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如何做好事業單位人事檔案管理
目前，人事檔案管理存在著交接程序不完善、管理手段落后、硬件設施有限、職稱評審無紙化與傳統人事檔案管理方式的沖突、檔案材料范圍狹窄等問題。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，應解決人事檔案管理存在的諸多問題，從而提高人事檔案的利用水平。
一、關于材料的收集與歸檔
人事檔案管理而言，材料的收集是關鍵，也是做好人事檔案管理工作的前提。材料的收集齊全與否，其內容能否反映干部職工全面情況，將直接影響檔案的提供利用。因此，人事檔案管理人員要在材料的收集上下功夫，尤其要著重收集反映干部德、能、勤、績方面的材料。
主要應做好以下工作：
1、及時收集歸檔。檔案人員對所收集的材料(如人事任免、調資升級、考核、獎懲等材料)或有關部門轉遞來的材料(如學籍、學歷、技術職稱等材料)，要及時登記，歸入人事檔案卷內相應類別。
2、加強與有關部門的聯系。組織人事部門要與形成人事檔案材料的部門建立收集、送交檔案材料的聯系制度，檔案人員應根據所掌握的形成人事檔案材料的信息，定期向有關部門(各級組織人事、紀檢監察、教育培訓、審計、統戰等部門)收集或催收新形成的人事檔案材料。
3、要嚴把材料“入口關”，做好鑒定工作。人事檔案管理工作要求收集材料齊全，但并非所收集的材料都歸檔。因此，對收集的材料要進行認真鑒定，嚴格審查。對那些不符合歸檔要求的材料，應及時通知形成材料的部門補送或補辦手續;對不屬于人事檔案范疇的材料則必須舍棄。
二、關于檔案種類和卷內類別的判斷。
1、檔案種類的判斷。在歸檔之前，檔案人員首先要對收集的材料進行判斷，看其是否屬于人事檔案，注意不要把屬于文書檔案(如干部任免通知、請示報告、來往函件等)、紀檢檔案(如案件審理過程中的請示報告、調查報告、旁證、檢舉材料等)、業務檔案(如個人的著作、論文、譯文、創造發明的總結等)及其他類型檔案的材料歸入人事檔案。
2、卷內類別的判斷。人事檔案卷內材料的分類，一般情況下按材料的名稱“對號入座”，歸入相應類別即可。但也有例外。有些材料的名稱與內容并不相符，若按名稱歸類則有可能給以后的利用帶來不便。因此，在分類時必須做到既要看名稱，也要看內容；對包括多方面內容的，還要看以哪一方面的內容為主，力求分類準確。
三、關于檔案的保管方式
人事檔案管理方式較常見的有兩種，即袋裝法和裝訂法。兩種方式各有利弊。袋裝法由于材料不裝訂直接裝袋，所以抽取、填入材料方便，但不符合“裝訂整齊”的要求且易造成材料的丟失。裝訂法是將材料分類后按序裝訂在一起，裝入檔案盒入柜存放。其優點是裝訂整齊、外表美觀，但存取材料不便，且由于反復拆訂易對紙張造成損壞。
人事檔案是人才信息的重要載體，它能充分反映出個人經歷、德才能績工作表現，獎懲情況、行為軌跡，歷史背景及其經歷，是知人善任，選賢舉能的重要工具。做好人事檔案管理工作對人才資源開發起著重要作用。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，企事業單位人事檔案管理顯得更為重要。
檔案管理的主要內容和作用包括：
對全部檔案進行鑒別，對全部檔案進行分類，建立和保存檔案單位，整理檔案，編制現有的檔案目錄。在正常工作條件下，檔案主要接受文書部門和工商部門按照備案要求建立的檔案，檔案只需要接受機關的檔案，按照備案要求組織移交的檔案。因此，檔案的歸檔工作主要涉及到接收到的檔案和文件在更大范圍內的進一步系統化，如整體和文件的組織、文件目錄的處理等。
加強機關事業單位檔案管理工作
一、創新管理思路，借鑒現代管理理念
