電子檔案管理系統建設方案

　　電子檔案管理系統，是檔案工作中的一個新課題，是檔案工作開發和利用的新契機。電子檔案管理系統的不斷完善，電子檔案管理系統建設方案的不斷創新，電子檔案管理系統必將備受重視，電子檔案管理的步伐必將越來越快、覆蓋面越來越廣，為自身發展和社會進步做出更大的貢獻。

　　電子檔案管理的運用在現代化管理中不僅減輕了勞動強度，而且極大地提高了工作效率，隨著“以信息化培育新動能，用新動能推動新發展，以新發展創造新輝煌”的現代化進程的不斷推進。

　　干部人事檔案工作是組織人事部門工作中的重要組成部分，是做好干部管理工作的基本前提。隨著各行業計算機現代化管理水平的不斷提高，傳統的干部檔案工作管理模式逐漸顯露出一定的弊端，工作效率不高，原件易損等。

　　傳統的管理模式已經不能完全適應經濟社會發展以及干部隊伍發展的需要，迫切需要運用現代化的計算機手段實現安全、準確、快捷、高效的管理模式，干部檔案的電子化管理也是信息化社會發展的必然趨勢，是提高管理水平、工作效率、服務質量的必然要求，是發揮干部檔案作用、深化檔案管理職能的必然選擇。

　　能夠促進干部檔案管理工作的科學化，推進干部檔案管理部門工作的信息化，提高工作效率，健全管理體制，加快信息化建設的步伐。

　　一、電子檔案管理系統建設

　　電子檔案管理系統包括硬件和軟件兩個方面：

　　1.硬件系統的組成

　　一、服務器標準2U機架式高性能服務器。

　　處理器：1顆六核Intel Xeon E5-2620v3；芯片組：英特爾Intel C600，內置UEFI固件；內存：配置32GB，DDR4內存，≥24個內存插槽，最大支持內存容量≥1536GB；硬盤：配置3塊1TSATA硬盤，支持SSD硬盤；RAID：獨立8通道高性能SAS，RAID卡，支持RAID0/1/5/6/10/50/60等RAID級別；網絡：標配2個千兆網口，最多可集成高性能四個千兆網口，可選增加2個萬兆網口且不占用PCI-E插槽，支持網絡喚醒、網絡冗余、負載均衡等高級網絡特性。

　　二、高速掃描儀

　　饋紙式A4雙面高速掃描儀。參數要求：光學分辨率300dpi/600dpi；掃描速度：單面：65ppm（縱向），80ppm（橫向）

　　/雙面：130ipm（縱向），160ipm（橫向）。

　　三、平板掃描儀

　　零邊距，A3幅面，支持jpg、多頁tiff、多頁pdf格式。

　　四、備份設備

　　大容量移動硬盤（4T）。

　　五、打印機

　　用于檔案或文件等檔案及目錄的輸出。

　　六、刻錄機

　　用DVD盤備份數據。

　　七、臺式機或一體機一臺。

　　2.軟件系統的組成

　　一、數字化干部檔案管理系統網絡版

　　包括電子檔案采集子系統（標準檔案目錄轉換導入、管理、編輯、打印，檔案數字化掃描、圖像處理、數字化審核、檔案圖片加密、掛接等）；干部檔案日常業務管理子系統（檔案日常管理、分箱、檔案轉出轉入，散材料收集管理、鑒別、轉出轉入、銷毀、待處理、歸檔，檔案審核、日志管理、檔案查詢、統計，花名冊，用戶權限分配，檔案字典等）。

　　數字化檔案網上查閱子系統（基于B/S架構的查借閱系統，根據不同的分配權限進行電子檔案查閱，并記錄檔案被查閱的信息，便于日后查詢）；遠程查閱及遠程查閱安全認證系統（電子圖像數字安全認證、圖像文件加密、安全傳輸加密認證等）。

　　二、數字化干部檔案單機采集系統

　　包括標準檔案目錄轉換導入、管理、編輯、打印；檔案數字化掃描、圖像處理、數字化審核（圖片瀏覽）、檔案圖片加密、掛接、向上級組織部門數據報送等功能。

　　三、網絡拓撲結構

　　檔案管理系統支持集中式、分布式部署和存儲，集中或分級管理模式。對于網絡條件比較好的部門，推薦使用集中式部署模式，即采用總部集中建設模式，基于部門內部網絡，將檔案信息資源集中存放。

