人事檔案電子化管理（檔案電子化系統）

　　人事檔案電子化管理應當符合的要求包括電子檔案的材料必須完整，所以資料掃描也要清晰。還有就是檔案的掃描件一定要在確認無誤的情況下再設置電子檔案。因為電子檔案只有在審核沒有問題以后才可以建立，當符合上述要求后才可以建立電子檔案。

　　檔案電子化是按照國家相關技術標準，利用掃描等技術手段將紙質檔案轉化形成為數字圖像和數字文本。那么人事檔案電子化的過程包含哪些具體的工作流程呢？

　　一、檔案出庫。需要對每一本檔案材料做出庫登記、入庫盤點、雙方核對、驗收移交。

　　二、整理編碼、核對。對接收的每本檔案材料進行核查與整理，比如拆除材料紙頁上舊的裝訂、對存在破損或未達掃描標準的材料進行技術修復，編制材料的類號和頁號，整理編碼完成后仔細核查準確，防止漏編錯編。

　　三、電子目錄的錄入、校對、調整。將每一份檔案紙質材料編制對應的電子目錄，對完成的目錄進行校對，確保轉確率、避免出現錯別字等，還要核查檔案材料的形成日期、材料具體頁數是否有誤。

　　四、檔案文件掃描。要將全部檔案材料逐件按照順序掃描，形成檔案材料電子檔原始圖像。

　　五、原始圖像制作、數據初審、高清圖像刻作。對原始掃描圖像進行修整，比如在不影響材料內容的前提下對紙張的破損、遺留的裝訂痕跡進行修理；修整后要對電子數據進行核查核對，并作圖像高清刻作。

　　六、重新裝訂并檢查。要保證紙質文件順序與電子檔文件順序完全一致，打印并加裝新的檔案材料目錄、隔頁紙和檔案正文內容，檢查類頁號是否填寫缺漏、文件是否有錯裝、漏裝，核查無誤后將紙質檔案封盒。

　　七、數據總審入庫。對電子檔數據進行檢查復核，確定各方面細節無誤、數據內容符合標準規則后，將電子檔數據刻作入庫，將檔案紙質材料與電子檔數據庫移交。

　　檔案電子化系統

　　前不久，國家檔案局印發了《電子檔案管理系統基本功能規定》（以下簡稱《功能規定》），并于公布之日起正式實施。2001年6月5日國家檔案局公布的《檔案管理軟件功能要求暫行規定》同時廢止。

　　當前，各行各業辦公自動化系統的廣泛應用產生了大量的電子文件。這些電子文件歸檔形成的電子檔案都會移交到檔案部門進行管理和長期保存，并提供利用。而此項業務工作的開展，注定離不開檔案電子化系統。

　　2001年6月，國家檔案局印發了《檔案管理軟件功能要求暫行規定》，但伴隨信息技術的發展與新業態的不斷產生，該規定已經無法適用于今后電子檔案管理系統的開發和應用，迫切需要新的規范出臺。

　　2016年底，國家檔案局技術部牽頭啟動了《功能規定》文稿的起草工作，先后組織了10余次研討會，邀請了國家檔案局相關部門、北京市檔案局、天津市檔案局、清華大學、人民大學和部分技術企業的專家，對文稿的體例、框架、文字以及內容等進行了全面討論。經反復論證和廣泛征求意見，最終形成了正式公布的《功能規定》。

　　《功能規定》秉承開放、適用原則，要求系統具有開放和可擴展的體系架構，滿足各級各類檔案館基礎業務應用和未來發展的需求。《功能規定》的框架結構設計以國家各級各類檔案館開展電子檔案管理職能為基準，以電子檔案管理業務的工作流程為主線，包含了總則、系統總體要求、檔案接收、檔案整理、檔案保存、檔案利用、檔案鑒定與處置、檔案統計、系統管理和附則共10章內容。

　　《功能規定》中的條款內容突出了基本業務特點，規定了檔案電子化系統應滿足電子檔案移交接收、長期保存、共享利用和安全可靠等業務需求的基本功能，能有效促進各級各類檔案館開發和應用電子檔案管理系統的規范化建設。

　　《功能規定》中的每一項要求，都是電子檔案管理系統應具備的必要功能。技術公司必須遵循《功能規定》的各項要求來開發此類系統。《功能規定》的出臺，有利于電子檔案管理系統實現科學化、規范化建設，有利于實現電子檔案更好地共享及利用，使檔案業務人員可以利用電子檔案管理系統實現對電子檔案的科學、高效和安全管理。