檔案室檔案管理

　　檔案整理與檔案工作的各個環節有著密切的聯系，是檔案利用、開發、發揮檔案作用的一個前提條件，是檔案室和檔案館重要的基礎工作和業務建設，它為檔案的鑒定、保管、統計、編目提供基本保管單位和完整的體系。檔案室檔案管理科學化、標準化水平的提高，對于檔案管理工作的總體優化具有直接、廣泛的影響。

　　對檔案管理進行規范化、科學化管理，對公司各部門生產、經營建設、管理等過程中產生的各類文書檔案、批文、規章制度、圖紙、技術資料、竣工資料進行統一收集保管借閱，確保了檔案資料全面、完整、真實地反映本單位整體發展狀況和經營管理成果，并為生產一線提供了有效的技術支持。

　　檔案管理，就是按照一定的原則和方法，對零散和需要進一步條理化的檔案進行分類、組合、排列、編目，使檔案系統化的工作。檔案整理解決的是檔案由零亂到系統、由無序到有序的問題。

　　檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系；區分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。檔案整理是發揮檔案作用的重要條件。

　　檔案數量龐大，成分復雜，如不經過系統整理，處于零亂狀態的檔案，查找起來如同“大海撈針”。只有經過系統整理，才能使保存的檔案條理化、系統化，為檔案的管理和提供利用創造良好條件。

　　檔案整理是整個檔案管理工作的重要基礎。通過整理，可以全面了解和檢查檔案收集工作的質量，促進其改善和提高，并為全面確定檔案的價值和建立檢索體系奠定基礎；同時又為檔案的保管、統計和查找提供了單位和完整體系，有利于保護檔案的完整與安全。

　　檔案管理方案

　　一、歸檔準備

　　（一）公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料，由承辦部門主辦人負責將其中已辦完的文件、資料及時歸檔。

　　（二）公司歸檔工作由行政辦公室負責，辦公室負責公司的文書、科技（部分）檔案，其任務是：

　　1、收集、整理、立卷、鑒定、保管公司的文書檔案；

　　2、積極開展檔案的提供利用工作；

　　3、進行檔案鑒定；

　　4、進行檔案統計；

　　5、保管部分科技檔案；

　　6、認真學習檔案工作理論、技術和業務知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案管理的質量。

　　（三）歸檔內容

　　1、公司與有關組織的來往信件、各種協議書、合同等；

　　2、公司會議原始記錄、紀要和決定（包括發布的通知、通報、機構調整、任免、獎懲等）；

　　3、公司制訂的計劃、統計、預決算、工作總結；

　　4、公司主持召開的各種專業會議形成的領導講話、文件和會議紀要；

　　5、國際交流和與合資企業來往文件、協議、報告和會談紀要等文件材料；

　　6、公司各部門的發文；

　　7、其他具有保存價值的文件材料、重要的工作經驗材料；

　　8、企業外部各組織直接發送給公司各部門的抄送信件

　　（四）歸檔要求

　　1、歸檔的文件材料，按照自然形成、保持歷史聯系和歸檔要求特征及文件內容進行歸檔；

　　2、在一個卷內要按問題或文件形成的時間，系統地排列；

　　3、案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，分為永久、長期（十五年以上）、短期（十五年以下）三種；

　　4、按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄備考表；

　　5、全部案卷組成后，對案卷做統一排列并編寫檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。

　　二、歸檔

　　（一）文件點收

　　1、檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，立即追查歸入；

　　2、文件如經過抽查，應有主管部門負責人的簽認；

　　3、文件的處理手續必須完備，如有遺漏，立即退回經辦部門補全；

　　4、與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，立即退回經辦部門；

　　5、有價證券或其他貴重物品，退回經辦部門，由經辦部門送指定保管部門簽收后，將文件歸檔處理。

　　眾所周知，機關、團體、企業、事業單位的綜合檔案室是統一管理本單位檔案的內部組織機構，檔案室保存的檔案，不僅對本單位的工作有現實查考價值，而且其中具有永久保存價值的部分，是國家的檔案財富，因此，檔案室有為國家檔案館積累和輸送檔案文化財富的職責，它是國家檔案工作的基礎。

　　檔案收集工作是貯存檔案信息資源的重要途徑，是實現檔案集中統一管理的基本手段，是檔案管理其他業務環節的基礎，是決定檔案工作存在和發展的前提條件，對促進檔案學理論發展、推動檔案工作現代化的實現有重要作用。

　　收集工作在檔案管理中處于特殊地位。收集是檔案業務首要環節，是檔案室工作的起點。檔案收集工作，就是把分散在各部門和個人手中的文件材料，按照規定集中保存起來。

　　收集工作是為了解決文件形成后的分散狀態與利用要求集中的矛盾，它是檔案工作的起點，是檔案工作的第一個環節，也是實現檔案集中統一管理的一項重要和基本的內容。

　　其內容主要是檔案室管理對本單位需要歸檔的檔案的接收；其指導思想是：歸檔檔案應齊全完整；加強室外調查和指導；推行入室檔案的材料化；保持全宗和全宗群的不可分散性；把一個機關、單位的檔案全部收集完整。