事業單位管理與企業管理存在本質的不同，主要表現在工作內容和效果評價層面，但在管理制度上存在較多的共通之處。事業單位檔案管理制度存在一定的落后，從根本上來說在于管理理念的落后，主要領導干部的思維不進步，整個單位的管理水平便難以提高，無法跟上時代的新變化。因此，事業單位檔案管理工作的升級優化，需要自上而下地創新管理思路，通過借鑒現代企業管理制度的一些理念，有機地融入檔案管理工作中，樹立現代化的檔案管理機制，提高運行質量。
二、創新制度管理，加強法規落實和制度考核
切實落實各項管理制度，是保障檔案工作高質量開展的基礎。一方面，所執行的制度要具有先進性，事業單位應該對機構內的各項制度進行梳理和淘汰優化，將陳舊刻板的管理制度進行改善，特別是檔案管理制度，事關每一項具體工作，要求制度與實際工作要嚴密結合;另一方面，制度的執行必須科學、穩定，不能三天打魚兩天曬網。在制度的層面，電子檔案的推行還缺乏足夠的制度依托，單位內部的一些文件、制度等資料，在保存一部分原始資料的基礎上，更多的是以電子檔案的形式保存和歸類。電子檔案已經是大勢所趨，但在制度層面，還缺乏對電子檔案的管理優化，哪些資料可以僅保存為電子檔案，哪些應該同時保存紙質材料，都要嚴格分類和履行。此外，如何保障電子檔案的安全性和真實性，也是事業單位檔案管理制度面臨的重要挑戰，解決這些問題并嚴格執行，需要加強督導和考核，確保檔案工作不出現漏洞。
三、創新管理手段，數字檔案實現普遍化
檔案管理的優化還要考慮具體的執行層面，通過采用現代化的管理設備和信息技術，提高檔案資料的歸集、查閱和管理水平。事業單位要加強內部信息化建設，建立重要檔案及時申報備案、普通檔案定時備案、歷史檔案積極挖掘的基本工作手段，促進檔案管理工作的不斷完善，充實事業單位檔案資料的豐富程度。以檔案的保管形式為例，紙質檔案是傳統手段，但數字檔案是當前的主流手段，如何平衡兩者之間的關系，確保互補性和安全性，是檔案管理工作需要解決的重要課題。實際工作中必然會出現多種偏差，一些資料的處理情況不盡如人意，甚至出現大量資料重復備案、個別資料難以查閱的情況。因此，將數字檔案管理水平提升到戰略層面，成為紙質檔案同等重要的水平，具有重要意義。
四、創新人才培育機制，加強檔案管理專業培訓
要實現事業單位檔案管理工作的有效優化，就不能忽視對檔案管理人員的培訓。事業單位要加強對檔案管理專業人才的培養，通過開展定期或者不定期的培訓，來提高他們的檔案管理技能和專業性，使其能夠熟練掌握和運用傳統與現代兩種檔案管理方式。與此同時，還要注重檔案管理人員素質的提升，可以嘗試員工輪崗制，即為員工提供外出培訓的機會，提高工作人員檔案管理知識和技能，使其明確自身職責，以此促進檔案管理工作科學、順利地開展。
五、創新檔案管理信息化系統的管理體制
確保事業單位檔案管理信息化建設工作的正常進行，離不開軟硬件設備的大力支持。事業單位應當在充分結合檔案管理實際狀況的基礎上，對單位所要用到的軟硬件基礎設施做好相應的配置與更新工作，以便減少對信息化建設帶來的不利影響。在最近幾年里，隨著檔案管理信息化建設的日益完善，事業單位逐漸將目光放在了檔案管理的風險上面，并采取有效措施加大檔案信息安全管理的力度，盡可能減少發生技術性的失誤而造成成本的過度浪費。
對檔案信息要進行統一化管理，同時還要在這個統一管理的基礎之下，建立一定的分散式系統，這才是促進檔案管理信息化的最理想模式。要想加強檔案管理的信息化水平，要成立專業的專家咨詢小組，這些專家成員可以在一起討論協商，經過討論才能提出關于加強檔案管理的長期發展目標，制定出與之相關的標準和方案，不斷擴大投資規模，提高經費的預算水平，盡快解決好重大的問題，為提高檔案管理決策水平建立一定的制度保障。
行政事業單位會計檔案管理
（一）提高對于財務檔案管理工作的重視
