水平，以及檔案的高質量、高水平。
二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起
公文形成后，經過一段時間的歸整處理，待文件涉及的事務處理完畢，文書人員即可以對公文的保存進行價值評估，根據公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處);將涉及本單位改革、發展、穩定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時查閱和調用。評估工作對文書人員是個嚴峻的挑戰，它要求文書人員有發展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數量眾多、內容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進行：
1、對檔案工作要有高度的認識，要實現從公文到檔案的成功轉化，就必須重視公文的規范化管理，實現文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續，避免重復立卷，使文書工作流程更加科學化、合理化。
2、要有高度的職業責任感。檔案工作人員要有較強的職業悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的`頭腦里，要有對歷史負責的態度，使檔案工作平時化、平常化。因此，務必要按照《辦法》的要求，規范地、科學地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學的評估。
3、要不斷提高自己的專業素質和綜合素質。文秘工作和檔案工作具有較強的專業性和技術性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學習，加強檔案意識的培養，最好的辦法就是常備一本專業書籍，《檔案管理學》、《檔案管理基礎》等，以便需要時查閱，真正做到邊工作，邊學習，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進行科學地評估歸類。。
三、完善公文材料，做好檔案收集工作
文書部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發現有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：
1、檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發文，做完收文登記后，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰;而另一部分文件，退出現行領域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應按檔案整理規范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。
2、檔案整理工作應注重細節。對于本單位自生文件，領導簽發后，應將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項準備工作。
四、善于交流，接受新信息，達到資源共享
作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結自己的工作經驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結合本單位的職業特色，創造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責任意識，樹立精品意識，培育職業意識。不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機會，主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴格、專題概要、統計數字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。
一、政治素質要合格
樹立堅定的政治信念，用科學的理論武裝頭腦。要堅定不移地執行黨的路線、方針、政策，堅持正確的政治方向。要有良好的職業道德和嚴謹的工作作風。要堅持實事求是，尊重歷史，在工作中要本著對歷史負責，為現實服務，替未來著想的原則，愛崗敬業，認真負責地做好本職工作。要具有愛崗敬業、認真負責的科學態度。教書育人是一種奉獻，管理育人和服務育人同樣也是一種奉獻。學生檔案管理人員應當淡薄名利，默默無聞地為莘莘學子服務。具有必要的政策水平。既要熟悉和掌握國家有關檔案工作的法規、政策，又要熟悉和掌握與檔案工作相關的方針、政策、標準和方法。具有依法治檔的法制意識。用法律和紀律約束自己，牢固樹立以法治檔的思想觀念，與一切違反《檔案法》的行為進行堅決的斗爭。
二、知識素質要全面
掌握檔案專業知識。檔案工作是專門業務，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計到提供利用，有一整套的理論和工作方法，學生檔案工作人員只有學習掌握這些理論與方法，才能保證工作質量，提高工作效能，逐步實現學生檔案工作的科學管理。掌握計算機知識。要適應檔案管理現代化，就必須掌握計算機數據錄入、數據庫管理、多媒體和網絡管理等方面的技能。掌握一定的外語知識。學生檔案工作者還需具備一定的英語應用能力，這樣才能適應新時期、新形勢對學生檔案工作者的要求。
三、業務素質要精湛
