檔案管理系統化（檔案管理系統操作流程）

　　隨著信息技術的飛速發展，檔案管理系統化、數字化引發的新浪潮正席卷而來，不斷顛覆、重構我們的生產和生活。而檔案管理也正面臨著從傳統管理向科學化、信息化的管理模式轉變，檔案的數字化、信息化成為數字化浪潮中不可或缺的一環。我國檔案法明確提到各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發展規劃。

　　在檔案的收、管、存、用四階段，其終極目的是為了高效利用，而傳統的檔案利用模式基本處于“你來我查，你問我答，重藏輕用”的局面。在數字化浪潮及政策支持下，中博奧檔案管理系統應運而生，基于前沿的NLP、OCR、搜索推薦、知識圖譜等技術，使得檔案管理更加方便、快捷、高效。

　　檔案管理現狀：知識化利用能力不足

　　根據艾略特提出的DIKW模型，知識化利用是對有邏輯解釋的數據進行加工，實現真正的知識化利用離不開4個關鍵詞：有用、體系化、結構化、聯結。

　　DIKW模型圖解

　　傳統檔案的檢索方式是：檔案人員從一本本目錄中，找出檔案所在位置，然后根據這個位置到檔案室里找出相應檔案，整個過程相當費時、費力，且這些紙質的實體檔案沒有結構化、體系化進行聯結，不能形成信息網絡，如果沒有明確的查找目標，想要查閱相關檔案幾乎是不可能的。這對于檔案管理、統計、對外交流產生了很大不便，大大降低了企業的工作效率。

　　智能檔案管理深度挖掘檔案價值，沉淀企業知識

　　中博奧檔案管理系統內嵌智能搜索、智能推薦、知識圖譜、文檔智能處理等能力，讓用戶快速發現、學習、利用知識。

　　檔案智能搜索：

　　業界強大搜索能力，全面囊括標準搜索組件

　　深度結合檔案業務，可針對專業檔案靈活配置元數據搜索條件

　　支持從案卷名稱、立卷日期等12種維度迅速定位，外化檔案利用能力，檔案一觸即達

　　檔案智能搜索助力檔案搜的快、搜的準

　　檔案智能推薦：

　　內置豐富“推薦”組件，輔助檔案高效利用，喚醒沉睡檔案。例如：在進行年終評定時，領導查看了候選人張三當年的年度工作總結，可能還想查看他的季度工作總結以及月度績效完成情況等

　　基于百種算法模型，預置多種規則，支持相關文檔、熱門借閱文檔及推薦借閱等多種類型推薦，實現推你所想，大幅提升工作效率

　　檔案智能推薦實現推你所想，提高人效

　　檔案知識圖譜：

　　深耕多年圖譜能力打造檔案專屬知識圖譜

　　全面整合關聯現有檔案，形成網絡化、信息化結構

　　可快速追蹤相關檔案，實現檔案關聯探索、檔案溯源

　　打破傳統的制度檔案應用局限，徹底解決檔案信息分散掣肘

　　檔案知識圖譜整合關聯現有檔案，實現信息化要求

　　智能檔案已成為未來的發展方向，中博奧檔案管理系統集深耕多年的搜索、推薦、圖譜能力于一體，全方位立體化滿足企業檔案收、管、存、用全生命周期難題，已成為該賽道中的強勢黑馬。

　　目前，中博奧檔案管理系統已廣泛應用于政務政企、銀行、廣電等行業。在某大型央企項目中，中博奧檔案管理系統對接檔案數據300w+,案卷數據25w+,利用NLP服務提取標簽1Ow+，協助企業建設完成了一整套涵蓋收、管、存、用全流程的電子檔案管理系統，為業務人員展開后續工作進行有力支持。

　　在服務客戶過程中，中博奧檔案團隊將根據業務方需求持續深度優化檔案利用效果，幫助客戶實現目標需求，從測試、優化到維護，提供全方位服務，助力企業實施精細化檔案管理，持續提升用戶體驗。

　　檔案系統化整理制度

　　1、檔案整理的原則。按照文件形成的特點和規律，保持文件之間的歷史聯系，區分保存價值，能夠反映歷史真實面貌，便于保管和利用。

　　2、檔案整理的范圍。一是本單位現有檔案案卷質量達不到要求的；二是在檔案鑒定中因檔案價值改變保管期限需調整的；三是由于某種原因出現了零散材料。

　　3、檔案整理的依據。檔案整理要執行國家和天津市有關檔案業務建設和案卷質量的規定，使整理后的檔案達到規范化、標準化要求、保持較高的案卷質量。

　　檔案管理系統操作流程

　　中博奧檔案管理系統擁有系統首頁、辦公桌面、文件收集中心、預歸檔中心、檔案管理中心、檔案利用中心、安全控制中心、檔案管理等8大功能模塊、50+子功能，實現檔案收集、整理、歸檔、移交、統計和利用等全方位功能覆蓋、全流程在線審批，提供涵蓋檔案管理的全生命周期管理解決方案，破局傳統的檔案管理模式下檔案“收、管、存、用”標準不規范、整體效率低、審批流程亂、信息查詢難。

