檔案整理方式

　　檔案整理方式首先是收集檔案資料,再將檔案整理分類,然后再將分類的檔案進行編號,分類存檔,作好檔案目錄表,這樣一個檔案框架就基本建成了。

　　檔案管理工作對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。要做好檔案管理工作，就必須立足于我國現代企業管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，逐步完善檔案管理工作，培養檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進而激發廣大檔案管理工作人員工作熱情。

　　檔案整理程序

　　一、整理含義

　　檔案的整理，就是對辦理完畢的、具有保存價值的文件材料進行系統化、條理化的過程。

　　二、整理原則

　　遵循文件形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管利用。

　　一個單位形成的檔案，具有內在聯系，是一個有機聯系整體。同一單位的檔案不允許拆散，不同單位檔案不容許混淆。

　　三、整理程序

　　（一）分類

　　1.原則

　　應遵循必要的邏輯規則正確設置類目，做到類目間的界限清楚，又不交叉重疊；

　　2.含義

　　將歸檔文件按某些特征分別歸類；

　　3.要求

　　歸檔文件的分類按照年度、機構（問題）保管期限進行分類并保持分類體系的穩定；

　　4.方法

　　（1）年度——機構——保管期限分類法

　　采用此分類法，有一個機構就分一個類，機構的名稱就是類名。

　　（2）年度——問題——保管期限分類法

　　凡單位內設機構比較簡單或單位職能機構交叉不便于按機構分類的適合此種方法

　　（二）排列

　　1.含義

　　根據一定的方法確定文件內及文件之間的前后順序及存放位置

　　（1）同一份文件內其組成部分的排列

　　（2）每一份之間的文件排列按照是由結合時間、重要程度排列

　　2.要求

　　歸檔單位以件為單位，在分類方案的最低一級類目內按照事由結合時間重要程度排列

　　按照重要程度是指：將主要職能或重要活動形成文件排在前面將其它工作形成排在后面

　　3.方法

　　同一年度、同一機構（問題）、同一保管期限的文件之間按文件形成時間和先后順序排列。（方法比較簡單，適用于隨用隨歸的企業）

　　一般同一事由的文件辦理完后就可以相關文件整理完畢歸檔保存。采用年終集中整理的單位或部門，也可以按事由辦結時間排列不同事由的文件。

　　（三）編號

　　歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。

　　檔號的結構宜為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號。

　　上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。

　　檔號按照以下要求編制：

　　a）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數字或者字母與數字的結合標識，按照DA/T13-1994編制。

　　b）檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標識。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如“2013”。

　　c）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標識。

　　d）機構（問題）代碼：機構（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯數字標識，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機構（問題）分類的，應省略機構（問題）代碼。

　　e）件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內的排列順序號，用4位阿拉伯數字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。

　　（四）歸檔章

　　文書材料排列完畢后應逐件編號，在每件文書材料首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。

　　歸檔章的式樣

　　歸檔章是一個長50mm，寬30mm由六個提示項目，六個編制項目組成的長方形實體。

　　歸檔章填寫方法

　　1.全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。

　　2.年度：文書材料的形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年。

　　3.保管期限：整理時確定的文書材料保管期限，即“永久”、“長期”或“短期”。

　　4.件號：包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文書材料整理和檔案移交進館時編制。室編件號即同一年度、同一保管期限中文書材料的順序號，館編件號按進館要求標注。

　　5.機構（問題）：作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規范化簡稱。此項目為選擇項，不選用時無須填寫。

　　歸檔章式樣及示例(規范性附錄)

　　（五）編目

　　歸檔文書材料應依據室編件號順序編制歸檔文件目錄，逐件填寫。

　　歸檔文件目錄式樣如圖所示：

　　編寫方法：

　　a）序號：填寫歸檔文件順序號。

　　b）檔號：檔號按照（四、檔號）編制。

　　c）文號：文件的發文字號。沒有文號的，不用標識。

　　d）責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。

　　e）題名：文件標題。沒有標題、標題不規范，或者標題不能反映文件主要內容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內容外加方括號“[]”。

　　f）日期：文件的形成時間，以國際標準日期表示法標注年月日，如19990909。

　　g)密級：文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的，不用標識。

　　h）頁數：每一件歸檔文件的頁面總數。文件中有圖文的頁面為一頁。

　　i）備注：注釋文件需說明的情況。

　　（六）裝訂

　　1.含義

　　裝訂是從實體上確定“件”的形態，同時，可以起到固定文件頁次，防止文件張頁丟失，便于歸檔后的保管和利用

　　2.方法

　　（1）歸檔文件按“件”用線裝訂，也可以采用其他方法裝訂，但要符合檔案保護要求。

　　對字跡模糊的或容易褪變的文件進行復制

　　裝訂材料不易腐蝕

　　裝訂材料不應過多增加歸檔文件自身體積蓋歸檔章

　　（七）裝盒

　　將歸檔材料按件號順序依次裝入檔案盒，依據檔案盒的大小，酌情每幾件裝入一個檔案盒，同一保管期限的檔案才能裝入一個檔案盒，不同保管期限的檔案不能裝入同一檔案盒。包括盒內目錄（同檔案目錄）、備考表等。并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。