培養求真務實、精益求精的工作作風。學生檔案工作是一項長期、艱苦、細致的工作，從材料的形成、收集、整理、歸檔、轉遞到檔案的保管、利用，每一個環節都離不開求真務實，每一個過程都要求謹小慎微，任何一個細節的失誤都會給后面的工作帶來麻煩。
四、身體素質要健康
學生檔案工作是一項艱苦而繁瑣的工作。由于長期伏案工作、庫房空氣不流通以及整理檔案過程中吸入有害菌等原因，導致在學生檔案工作者身上出現了皮膚過敏、頸椎病、呼吸道疾病等各種難以根治的疾病。因此，要想做好檔案工作，就必須加強體育鍛煉，增強身體素質。
如何做好檔案管理工作
一、提高綜合工作素質
要想將綜合檔案的管理工作更好的實施下去，那么首先需要引起領導對于檔案管理工作的重視，這樣才可以促進工作順利的開展下去。只有贏得領導對于檔案工作的認同，才可以使檔案工作人員具備良好的工作態度 提高綜合檔案管理工作的質量。檔案管理的工作人員應該將自己的主觀能動性充分的發揮出來，奧正檔案管理工作更加順利的進行下去，讓領導明確這項工作的重要性。 以下是日常工作中需要注意的方面：
1.管理人員應該保持良好工作態度，將自己的本質工作做好，要獲得領導對自己工作的 滿意，領導對于工作的滿意主要是由于工作人員的工作質量。檔案工作者需要做到愛崗敬業，給領導留下深刻的印象。
2.加強宣傳檔案工作的重要性。一些領導不夠重視檔案工作，他們認為檔案工作是可有可無的，這是因為他們對于檔案管理工作缺乏基本的認知度，以此檔案工作者的宣傳工作就顯得特別重要。工作人員可以理應比較重要的文件資料給領導看，使領導可以對于檔案工作留下深刻的印象，并且受到一定的啟發，在實踐工作當中得到有效的利用。工作人員也可以找機會交流檔案工作，發揮出管理工作的重要性，這樣可以使領導對于檔案工作產生極大的認同感。
二、綜合利用各種資源，實現現代化管理
當前各個領域的工作都在循序發展，檔案工作也由此發生很大的改變，出現一系列需要解決的問題。檔案數量不斷加大，因此有關檔案的分類管理體系也逐漸變得復雜，對于管理者的要求也逐漸提高，需要利用各種現代管理手段，將檔案管理當中存在的問題信息進行解決。
1.加強職業素質：檔案管理工作對于管理人員的專業素質提出了更高的要求，工作人員需要具備豐厚的專業知識，并且具備職業責任感和職業道德，加強樂于奉獻的精神。管理者需要利用各種相關的資料，使自身的知識領域得到拓展，從而使自身的綜合素質得到有效的提高，使新時代的檔案管理工作得到有效的發展。
2.提高綜合管理素質：針對傳統的檔案管理工作，通常都是利用手工抄寫的方式，雖然很容易操作，但是其工作效率卻比較低，很容易出錯。近些年電子技術不斷發展，傳統手工檔案工作方式不再適用，檔案管理工作需要利用科技手段，檔案管理人員需要熟練掌握這些先進的科技手段，使自身的職業技能進行提高個，在崗位上一邊工作一邊學習，對于最新的管理方法及時的掌握，并且對于不斷發展的信息文化給予關注，成為具有很高綜合素質的檔案管理工作人員。
3.充分利用現有的資源：檔案當中涉及到豐富的信息，這也是重要的信息資源。但是這樣一來，檔案整理工作就會變得更加沉重，具有很多重復的工作，加大了勞動強度。現代的工作通常都是利用計算機完成，使工作變得更加簡單。工作人員整理分類資料通常都是結合自己的工作習慣，雖然工作標準都是統一的，但是由于個人的主觀因素是不同的，這會為立卷工作帶來很大的不便，這樣看來計算機管理具有不可代替的優勢，避免出現手工操作所造成的失誤，使工作效率得到極大的提高。
三、加強培訓的工作力度
檔案管理工作這的自身素質和業務水平對于檔案管理工作的質量造成直接的影響。檔案管理者應該適應工作的需要，將檔案管理者的主觀能動性充分的發揮出來，使其知識水平和掛歷能力得到全面提高，要想使檔案管理工作的變化得到更好的適應，將工作強度進行簡化，從而認識工作觀念得到轉變，放棄傳統的工作方式，不斷學習新的管理方式和管理工具。
1.加強繼續教育的力度：不斷發展繼續教育，使新的工作環境和工作內容可以得到進一步的適應，在檔案管理過程中，繼續教育的實際意義需要得到充分的認識，可以對于時代發展的要求更好的適應，從而培養出更多專業的檔案管理人才。
2.加強制度建設：開展檔案工作的培訓需要建立良好的運行機制。建立有關繼續教育的管理制度，并且嚴格的執行下去。以此為基礎，建立有關繼續教育的約束和鼓勵機制，從而對于繼續教育運行機制得到有效的監督和保障。
3.開展綜合培訓：以管理人員的職業素養程度為基礎，在培訓的過程中，需要按照層次、崗位等為基礎，實現多渠道多形式的開展。盡量提供給檔案管作者更多的學習機會，從而將管理工作者的職業水平在最大程度上進行提高。對于相關的知識進行普及，例如哲學、歷史學等等，與此同時，需要加強學習科學信息知識，在檔案的管理工作中應用現代化的科學技術，從而將管理工作的效率得到提高。
四、 深入和完善現代的檔案資料
檔案管理人員在收集和整理檔案的過程中，需要明確的分類所有的文件，對其實現編號。與此同時，需要科學的分類所有的文件資料，以不同部門為基礎，對所有的資料進行分類。以資料的屬性和作用進行分類。這樣可以減少由于傳統手寫借閱浪費的時間，同時也可以避免發生資料損壞或者丟失的情況，使服務質量得到提高，使檔案管理人員的專業技能得到有效的提升。