目前，事業單位普遍存在重視財務檔案管理工作程度不夠的情況。針對這樣的情況，有關部門一定要讓事業單位對于財務檔案管理工作的意識得到應有的強化，這樣事業單位對于財務檔案管理工作的關注才能夠得到有效的提高。單位領導一定要了解財務檔案管理工作在單位未來的發展和開展所有經濟活動的過程當中是多么的重要，讓財務檔案管理工作在事業單位財務工作方面的指導地位得到凸顯。事業單位還要讓財務檔案管理部門的員工擁有良好的財務檔案管理觀念，使事業單位的財務檔案管理工作能夠在有關部門高度的重視的保證之下科學合理地發展下去。不僅如此，財務檔案管理工作人員還必須對財務檔案的管理高度重視，在整理財務檔案的過程當中，工作人員必須要抱著認真、細致的態度，保證整理出來的財務檔案都是真實有效的，這樣才能保證財務檔案管理工作的作用。
（二）實現信息化建設，提高工作效率
事業單位要使財務檔案管理工作實現信息化的建設，就要在財務檔案管理工作的基礎建設完成以后，使構建財務檔案管理信息化工作得到有效的開展。財務檔案管理工作基礎設施完成建設以后，一定要將高科技信息化的手段運用到財務檔案管理工作當中。事業單位的財務工作人員在單位開展經濟活動的同時，必須對財務管理以及檔案管理進行有效的協調，這樣在財務檔案管理信息化建設的過程當中才能夠捕捉到準確的財務信息并進行記錄，這樣事業單位財務檔案管理工作的效率也可以得到有效的提高。
（三）通過加強培訓來提高工作人員素養
在科學信息技術高速發展的今天，日常生活當中許多方面的工作都已經實現了信息化的管理，事業單位財務檔案管理將來采用信息化的電子檔案管理模式也是大勢所趨。如果采用了電子檔案管理模式，那么還是靠原有的工作人員進行管理是不行的，事業單位必須從實際出發，讓財務檔案管理工作人員參加?習電子檔案管理模式的培訓，使管理人員的專業能力與素質得到有效的提高。通過系統的培訓，工作人員的綜合素質以及專業能力都能夠實現質的飛躍。對于工作人員的培訓一定要結合當前的實際情況，結合實際選擇培訓的內容，最終使事業單位財務檔案管理工作人員的能力和素養得到有效的提高。
文件檔案還是人事檔案。以文件檔案為例，我一般整理為上級下發文件、單位帶字號文件、單位無字號文件，中央的單位還有地方上報文件，重要的事件整理為專題卷宗。以上分類還要冠以年份，如2014年上級下發文件。每一個文件夾內，按照機關排序，同一機關以字號區別排序，同一機關同一字號按時間排序。做好以后，每頁用鉛筆寫上頁碼，每個卷宗或文件夾上做好目錄，標明頁碼。最后再做一個借閱文件登記表。人事檔案比較嚴格，分為10大類。必須按照規則來，這個老人事干部肯定會教你，我暫時也記不清楚了。
企事業單位檔案分類原則是以企事業單位全部檔案為分類對象,依據企業職能分工,結合企業檔案內容和形式特點,保持企業檔案之間的有機聯系,進行科學分類,便于科學管理和開發利用。企事業單位分類的對象是企事業單位的全部檔案,就是說,企事業單位在各項工作活動形成的全部檔案看做一個有機整體來分類,不能再局限于文書檔案、科技檔案、會計檔案等各個局部的分類。
機關事業單位請人整理檔案是正常的事情，因為他們的人手不夠，面對大量的檔案，只有請人來幫忙整理
應該分科目，分類別，分年份的整理造冊歸檔。
對于需要預交檔案局的資料，應該有明確的規定。何種材料及保存年限。
事業單位員工的檔案一般都是放在人事部，由人事部統一管理。
學校職工的檔案是由學校人事干部保管的。
機關事業單位工作人員檔案管理的一般基本格局是：
1、副局級以上規格單位的領導干部、各級組織部選調生以及黨群部門(含法檢兩院及縣人大、政協)一般工作人員檔案在縣委組織部檔案室管理;
2、教育系統工作人員(除領導干部)檔案在縣教育局檔案室管理;
拓展閱讀
1、近幾年畢業的大中專畢業生學生檔案以及人事代理人員檔案在人事局人才交流中心檔案室管理;
2、衛生、交通、廣電、文體等部門，商糧供物四大流通部門，農口部門的聘干、工人檔案在本部門檔案室管理;
3、除以上檔案室管理之外的政府部門干部檔案、聘干、工人檔案全部在人事局中心檔案室管理。