　　通過網絡實現下屬分支機構之間、總部與各下屬分機構之間的檔案信息共享、匯總、移交和傳遞。通過通用的Web查詢平臺和統一的權限管理，在任何分支機構都可以進行跨部門、跨單位、跨地域的檔案檢索、瀏覽和下載利用，形成總部和下屬分支機構之間的虛擬檔案信息中心。

　　二、電子檔案管理系統功能模塊介紹

　　電子檔案管理系統是對傳統干部檔案管理工作的一次創新，能夠實現對檔案及材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計、查閱等日常工作的數字化管理，并可通過局域網絡、組織系統專網實現干部檔案的網上瀏覽和遠程查借閱功能。

　　按照干部檔案業務工作流程，經過分管領導批準、檔案管理人員的授權，單位內部閱檔人員可以在各自辦公室的計算機上查閱干部檔案，外來查檔單位可以在閱檔室進行登記后，通過計算機查閱電子檔案，也可以通過網絡實現遠程閱檔。

　　系統全面運行后，可以大大提高日常工作效率，提升干部檔案工作服務的水平和質量，實現干部檔案由傳統管理向干部信息研究與利用的質的轉變。

　　1.系統總體規劃

　　“電子檔案管理系統”由信息采集部分、檔案管理部分、信息利用部分和安全控制部分。基礎數據的來源可從“組織干部管理系統”中得到或通過紙制檔案的錄入、檔案材料的掃描、檔案目錄數據的導入等多種途徑進行數據收集。

　　并可通過單位內部辦公平臺完成檔案信息的批量采集、協同處理，構建網絡信息采集協同處理平臺。檔案管理部分包括：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統維護功能。信息利用部分可完成檔案的統計、查詢、網上閱檔等功能。

　　2.數字化檔案采集系統

　　檔案從檔案實體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數、區分高掃材料、平掃材料，然后進行數據采集。掃描采集同時對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。

　　然后由專人再次對檔案原件及數據進行審核，確認無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數據進行歸檔。為檔案的利用提供準確可靠的數據信息。

　　（1）檔案目錄整理

　　根據檔案材料選擇人員，并導入人員的檔案目錄；同時拆分檔案，區別出高速掃描材料和平板掃描材料。檢查每份材料的頁數與目錄中的頁碼是否一致，如不一致則修改目錄的頁碼，同時標記出高掃材料。其主要功能包括：人員選擇、人員查詢、導入目錄、目錄編輯、打印目錄等。

　　（2）檔案數字化采集

　　對材料分別進行高速掃描和平板掃描，將掃描圖像添加到采集系統中，對圖像進行簡單的處理，如糾偏、裁剪、去污、圖片掛接等。為了方便用戶及時處理散材料，系統提供了零散材料管理模塊，零散材料處理由收集和材料整理兩部分組成，材料收集是根據紙質材料在系統中登記材料名稱，然后通過掃描儀等圖像處理設備材料電子化，對電子材料進行必要的處理后，完成掛接操作，然后再通過材料整理將材料進行歸檔。

　　（3）檔案材料審核

　　檔案審核主要是審核材料的準確性，對材料進行調整和編輯。確保掃描的檔案材料的正確性、清晰度，在數據采集過程中，各環節相互配合，協同操作，流水線方式完成信息的采集、審核過程。

　　（4）系統維護

　　主要是增加、刪除用戶、修改用戶口令、修改用戶角色，系統的日志管理，數據備份、數據恢復等功能。

　　3.電子檔案管理系統

　　電子檔案管理系統可以實現對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計、查閱等日常工作的數字化管理。系統由四大模塊組成：檔案業務管理、信息管理、系統維護、管理工具，其中檔案業務管理是數字化檔案管理系統的核心，其功能模塊包括：案卷管理、材料管理、檔案審核和任前審核。