年中即將來到，不少企業或者機關單位要開展檔案的規整工作。兼職檔案管理員，在這段時間主要進行檔案的規整以及錄入。所以要做好一個合格的兼職檔案管理員，首要要了解以下幾點兼職檔案管理員的工作職責：1、負責管理公司各個部門產生的檔案材料，包括文件材料的接收、整理，檔案的提供利用等。2、責任心強，維護公司檔案歷史真跡，確保檔案的真實性和安全性，據實用檔，切實履行保密義務。3、確保檔案收集工作的規范性，并督促各部門及時歸檔。4、完整接收各部門移交的檔案，對未及時移交的檔案資料主動向使用或產生該檔案的部門催收。5、完成領導下發的任務。另外兼職檔案管理員也要對檔案整理工作流程及要求了解清楚一、收集了解部門職能職責，將平時在工作活動中形成的文字，圖表，聲像等材料完整地收集起來。二、鑒定對收集的材料逐份鑒定，看是否屬于部門文件材料的歸檔范圍，不屬歸檔范圍的，可作參考資料保存，屬于部門歸檔的文件材料，按照檔案整理流程及要求逐一整理。三、分類根據文件、圖表的形成規律，將相互聯系的文件材料、圖表等組合在一起列為同一類別。四、組卷組卷的具體做法：項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業組卷；項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、電梯、消防、環保等順序組卷；設備文件按專業、臺件組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據件、基礎性、竣工驗收文件組卷；監理文件按文種組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。五、案卷及卷內文件的排列1、管理性文件按問題、時間或重要程度排列；2、竣工圖按專業、圖號排列；3、卷內文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。此外，卷內文件頁號、加蓋檔號章與檔號、卷內目錄、案卷封面和案卷脊背的編制，填寫案卷目錄以及檔案盒的規格各單位都有獨立具體的要求。在檔案整理完畢后，根據檔案盒的盒號順序依次放入檔案密集架，檔案整理工作也就結束了。
為了保證破損檔案能恢復原來的面目，在保存和利用中發揮作用，修復檔案時要一定要保持文件的面貌。那么，下面是我為大家整理的檔案修復基本技術方法，歡迎大家閱讀瀏覽。
一、檔案修復的原則
為了保證破損檔案能恢復原來的面目，在保存和利用中發揮作用，修復檔案時要一定要保持文件的面貌;修復工作不能弄臟檔案文件;修復檔案的各種材料不能對檔案制成材料產生任何副作用;修復檔案使用的各種加固材料要盡可能是可逆的。也就是說，修復好的檔案在使用中損壞了，仍可以再次修復。
二、檔案修復前的準備工作
只有做好準備工作，才能避免因尋找工具、缺乏材料和尚未確定修復方法而使修復工作發生混亂，從而降低修復效率和使已損壞的文件遭到更大的損傷。修復前準備工作包括如下內容。
(一)做好文件的接收和登記工作
接收修復檔案進行登記的目的是使工作不紊亂、責任分明和避免文件的丟失。也便于以后總結工作。所以，凡是需要進行修復的檔案在送往裱糊室時，必須要登記。登記時要寫清文件的名稱、數量、頁數、接收人姓名、接收日期等。還要說明文件損壞的程度，需要修復技術處理的性質和要求，例如是加固紙張、還是鞏固字跡等。最后看有無附件和說明。要做到雙方當面清點文件，交接手續清楚完備。
(二)去塵和消毒
需要修復的文書一定要去除灰塵，避免在修復過程中沾染文件而在修復后無法除去。去塵時應根據修復檔案的數量和灰塵污染的程度來確定去塵方法。文件數量少肘，可以采用輕微抖動的辦法，必要時應一頁頁抖動。也可把文件上的灰塵用毛刷輕輕刷掉。如果文件的數量大，可以用去塵器除塵。
(三)對檔案進行檢查。
為了確定字跡的成分和紙張質量以及損壞的性質和程度，以便確定合理的修復方法和程序，在修復以前需要對檔案認真檢查。例如，檢查檔案中的字跡是否耐水浸。當字跡遇水滲化擴散時，則應對字跡進行鞏固后再做其它處理。再如托裱前要檢查紙張的酸度。如酸度過大，應先采取措施對托裱的檔案先去酸再托裱。
(四)確定采用的修復方法
檔案文件損壞的情況是不同的，因此，要根據損壞的具體情況確定其修復的手段。例如，對檔案是用去污還是用去酸技術，或是用修裱的方法。這要根據具體情況具體分析而定。
采用修祛技術修復檔案需要做如下準備：
1.粘膠劑的配制
修裱檔案時一般要使用粘膠劑——漿糊。目前有的檔案館使用新的修裱漿糊，即羧甲基纖維素(簡稱CMC)，是纖維素經堿化、醚化形成的白色、無味和無毒的粉末。其水溶液呈中性或微堿性。比小麥淀粉漿糊的抗霉能力強，在溫度 28～30oC，相對濕度80%時也不生霉。粘著強度、機械強度和抗老化性較好，但溫度過高會影響效果。使用時加入l～2%甘油使其潤滑。因其吸濕能力強，用它裱糊的檔案要保管在相對濕度85%以下的環境中。
2.修被用紙的選擇
對修被用紙的要求：
含有害化學雜質越少越好;含破布紙漿成分越多越好;紙張顏色不能太暗，白度好，要薄、柔軟，并有一定的強度;透明度好，雙面托裱用紙的透明度應更高;要按照檔案文件損壞程度選擇用紙。根據以上要求，修裱檔案文件通常使用以下幾種紙。綿連紙：是一種薄型宣紙，適于作托裱手工紙。托裱手工紙還可用河南綿紙、廣西綿紙和紗紙等。此外，還可以用云母原紙這種透明度高、強度大的紙張作兩面有字檔案的保護層及珍貴檔案或地圖的托接用紙。卷煙紙的纖維均勻緊密，紙面光滑，抗張力較強，也可用于修補或托裱損壞的檔案。
三、檔案的去污技術
由于紙質檔案損壞的狀況種類多，所以對其所用的修復技術也不同。下面主要介紹紙質檔案的去污和去酸技術、字跡的鞏固和紙張加固技術、字跡的恢復和檔案修裱技術等。
1.檔案被污染的途徑
(1)灰塵、煤煙、霉菌及害蟲對檔案的污染;(2)各種汗斑、汗垢、墨點及食物斑點、臘斑和鉛筆道等對檔案的污染;(3)工作人員在制作、處理加固文件過程中沾染的各種污點，如膠水、漿糊、漬印等;(4)水浸泡后的檔案形成的水漬等。
2.污斑對檔案的影響
斑點不多只影響字跡的清晰度，斑點多時會遮蓋字跡而影響使用。各種斑點和污垢如長期存在，其內部成分就要對紙張和字跡直接損壞，造成紙張纖維不耐久，字跡發生褪變。
3.去污方法