　　要深入廣泛地宣傳《檔案法》使大家知道對檔案的接收、收集、整理、保管和提供利用是檔案室的職責是依法進行的，使他們認識到檔案收集工作是檔案工作中一個重要環節。

　　讓他們了解相關知識，從而提高檔案歸檔的質量，增強各有關部門對文件、材料收集、移交的自覺性。尤其是要爭取領導的支持，領導的檔案意識提高了，檔案工作得到重視和支持，那么檔案收集工作中所遇到一切問題就好解決。

　　為了搞好檔案的管理工作提高檔案的收集質量，各室、科可明確一人負責本部門、科室的文件材料的平時歸檔工作，到來年歸檔時，由各部門的檔案負責人統一交檔案室歸檔保管，從而確保檔案收集的完整。

　　檔案作為一種信息資源，作為與企業同步發展的無形資產，真實地記錄著企業生產、技術、科研和經營等活動，在企業生產、管理等各方面積極地發揮著其應有的重要作用。

　　多年的發展中，檔案管理越來越規范化，收集、查閱手續越來越健全，配套設施越來越全面。工程復印機的配備既避免了外出復印圖紙造成的人力物力浪費，又節約了成本，提高了工作效率，滿足了各部門日常用圖需求。

　　檔案管理人員日常工作包括：

　　一、認真做好檔案的接收、保管、統計、發放、借閱工作，對各部門提供的資料編制檔案檢索目錄，并做好檔案提供與使用。

　　二、檔案設施的維護和管理工作，做好檔案的防水、防火、防蟲、防曬、防濕工作，對破損檔案及時修補、復制。

　　為加強檔案庫房安全管理，確保檔案安全，依據檔案法律法規及有關標準規范，制定本規程。

　　一、總則

　　1.檔案庫房安全管理應堅持“以防為主、防治結合”的方針和“堅固實用、安全防范、科學管理、方便利用”的原則。

　　2.檔案館庫房建筑應符合《檔案館建設標準》、《檔案館建筑設計規范》。

　　3.檔案庫房應保持相對獨立，與工作用房、閱覽室應進行隔離。

　　4.檔案館應明確檔案庫房安全管理分管領導，落實專人負責庫房安全管理。

　　二、制度建設

　　5.檔案館應建立檔案安全管理機構，明確庫房安全責任人，制定庫房安全管理制度，制定檔案入庫、庫內檔案整理和保管、各類設施設備配置與使用、庫房環境保護、檔案出庫、消防安全、特藏室管理、檔案利用、溫濕度監測、應急預案等制度，明確工作內容、流程和要求。

　　6.建立檔案庫房安全工作責任制，明確主體責任、主要責任和相關責任，將安全管理制度的執行納入崗位職責，實行崗位考核，開展安全培訓。建立應急隊伍并每年開展應急演練。

　　7.違反檔案庫房安全管理制度的，應嚴肅問責。

　　三、設施配置與使用

　　8.檔案庫房應設立門禁系統。檔案庫房出入口等重要區域應安裝門禁系統。門禁系統應當具備目標識別和授權、出入記錄保存等功能，可設定出入等級，限制非授權人員出入。

　　9.檔案庫房應安裝火災自動報警和消防滅火系統。火災報警系統應具備火災報警功能，具備自動和手動兩種方式啟動消防功能。消防滅火系統裝置應符合消防有關規定。消防設施配置的規格、數量、類型、位置、維修保養符合要求。

　　10.檔案庫房應安裝視頻監控系統。檔案庫房四周、大門、庫房內、過道等關鍵部位應安裝監控探頭，避免出現監控盲區和死角。重要區域或面積較大的區域使用多個探頭或使用帶有云臺的探頭。在夜間不具備燈光照明的區域，應使用帶紅外的探頭。有異常情況，探頭能夠自動校對、自動捕捉，具備發現非法侵入即刻報警功能。已錄制的監控視頻應具備查詢復核回放功能。視頻圖像畫面清晰，視頻圖像資料保存期不少于3個月。

　　11.檔案庫房應安裝溫濕度調控設備，并建立溫濕度自動檢測控制系統，定時測量。要求庫內溫度控制在14℃-24℃、相對濕度控制在45%-60%范圍內，溫度每晝夜波動幅度不超過±2℃，濕度每晝夜波動幅度不超過±5%，特殊載體庫房應按有關規定控制溫濕度。溫濕度調控設備應具備實時記錄以及統計等功能。溫濕度信息資料保存不少于3年，每年要對獲得的數據進行匯總分析。