　　檔案管理系統操作流程及特色

　　一、全流程在線審批，加強規范管理

　　系統通過自定義表單及工作流引擎構建流程，實現檔案管理與流程的集成與貫通，消除業務流程的斷點現象，打通跨部門銜接，確保每次審批都能規范、高效地完成。

　　根據預設的流程，跨層級、跨部門、跨門類的檔案業務會自動銜接、自動推進，自動記錄所有的執行動作，為全流程提供應用服務，實現全過程的閉環管理，使業務流程得到持續優化。

　　比如，檔案利用中心以“網購式服務”創新體驗。用戶將電子檔案或實體檔案的借閱申請加入“借閱車”后，工作流會自動完成審批，賦能用戶高效在線查檔用檔。

　　二、管理要素融合，打破“管理體系孤島”

　　系統采用B/S結構和分級授權管理，滿足不同地域檔案的集中式或分布式規范化管理。通過總部集中的數據目錄，可對全公司范圍內的檔案數據進行維護，確保檔案數據的安全。

　　系統基于不同組織按照不同標準執行的準則，將審批流程與崗位、風險等管理要素進行融合。比如，通過流程關聯崗位，可清楚了解相關崗位參與流程的情況；通過對數字檔案信息的采集、加工、存儲、管理等各流程節點關聯風險控制，可為數字檔案資源的安全處理、傳輸和存儲提供保障。

　　三、開放集成，滿足個性化需求

　　系統預留擴展集成接口，可與OA辦公系統以及ERP、CRM等業務系統無縫對接，實現采集數據的統一管理，形成更加完善的現代化檔案管理體系。此外，系統還能根據用戶的業務需求，靈活配置功能模塊，建立個性化的數字檔案管理系統。

　　系統功能

　　系統首頁：用戶合法性認證

　　采用“用戶名+口令”的方式進行用戶合法性校驗，可與用戶統一認證系統做集成，支持門戶系統集成，還能按需自定義首頁LOGO及背景圖片信息。

　　辦公桌面：界面簡潔易操作

　　個人工作桌面囊括待辦事項、經辦事項、我的借閱、檔案籃等功能，分門別類羅列菜單欄、文件展示及辦理區域。

　　文件收集中心：多渠道信息采集

　　對接OA、ERP、CRM等系統，自動收集文件數據；支持離線操作，快速收集文書材料、錄入不歸檔文件，自動檢查檔案的數量、質量、完整性及規范性，方便用戶對文件進行統一管理；可單獨瀏覽所有不歸檔文件，對數據進行文件歸卷、文件歸檔操作。

　　預歸檔中心：操作高效智能化

　　自動智能化設計，操作簡易便捷，提供自動排序、組卷、編號、裝盒等功能，實現高效率歸檔，減少手工歸檔可能出現的數據錯漏或遺失，減輕檔案管理人員的工作量。

　　檔案管理中心：管理能力全覆蓋

　　輕松點擊就可完成檔案的歸類與排序、鑒定、銷毀、報表打印、數據統計、年報、編研、劃控、資料管理與庫房管理，無需費時費力去查詢、學習檔案整理的相關規定與標準，把用戶從繁重的體力勞動中釋放出來。

　　檔案利用中心：數字資源高度共享

　　提供檔案檢索、查借閱管理、電子檔案借閱、實體檔案借閱服務，實現隨時隨地隨需查詢、利用檔案，提高檔案利用率。

　　安全控制中心：采用銀行級數據安全策略

　　基于“三員分立”的安全控制模式，對功能及數據進行授權，防止信息丟失、泄露或被盜；自動記錄用戶瀏覽、存儲、傳輸電子檔案的行為，并進行審計追蹤，實現可查可控可管。

　　檔案管理：檔案業務一體化

　　提供立檔單位管理、全宗管理、檔案庫管理、數據回收站、項目管理、數據備份等功能，全面細致地記錄所有數據，建立健全的安全保障機制。

　　技術亮點

　　四性校驗：對準確性、完整性、安全性、可用性進行自動監控與檢查，確保電子檔案長期可用。

　　打印控制：實現對電子文件的下載保存、打印輸出、輸出內容控制等方面的利用控制。

　　數字水印：采用動態數字水印，保證利用文件的唯一身份證，防止非授權文件擴散。

　　文件加密：支持上傳加密、服務器批量加密；加密文件只能通過平臺瀏覽器打開，脫離系統則無法正常瀏覽、利用。

　　文件備份：提供在線數據備份服務。支持異地、異質備份，電子文件數據封裝導出，以及結構化非結構化數據同步、異步備份。

　　部署方式：全面支持各類云環境部署與集中式或分布式部署，滿足不同客戶的業務需求。

　　國產化：信創體系國產自主開發的一體化檔案管理平臺，自主可控、安全可靠。

　　實施價值

　　（1）確保數字檔案永久存儲與安全保管。

　　（2）提高檔案管理工作效率和現代化水平。

　　（3）促進公共檔案服務能力拓展，實現檔案信息資源共享。

　　（4）促進國家信息資源總量增加、質量提高和結構優化。

　　檔案管理數字化是發展的必然趨勢。中博奧檔案管理系統通過對檔案進行安全、規范的收集、管理、存儲和利用，助力組織大幅提升檔案管理效率與綜合服務能力，讓檔案管理更高效、更智慧。