包括機械法去污，水洗去污，有機溶劑去污，化學藥劑去污幾種方法，實踐中可根據需要進行選擇應用。
四、檔案修裱技術
對強度較差的、已損壞或正在損壞的檔案紙張，在不能用加固的方法恢復和提高強度時，就要采用修裱技術，以延長檔案的保管和使用壽命。
檔案修裱技術是利用漿糊作粘著劑，運用修補和托裱的方法把選定的紙張補或托在檔案文件頁上使其強度增加的方法。修裱檔案是修復工作中的重要內容之一，當前主要使用以下兩種方法。
(一)檔案文件的托裱
在檔案文件頁的一面或兩面托上一層選用的紙，用以加固檔案紙張強度。隨了對工作室、設備及工具材料的要求外，掌握正確的托裱方法與技能也十分重要。托裱檔案的方法有兩種。
(1)單面托裱
適合加固面有字的文件.即把托紙托在無字的一面上。根據文件字跡溶水的情況分為濕托和干托。
濕托的操作如下：
第一，在修復工作臺上先鋪上比檔案文件大的油紙，用噴水壺噴濕展平。
第二，把文件字面向下在油紙上展平，然后用排筆蘸漿糊由左向右薄薄刷上一層。如發現文件上有裂紋要對齊，有洞要補好，并檢查有無排筆毛，如有可用鑷子拿掉。
第三，用左手拿著比文件四周大1.5寸的托紙，右手握一住棕刷，從右向左進行排刷。托紙上完后，再用棕刷刷一遍，使文件和托紙緊貼在一起。
第四，把文件和油紙一起反扣過來，揭去油紙，在托裱紙的四周除右下角處留有一空隙不刷漿糊外，其它邊緣處都刷漿糊，貼在大墻或繃子上。
第五，文件在繃子或大墻上自然涼干，經過兩天即可干燥。要求有適宜的相對濕度，否則被托裱的檔案文件易破裂。然后用竹簽從留有的空隙內插入，緊貼繃子向下移動，然后向上。再用兩手拿住文件，兩端與繃子呈45度角時輕輕揭下。
第六，揭下的文件放在裁紙板上，用裁紙刀技文件規定大小的要求裁齊即可。如文件字跡遇水涸化，不能使用濕托方法時可以使用干托。根據上托紙的方法把干托分為飛托和腹托。
由以上內容可以看出，干托和濕托的區別是刷漿糊的位置不同，濕托是把漿糊刷在文件上，干托是把漿糊刷在托紙上。
(2)雙面托裱
適用于雙面有字的檔案文件。它和單面托裱的方法基本一樣，只是對托紙有特殊的要求。要求紙張含纖維素多、紙薄、透明度高。一般使用云母原紙、鏡頭紙和打字紙等。
托裱時應注意的問題：
第一，托裱檔案文件需加邊時，要加邊后再托裱。
第二，托裱前要檢查字跡的耐水性，根據字跡的耐水情況確定使用干托還是濕托。
第三，嚴格選擇使用的漿糊和托紙，這是保證托裱文件質量的關鍵。
第四，托裱時托紙要上正，托紙纖維方向和檔案紙張纖維方向、光滑面要求一致。
總結是事后對某一階段的學習、工作或其完成情況加以回顧和分析的一種書面材料，它可以明確下一步的工作方向，少走彎路，少犯錯誤，提高工作效益，因此十分有必須要寫一份總結哦。總結一般是怎么寫的呢？以下是我幫大家整理的檔案管理工作情況總結，歡迎大家分享。
一年來，我室在檔案管理處的領導和兄弟科室的支持和幫助下，認真貫徹執行黨的各項方針、政策，進一步強化職工思想教育，為了全面完成與檔案管理處簽訂的各項工作目標，我們主要做了以下幾個方面的工作：
一、檔案收集整理工作。
一年來，為了更好的服務于企業生產，我室共收集各門類文件材料12175份，整理各門類檔案1230卷、540件，輸入和完善了xx年的數據庫。整理資料959卷，累計800多件、底圖1850張。各門類檔案的歸檔率、完整率、準確率均達98%以上。提供利用服務700人次，12804卷次，復印3690份。查全率、查準率均達到100%，由于我們高質量的服務，在年度服務質量考核過程中優秀率達100%。創經濟效益14萬元，并得到了各基層單位及廣大用戶的一致好評。
二、積極與轄區單位協調，贏得領導對檔案工作的支持。
1、為了搞好檔案工作，贏得轄區單位領導對檔案工作的支持，我們多次到地調處、十二礦區等單位向單位領導匯報我室檔案工作狀況，讓領導了解企業檔案工作對企業發展的意義，以及我室取得的成績和工作中存在的實際困難，得到了轄區領導的重視，去年為我室撥款2。9萬元，由于資金一直沒有到位，在處辦公室的大力支持和幫助下，多次與物資購物中心協調，到今天七月份為我室購買了空調、微機（柜式空調一臺，窗式空調七臺，微機一臺）等設備，并投入試用。
2、積極與地質調查處協調為我室解決網絡問題，得到了該單位領導的支持，在該單位進行網絡改造時，也為我室安裝了網線，此項工作正在運行中。
3、隨著現代化的不斷進展，我室原始檔案的測量數據軟盤有大部分數據已經不適應當前的微機讀取，給服務單位帶來很多不便，為了更好的服務于生產單位建設，我室多次與勘探事業部的領導反映此情況，得到了該單位的大力支持，此項工作已立項讓計算中心的工作人員為我室解決原始測量數據的光盤轉錄工作。此項工作正在進行中。
4、由于受現有環境及客觀條件的限制，物探檔案樓的供電狀況與檔案管理現狀相差甚遠。而線路也隨著時間的推移逐漸老化，現有的電力需要和線路嚴重超載的現狀使得整棟檔案樓供電狀況日趨惡化，為此，我多次向領導匯報電力供應狀況與檔案保管現狀的矛盾，引起了處領導的高度重視，他們多次向上級主管部門反映，經過多方努力，xxx年x月x日，xx檔案樓的線路改造工作終于動工了，通過近一個月的施工，順利完成了物探檔案樓的線路改造工作。
5、對現存監視記錄進行統計和鑒定工作。現在我室存有大量的監視記錄，有的'已經超期保存多年，為此，我組織員工對現存監視記錄進行了全面的核查，并與xx處的相關領導進行和協商，按照監視記錄的保管期限對現存監視記錄進行統計和鑒定銷毀工作，目前此工作正在進行中，預計到明年年初這項工作會順利完成。
三、為生產建設服務，做好檔案編研工作。
為了更好的服務于企業的科研與生產，我室積極做好檔案的編研工作，根據企業科研、生產的需要編寫了xx處xxx年度的《大事記》、《組織沿革》、《鉆井新到資料目錄》、《檔案利用效益匯編》等編研資料，為生產和科研單位提供了服務。并還積極向《xx檔案》、《xx政工》投稿14篇，其中有5篇分別被采納。局級科研項目《運用qc提高xxx檔案利用質量》獲得xxx年局級三等獎。