　　（1）檔案案卷管理

　　案卷管理是檔案系統業務處理模塊，主要用于完成對整本檔案的管理工作，包括檔案的轉入、轉出、分箱、查閱、借閱等功能。檔案轉入是接收外來單位轉來的干部人事檔案。首先由送檔人將“檔案”及“轉遞登記表”送交接收單位。接收單位管檔人員收到檔案，對照“轉遞登記表”，核對干部人事檔案，審核通過后，在“轉遞登記表”回執上簽字蓋章，返回“回執單”，將檔案按程序入庫存放。

　　檔案轉出業務主要完成干部人事檔案轉出移交業務，系統對檔案轉出情況進行詳細登記。

　　檔案的利用，對于檔案的查閱、借閱，利用人填寫“查借閱檔案審批表”內容，經審批后，方可進行檔案的查借閱。借閱人員，需在借閱的20日之內歸還檔案，到期未歸還系統自動提醒。

　　檔案的查詢、統計是對檔案利用的兩種方式。檔案查詢主要包括對干部人事檔案狀態的查詢，包含對在庫狀態查詢、接收未入庫狀態查詢、檔案分箱位置查詢；按單位進行分類查詢；對每個人檔案材料情況查詢；其它情況查詢。

　　檔案統計主要包括干部人事檔案量的統計；干部人事檔案工作情況的統計；包括干部人事檔案材料收集、鑒別、歸檔、轉出等情況的統計；整理工作情況的統計；干部人事檔案提供利用情況的統計；干部人事檔案管理隊伍狀況的統計；其它情況統計。根據日常業務的需要，靈活建立統計方案，完成統計工作。

　　（2）檔案材料管理

　　檔案材料管理主要完成對檔案目錄的編輯，材料的轉入、轉出以及紙質材料數字化等操作。檔案材料的收集、鑒別、歸檔和材料整理是檔案管理工作中的重要內容。材料接收后鑒別檔案材料，檔案核對后區分可以入檔和不可入檔材料。可以入檔材料進行歸檔操作后，將材料歸入檔案，系統自動調整檔案目錄。不可以入檔材料，轉入“待處理”材料。

　　（3）檔案審核

　　檔案審核業務模塊主要完成三項功能：任前審核、檔案審核、統計功能。任前審核是對擬任用人員情況的審核，可生成相關的擬任用表格，如果審核人員已被任用，系統將會在信息數據庫中增添此人員；檔案審核是對當前所管檔案材料完整性，手續完備性情況的審核，系統可生成相應的登記表格。

　　統計功能完成審核中各項情況的統計包括檔案審核數量情況統計、檔案變化數量情況統計、檔案材料變化情況統計、缺少材料統計、提拔情況統計、未提拔情況統計等。

　　4.檔案網上閱檔系統

　　通過網上審批授權檔案查閱申請，實現在網上對檔案的查閱功能以系統專用資源網為網絡基礎，采用B/S（瀏覽器/服務器）模式架構，在系統內部實現了本地及遠程查檔、閱檔功能。系統在進行安全方面考慮：可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權。

　　閱檔過程進行詳細的日志記錄；信息采用加密信道傳輸等多種方式，使系統運行更加安全可靠。

　　5.備份系統

　　為保證系統數據安全，提供計劃備份和手動備份功能。備份的內容包括檔案管理數據和數字化材料數據。系統備份由管檔人員執行，可以定義一個星期備份一次或隨時手動備份。備份數據可采用移動硬盤、刻錄機等存儲保存。

　　6.系統還原

　　系統還原與系統備份相對應，當出現硬件損壞、感染病毒、誤操作等損壞數據情況時，可還原最近的備份文件來恢復檔案管理數據和數字化材料數據。

　　它結合先進的開發技術及設計思想，根據工作的實際需求，構建安全靈活的數字化檔案信息化建設管理平臺，并可完成對檔案的網上查詢，是檔案管理的新思路、是創新之處。近年來，干部選拔任用工作推行一系列重大改革舉措，干部考察的方式方法有了很大改進，但要全面地、歷史地考察和了解干部，查閱干部檔案始終是一條重要途徑。

　　電子檔案管理系統的開發應用是對檔案管理的新的有益嘗試。通過電子檔案管理系統的應用，在選拔任用干部工作中也將發揮重要的積極作用，將會使各級檔案管理部門的信息化水平得到進一步提高。