　　同一保管期限的文書材料按室編件號順序裝入檔案盒，每盒裝滿后再換下一盒，并填寫檔案盒封面、背脊和備考表項目。

　　備考表

　　備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期。

　　a）盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

　　b）整理人：負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

　　c）整理日期：歸檔文件整理完成日期。

　　d）檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員簽名或簽章。

　　e）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。

　　（八）排架

　　歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應避免頻繁倒架。

　　立檔單位在其他職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質和電子文件材料。

　　歸檔文件整理

　　將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質歸檔文件還包括修正、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等），使之有序化的過程。

　　整理原則

　　1、歸檔文件整理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系；

　　2、歸檔文件整理應區分不同價值，便于保管和利用；

　　3、歸檔文件整理應符合文檔一體化要求，便于計算機管理或計算機輔助管理；

　　4、歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協調統一。

　　一、組件

　　歸檔文件一般以每份文件為一件，其中：

　　正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉發文與被轉發文為一件；原件與復制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。

　　有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單或發文稿紙與相關文件為一件。同時應注意件內排列順序。

　　二、分類

　　立檔單位應對歸檔文件進行科學分類，同一全宗應保持分類方案的一致性和穩定性。

　　1、按年度分類

　　將文件按其形成年度分類。跨年度一般應以文件簽發日期為準。跨年度形成的會議文件歸入閉幕年。跨年度辦理的文件歸入辦結年。當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。

　　2、按機構（問題）分類

　　將文件按其形成或承辦機構（問題）分類。機構分類法和問題分類法應擇一適用，不能同時采用。

　　采用機構分類的，應根據文件形成或承辦機構對歸檔文件進行分類，涉及多個部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。

　　采用問題分類的，應按照文件內容所反映的問題對歸檔文件進行分類。

　　3、保管期限分類

　　將文件按劃定的保管期限分類。

　　三、排列

　　1、歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按時間結合事由排列；

　　2、同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列；

　　3、會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。

　　四、編號

　　歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性原則。

　　檔號結構宜為：全宗號-檔案門類代碼-年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號，上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如"Z109-WS·2011-y-bgs-001"。

　　歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。電子文件可以由系統生成的歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。

　　歸檔章的組成：全宗號、年度、保管期限、件號、頁數作為必備項，機構（問題）作為選擇項。

　　五、編目

　　歸檔文件應依據檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應準確、詳細、便于檢索。

　　歸檔文件應逐件編目，設置序號、檔號、文號、責任者、提名、日期、密級、頁數、備注等項目。

　　歸檔文件目錄推薦由系統生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設置。

　　歸檔文件目錄除保存電子版外，還應打印裝訂成冊。封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）。

　　紙質歸檔文件的修整、裝訂、編頁、、裝盒和排架

　　一、修整

　　1、歸檔文件已破損的，應予以修復：字跡模糊或易褪變的，應予復制；

　　2、歸檔文件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

　　3、幅面過大的文件，應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。

　　二、裝訂

　　1、歸檔文件以件為單位裝訂。裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理；

　　2、相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應相對統一。

　　3、永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數較少的，使用直角裝訂。

　　4、永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

　　三、編頁

　　1、以件為單位編制頁碼；

　　2、頁碼應逐頁編制，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　四、裝盒

　　將歸檔文件按順序裝入無酸紙制作的檔案盒，并填寫檔案盒合集及備考表項目。不同年度、機構（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

　　五、排架

　　1、歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應避免頻繁倒架；

　　2、歸檔文件按年度—機構（問題）—保管期限分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按機構（問題）序列依次上架，便于實體管理；

　　3、歸檔文件按年度—保管期限—機構（問題）分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進館。

　　歸檔電子文件整理要求

　　1、紙質檔案的掃描色彩模式統一采用彩色模式，掃描分辨率一般建議選擇≥300dpi，建議以PDF格式存儲；

　　2、掃描形成文件保存為多頁pdf格式，文件命名為檔號。

　　3、掃描完成后，把目錄和掃描件移交區檔案館進行轉換，轉換后形成的《歸檔文件目錄》裝盒，完成電子檔案數據的錄入、掃描、備份工作。

　　檔案工作對于現代社會的發展將會帶來的積極的作用，促使人們可以明確未來發展的具體方向。因此，企事業單位必須要加大對檔案管理工作的重視程度，采取有效的方式解決檔案管理工作中存在的問題，掌握檔案管理歸檔整理分類的技巧，提高檔案管理工作的成效。