四、圍繞檔案管理規范，加強安全防范意識。
加強庫房管理，認真做好庫房的安全防范工作，上下班按時做好溫濕度記錄，熟練掌握各類設備性能的操作方法，嚴格執行設備操作規程，按時進行設備維修保養，庫房內實行了專人管理，經常檢查所管設備是否完好，離開庫房及時關門落鎖，關閉電源，做到24小時有人值班，并專門做了一塊安全標語牌掛在辦公室門口時刻提醒全室員工注意安全防范工作。（其內容是：見到事故隱患向上級領導反映一聲；見到危險作業互相提醒一聲；見到不符合安全規定行為勸阻一聲。）
五、積極參加處里開展的各項活動，按時完成上級交辦的各項指標任務，并做到各項費用不超標，取得了較好的成績。
六、存在的問題：
1、加強微機理論學習，進一步提高微機操作水平。
2、大事記、組織沿革還需加強。
3、樓房屋頂漏雨，需要維修。
4、庫內急需增加檔案裝具（密集架），膠片檔案已無法存放。
七、下步打算：
1、積極深入到基層科室，做好兼職檔案員的業務指導工作，做到腿勤、嘴勤，使文件材料歸檔率、完整率、齊全率都達到要求。進一步加強對改制企業檔案工作的監督、協調與指導，完善特種載體檔案的管理，加強電子、照片、錄音錄像等特種載體檔案和榮譽檔案的收集及規范化整理工作。
2、協助計算中心做好原始檔案數據的光盤轉錄工作。
3、做好微機聯網前的準備工作，全室人員要通過自學和培訓，熟練操作微機，盡快達標，不斷推進我室的現代化管理檔案的進程，加強所屬單位兼職檔案員網絡建設，確保兼職檔案員隊伍的相對穩定，加大各門類文件材料形成、積累、歸檔工作的監督、檢查和指導力度，為微機聯網工作打下基礎。
4、繼續開展巾幗文明示范崗活動，堅持周三、周五政治、業務學習制度，積極參加管理處及黨、工、團組織的各項活動，完成上級交辦的各項工作任務。
5、繼續做好檔案的編研工作，努力向《xx》、《xx》投稿，積極撰寫論文，抓好編研成果和調研課題的研究。
6、繼續做好檔案的保管工作，加強檔案庫房管理制度的落實，嚴格執行檔案借閱制度，做到無失泄密及損害企業利益事件發生，提供利用要及時，查全率、查準率均達到100％。用戶對檔案服務質量優秀率要達到100％。建立健全適合本室的各項管理、服務制度，使每個同志都樹立愛崗敬業的職業道德，切實提高全室職工的素質，樹立檔案系統的良好形象，積極開展檔案的預測服務、咨詢服務、電話查檔、上門服務等多種形式的服務，方便用戶查詢。
一年來，我室在各項工作中雖然取得了一點成績，但工作中還有許多不足，在今后的工作當中，努力把各項業務工作做得更好。
一段時間的工作在不經意間已經告一段落了，回顧這段時間的工作，相信你有很多感想吧，不妨坐下來好好寫寫工作總結吧！你所見過的工作總結應該是什么樣的？以下是我為大家整理的銀行檔案整理工作總結，希望對大家有所幫助。
長期以來，我行緊緊環繞上級行檔案工作的安排安排，在市分行的高度珍視下，嚴厲根據國度有關檔案工作的法律、標準和總行的檔案工作規章軌制，堅定檔案集結聯合辦理原則，連續加大我行的檔案工作力度，竭力進步等案工作辦理程度，科學保管各種檔案，做到檔案辦理與交易成長有效聯合，以富裕闡揚和利用檔案資本的利用代價。本年，我們聯合我行檔案工作近況，特別是“5.12”汶川大地震對我行檔案工作造成緊張感化的實際環境，建立了“一年一進步，三年一大步”，力圖2010年我行檔案工作目標辦理考核到達一級標準”的工作目標。
我們緊張做了以下幾方面工作：
（一）加強帶領，落實責任，強化檔案工作構造構筑。
一是明了部分，落實責任。由綜合辦理部分當真全行檔案平常工作辦理及年度目標考核工作，探討辦理檔案工作中存在的題目，并及時向行帶領報告請教。二是配備干練高效，布局公道，數量富裕的專職檔案人員，確保了檔案工作的平常，連續展開。三是梳理檔案辦理軌制，訂定檔案工作成長籌劃。近幾年檔案辦理的方法軌制跟著交易的成長都在連續點竄美滿，為包管檔案工作跟上交易成長的必要，我們及時對相干的辦理軌制、方法、操縱流程進行了梳理，確保檔案辦理與交易成長的有效聯合。上半年，根據上級行的整體安排安排，并聯合我行實際，我們訂定了檔案辦理三年目標籌劃，建立了“一年一進步，三年一大步，力圖2010年我行檔案工作目標辦理考核到達一級標準”的工作目標。四是查抄監督平常化。我們按期對全行的檔案工作及檔案辦理環境進行查抄監督，及時發覺題目，及時整改。五是竭力加強檔案宣揚工作。我們經過議定各行處，部室構造員工明白，進修，熟悉檔案辦理的相干法則，進步了員工的檔案法制意識，在全行上下構成精良的檔案工作環境。
（二）強化檔案標準化辦理，竭力進步等案辦理質量。
一是初步建立了綜合檔案辦理系統。根據集結聯合辦理原則，我們對全轄交易檔案履行了集結聯合辦理。全行的法人客戶信貸檔案，個人客戶信貸檔案，文書、財務管帳、科技、特別載體檔案等都根本上兌現了集結辦理； 二是典范操縱流程，強化辦理軌制。我們在各種檔案的匯集、料理、保管、借閱利用、鑒定燒毀方面，都嚴厲服從檔案辦理軌制，確保檔案匯集富裕、檔案交代手續齊備、檔案料理典范、檔案內容完好、檔案辦理期限別離精確，做到交代有手續、借閱有審批、送另有記錄、鑒定燒毀有根據。三是珍視全卷宗的構筑。我們正在漸漸建立內容富裕，典范的全宗卷。四是做好檔案統計工作，確保檔案統計報表上報的及時和精確完好。
（三）堅定“防治聯合，以防為主”的目標，加強檔案安定工作