　　12.檔案庫房變配電設施、供電線路符合規范要求，庫房照明燈具符合要求，電器設備操作安全規范。庫區內電梯運行安全，按規定定期做好安檢維保，并做好記錄。

　　13.庫房給排水管網設計施工符合規范，管道暢通，無銹蝕、滲漏現象。每月檢修1次并做好檢修記錄。

　　14.密閉的檔案庫房應安裝有通風設施。通風設施應根據檔案庫房內外溫濕度情況適時開啟，并做好通風設施使用記錄。

　　15.檔案庫房內檔案柜、架排列整齊有序，應避免陽光直射，便于通風，便于檔案的搬運和取放。

　　16.每月1次對庫房的防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等設施進行檢查，做好記錄，發現問題及時處理。

　　四、實體管理

　　17.嚴格執行檔案出入庫登記制度，建立健全登記手續和登記臺賬。接收入庫檔案須按檔案移交批次填寫《檔案交接文據》，并附檔案移交目錄。履行檔案接收入庫手續過程中形成的材料，入全宗卷歸檔。

　　18.對首次入庫檔案應采用真空充氮，低溫冷凍，臭氧消毒等措施進行除塵、消毒、殺蟲、滅菌等處理。

　　19.檔案出入庫必須嚴格執行檔案清點制度，確保檔案實體數量、內容與記錄相符。紙質檔案以案卷或單份文件為清點單位，照片檔案以冊或張為清點單位，特種載體檔案以件、塊、盤、張為清點單位。錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤在清點數量的同時，必須通過相關設備的檢測，確保文件的可讀性。在檔案利用、檔案修裱、檔案數字化等工作中，檔案每一次出庫入庫，都應嚴格清點、檢查，辦理登記手續。檔案利用完畢歸還時，檔案利用接待人員應認真核對歸還的檔案。每次檢查情況在利用登記上要有記錄。對于次日須重復利用的檔案，可暫存保密柜，次日提取。

　　20.庫內檔案應納入全宗管理，檔案管理、分類、變動、利用、病檔檢查和修復等臺賬齊全。庫房內檔案要整理規范，依照檔號分類有序排列存放。檔案庫房設置檔案存放位置索引，檔案密集架、柜應有統一的反映存放檔案內容的標識標牌，且指向明確。

　　21.對館藏檔案每五年進行一次安全狀況普查，每年進行一次抽查，每三年對館藏所有全宗完成一輪檢查。安全狀況普查內容包括：庫房安全設施情況、檔案數量、檔案缺失情況、檔案變動情況、案卷質量、檔案病變及修復情況、檔案進出登記、監控記錄、溫濕度記錄、常規檢查記錄等。檢查記錄完整齊備。

　　22.特種載體檔案實行專庫管理，并配有防磁柜、底圖柜等專用檔案裝具。對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，如發現問題應及時采取恢復措施。對磁性載體上的歸檔電子文件，應每4年轉存一次。

　　原載體同時保留時間不少于4年。錄音帶、錄像帶每3-5年進行一次倒帶，并完成數字化復制。每隔兩年對底片、照片進行一次抽樣檢查，不超過五年進行一次全面檢查，若溫、濕度出現嚴重波動，應縮短檢查的間隔期。

　　23.符合條件的已經完成數字化加工的檔案，原件原則上不對外提供利用。

　　五、庫房管理

　　24.庫房管理人員要有嚴格的安全、保密意識，離開庫房要及時關門上鎖，每日下班前要進行安全檢查、切斷照明電源、關好門窗。不得讓未經允許的其他人員進入庫房。

　　庫房管理人員工作崗位調整時，須做好分管范圍內檔案管理情況的介紹和相關檔案目錄的移交，以及對重點檔案的清點，嚴格辦理交接手續。特藏室鑰匙由庫房管理人員負責保管，做到專人管理、雙人雙鎖。

　　25.保持庫房、檔案裝具的清潔衛生，整齊美觀。庫內不得存放同檔案及其保護設備無關的物品。嚴禁存放易燃、易爆、易霉變的物品。

　　26.建立檔案安全檢查制度，定期進行庫房常規巡檢，檢查檔案保管狀況、檔案保護設施設備的完好狀況。在節假日和臺風、暴雨、冰凍等災害性天氣前，應對庫房進行專項安全檢查，做好防范工作。發現檔案安全隱患，須及時整改。做好檔案安全檢查記錄和整改工作記錄，相關材料歸檔。

　　27.建立檔案安全管理臺賬，內容包括：1.《檔案目錄》；2.《檔案出入庫登記》；3.《設施設備目錄》；4.《設施設備使用情況記錄》；5.《庫房溫度濕度記錄》；6.《檔案安全檢查記錄》；7.《風險點消除情況記錄》；8.其它。

　　28.本規程適用于浙江各級各類檔案館庫房安全管理。檔案室庫房安全管理參照本規程執行。檔案信息安全的有關規定另行制定。

　　檔案管理正朝著進一步制度化、規范化的方向邁進，檔案資料真實地記錄和見證著企業發展壯大的不平凡歷程。在以后的工作中，認真做好基礎工作的同時，檔案室會更加注重檔案管理的制度化、借閱手續的規范化，不斷發掘檔案管理的價值，探索檔案管理的新思維，確保檔案完整、安全、有效地利用，推動檔案管理更好地服務于公司的發展壯大。