我們自始自終把檔案安定工作放在緊張位置，堅定“防治聯合，以防為主”的目標。一是珍視對檔案實體的安定辦理查抄。檔案辦理人員經過議定按期或不按期對檔案實體進行安定查抄，查抄檔案實體是不是存在水浸、霉變、粘連、筆跡退色看不清、蟲蛀、鼠咬等現象，并做好查抄記錄，及時發覺題目，及時報告請教處理，包管了檔案實體的安定。二是珍視檔案庫房辦法的硬件構筑。本年根據檔案工作必要，增配了一臺微機，并籌辦按檔案辦理標準構筑檔案庫房以及帶監控錄相配置的借閱室，但因為地動因為，這些工作未能按籌劃進行。三是珍視平常安定查抄。檔案辦理人員經過議定按期或不按期對庫房防護辦法的運行環境進行查抄，確保了所配備辦法的平常運行；經過議定按期或不按期查抄庫房環境，按期測記溫濕度變化，按期投放防蟲藥物，按期查抄照明環境，按期查抄防火防盜，確保了庫房溫濕度適合，庫房干凈衛生，檔案無蟲霉滋生現象。
（四）加強對檔案辦理系統的應用，竭力進步我行的檔案信息化辦理程度
一是珍視檔案系統錄入工作。根據上級行的工作安排安排，我們按時結束了對文書檔案的`錄入工作，法人信貸檔案、個人信貸檔案的錄入工作也正在有序進行。二是珍視檔案辦理系統構筑。根據總行的聯合安排，我們自動做好各種檔案辦理系統的推行工作。三是珍視檔案辦理系統的`利用。除了檔案工作人員做到諳練把握和利用檔案系統的各項效用，能富裕利用系統結束監測分析、鞭策歸檔、保管利用等各項工作外。還按法則及時向全行開放了各系統的客戶端，精確、合規地建立用戶，配置權限，以滿足長途網上調閱的必要。
長期以來，我行緊緊圍繞上級行檔案工作的安排部署，在市分行的高度重視下，嚴格按照國家有關檔案工作的法律、法規和總行的檔案工作規章制度，堅持檔案集中統一管理原則，不斷加大我行的檔案工作力度，努力提高檔案工作管理水平，科學保管各類檔案，做到檔案管理與業務發展有效結合，以充分發揮和利用檔案資源的使用價值。今年，我們結合我行檔案工作現狀，特別是“5.12”汶川大地震對我行檔案工作造成嚴重影響的實際情況，確立了“一年一進步，三年一大步”，力爭20xx年我行檔案工作目標管理考核達到一級標準”的工作目標。
我們主要做了以下幾方面工作：
（一）加強領導，落實責任，強化檔案工作組織建設。
一是明確部門，落實責任。由綜合管理部門負責全行檔案日常工作管理及年度目標考核工作，研究解決檔案工作中存在的問題，并及時向行領導匯報。
二是配備精干高效，結構合理，數量充足的專職檔案人員，確保了檔案工作的正常，持續開展。
三是梳理檔案管理制度，制定檔案工作發展規劃。近幾年檔案管理的辦法制度隨著業務的發展都在不斷修改完善，為保證檔案工作跟上業務發展的需要，我們及時對相關的管理制度、辦法、操作流程進行了梳理，確保檔案管理與業務發展的有效結合。上半年，按照上級行的總體安排部署，并結合我行實際，我們制定了檔案管理三年目標規劃，確立了“一年一進步，三年一大步，力爭20xx年我行檔案工作目標管理考核達到一級標準”的工作目標。
四是檢查監督日常化。我們按期對全行的檔案工作及檔案管理情況進行檢查監督，及時發現問題，及時整改。五是努力加強檔案宣傳工作。我們通過各行處，部室組織員工了解，學習，熟悉檔案管理的相關規定，提高了員工的檔案法制意識，在全行上下形成良好的檔案工作環境。
（二）強化檔案標準化管理，努力提高檔案管理質量。
一是初步建立了綜合檔案管理體系。按照集中統一管理原則，我們對全轄業務檔案實行了集中統一管理。全行的法人客戶信貸檔案，個人客戶信貸檔案，文書、財務會計、科技、特殊載體檔案等都基本上實現了集中管理；
二是規范操作流程，強化管理制度。我們在各類檔案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀方面，都嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案收集充分、檔案交接手續齊全、檔案整理規范、檔案內容完整、檔案管理期限劃分準確，做到交接有手續、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷毀有依據。
三是重視全卷宗的建設。我們正在逐步建立內容充實，規范的全宗卷。四是做好檔案統計工作，確保檔案統計報表上報的及時和準確完整。
（三）堅持“防治結合，以防為主”的方針，加強檔案安全工作
我們自始自終把檔案安全工作放在首要位置，堅持“防治結合，以防為主”的方針。
一是重視對檔案實體的安全管理檢查。檔案管理人員通過定期或不定期對檔案實體進行安全檢查，檢查檔案實體是否存在水浸、霉變、粘連、字跡退色看不清、蟲蛀、鼠咬等現象，并做好檢查記錄，及時發現問題，及時匯報處理，保證了檔案實體的安全。
二是重視檔案庫房設施的硬件建設。今年根據檔案工作需要，增配了一臺微機，并準備按檔案管理標準建設檔案庫房以及帶監控錄像設備的借閱室，但由于地震原因，這些工作未能按計劃進行。
三是重視日常安全檢查。檔案管理人員通過定期或不定期對庫房防護設施的運行情況進行檢查，確保了所配備設施的正常運行；通過定期或不定期檢查庫房環境，定期測記溫濕度變化，定期投放防蟲藥物，定期檢查照明情況，定期檢查防火防盜，確保了庫房溫濕度適宜，庫房清潔衛生，檔案無蟲霉滋生現象。
（四）加強對檔案管理系統的運用，努力提高我行的檔案信息化管理水平
一是重視檔案系統錄入工作。按照上級行的工作安排部署，我們按時完成了對文書檔案的錄入工作，法人信貸檔案、個人信貸檔案的錄入工作也正在有序進行。
二是重視檔案管理系統建設。按照總行的統一部署，我們積極做好各種檔案管理系統的推廣工作。
三是重視檔案管理系統的應用。除了檔案工作人員做到熟練掌握和應用檔案系統的各項功能，能充分利用系統完成監測分析、督促歸檔、保管利用等各項工作外。還按規定及時向全行開放了各系統的客戶端，準確、合規地建立用戶，設置權限，以滿足遠程網上調閱的需要。
如何做好檔案的管理工作要求
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。
這8項工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分為 6個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節；檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。
每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。
第一步 清理文件，即把上一年收發文及帳外文件材料區分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結合《國家檔案局關于機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進行鑒定。
概要地說，即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復類文件；B、看內容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。
2.收文中方針政策性文件，如決定、規定、辦法、意見等。
3.發文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。
4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計劃與總結、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報，重要創建活動文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上級主管機關下發的需要長期執行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規；
2.發文：本單位形成的比較重要的業務文件材料（大致包括：內部管理制度，獎勵制度，業務操作規程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上級主管機關及本地區各部、局、辦普發的短期內需要查考的文件；
2.本單位形成的事務性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡單扼要地講，區（縣）級機關、文件數量比較大，特別是要進館的單位，區分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規定來；文件數量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。
第二步 按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規則》。“件”有兩種，①為自然件，這很好界定；②適當的“組件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。
第三步 排列文件：區分“黨群”、“行政”、“業務”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設二級類目，一般設：①黨務、②工會，③共青團、④婦女工作、⑤學(協)會，在①下按時間排列文件，②③④⑤同上，文件數量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。
行政管理類下設二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務；③財產管理，①下按時間先后排列，②③同理。(政務：文字秘書工作；事務：后勤保障一類；財產管理即審計、會計、經費、車輛、設備、房產管理等工作中形成的文件材料)。
業務管理類：本單位業務管理工作中形成的文件材料，要根據各單位主管業務的不同情況，區分屬類、排列文件。
第四步 編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。
第五步 編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
第六步 填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統一用數字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。
一、增強服務意識，提高服務水平，爭取領導重視
無論任何單位的任何一項工作，都必須得到領導的重視，才能使這項工作順利開展，檔案工作也如此。領導對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的態度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發展。把檔案工作列入議事日程，是規范檔案工作的需要。檔案管理人員應該充分發揮其主觀能動性，以實際行動去影響并爭取領導的重視。要使單位的檔案工作更好的發展，領導和檔案人員都必須同時重視檔案工作。檔案人員的工作態度、工作效率、工作質量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。這個根本工作是內因，領導的重視是外因，外因必須通過內因起作用。然而如何發揮主觀能動性，爭取領導重視，檔案管理人員應當做到如下幾點：
1、加大檔案宣傳力度，使領導增強檔案管理意識。
有的單位領導對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作在一個單位可有可無，因此，對領導加強有關檔案方面的宣傳是十分必要的，要經常把有關文件、材料給領導看，在領導的腦海里留下印象，尤其是一些與本單位密切相關的材料，很可能會使領導看后受到啟發，并在實踐中加以應用。檔案管理人員要經常向領導匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，使領導更加重視檔案工作。
2、愛崗敬業，使領導滿意自己的工作。
領導是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領導和群眾心目中留下一個好的印象。
二、拓寬視野，加強現有資源的綜合利用，實現現代化檔案管理
隨著改革的深入發展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質量，只有實現現代化檔案管理，才能有效地解決新形勢下出現的問題。
1、增強責任感，提高管理意識。
檔案管理是一門專業性很強的工作，管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，細心辦事的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業知識，不斷開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。
2、不斷加強學習，掌握管理技能。
目前，電子計算機技術在檔案管理中的廣泛運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，這種現代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數字化、信息化都是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別是要注重計算機知識、信息文化的學習掌握，努力使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。
3、利用現有資源，整理檔案。
檔案記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，盡管都依照統一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產生分類不準的現象，影響案卷的質量，給利用工作帶來不便。因此，要發揮計算機的管理優勢，減少手工操作，提高工作效率。
三、加強檔案管理教育培訓，提高管理人員綜合素質
檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發揮檔案工作人員的主觀能動性、創造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。
1、提高認識水平，強化繼續教育。
發展繼續教育需要解決的問題很多，首先，要解決思想認識問題。要充分認識到檔案人員繼續教育在檔案事業發展中的戰略作用和實際意義，認識當前檔案事業的發展，檔案服務質量的提高，其根本出路在于檔案人員整體素質的不斷提高。其次，必須真正培養檔案管理人才，將檔案管理工作者的教育培訓列入重要的議事日程。
2、加強制度建設，建立健全運行機制。
加強制度建設，建立良性運行機制是開展檔案工作者教育培訓的關鍵和保證。首先，要建立和健全繼續教育的管理制度，如登記、統計、考核、評估、獎勵制度。其次，要建立繼續教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續教育，更新知識，提高業務能力和水平。比如，檔案管理工作者上崗前和輪崗后的崗位培訓，檔案專業技術人員獲得的專業技術職務可由終身有效改為動態管理。這樣，便可以激發檔案工作者增強參加教育培訓的主動性和積極性。
3、加強綜合培訓，提高業務水平。
從實際出發，按崗位、分層次、多渠道、多形式的開展教育培訓。堅持“學用結合，按需施教，重視實效”的方針，切實遵守學以致用的原則。一是要給檔案專業人員提供全面系統學習檔案專業知識的機會，盡快提高其專業水平。給檔案專業人員提高吸收、補充檔案學新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足。二是要普及相關學科知識。檔案工作融匯了許多相關學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學等，檔案工作者的繼續教育應注重對相關科學知識的補充和更新。三是要強化現代科技知識的學習。現代科學技術的廣泛應用是檔案工作的特征之一，也是檔案現代化的標志之一，檔案工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習，并靈活運用到實際工作之中。
4、建立獎懲機制，細化考核監管。
進一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識，要通過各種形式對他們進行《中華人民共和國檔案法》和國家有關檔案工作規定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務，增強自覺性，為提高效率創造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制，加強對檔案材料的控制、積累并進行檢查考核，做到獎罰分明。要建立一個檔案管理組織的領導體系，加強對檔案工作的領導、指導、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。
