企業檔案電子化管理（檔案電子化管理系統軟件）

　　隨著全球電子化發展，檔案電子化管理以其獨有的便捷、高效和節約管理成本的優勢在全球范圍內迅速的興起和得到廣泛的推廣。而我企業檔案電子化管理工作開展的主要目的在于與辦公自動化更好的連接，對檔案的管理更加方便，其中包含了紙質檔案數字化后的管理，使得對企業的文件更加有效的查詢和搜索。

　　在國企檔案電子化管理的發展過程中，一些信息化的安全隱患也隨之而來，導致了國企運用的系統受到攻擊和破壞，不利于國企檔案管理的順利進行，對國家各級機密無法進行良好的保護，存在泄密的風險。

　　目前，國企檔案電子化管理工作主要分為歸納和整理兩個階段，合理的規劃有利于管理的良好實施，有利于國企檔案得到有效的保護；有效的管理使得檔案的安全性更高，國企的發展處于正常，確保各環節的準確性，達到良好的效果。

　　國企檔案電子化管理的現狀

　　基層檔案管理不完善。檔案的發展隨著國企的發展而不斷變化，若是沒有前人的資料作為參考，也就無法及時的對歷史進行研究，分析利弊。對于檔案的價值而言，上級檔案管理部門應當重視檔案管理工作。

　　但就目前國企的檔案電子化管理現狀而言，檔案管理工作者對其不夠重視，沒有相應完善的制度，管理工作者缺乏，設施不完善等情況一直存在。這是國企現階段存在的典型問題。一般情況下，基層工作應當按照相應的分類方式對企業的檔案進行合理的收集和整理。

　　但紙質的檔案往往會出現描述不同的現象的存在，在信息時代發展下，國企的檔案管理工作實現信息化是現代發展的必然趨勢。但管理者對信息化檔案管理不熟悉，缺乏相應的指導，導致檔案管理出現無序的現象，不利于文件查詢。人才隊伍有待加強。

　　人才在檔案管理工作的開展中占據著主導地位，其影響著檔案管理的正常進行，由此可見，人才是檔案管理工作的核心力量。在國企中，檔案管理方面的人才存在欠缺，檔案價值高，檔案管理工作往往被忽視，致使不是所有人都能認識到檔案管理工作的重要性。

　　有些人認為檔案管理部門就是個養老部門，對檔案工作的開展不重視，絕大多數年輕人對進入檔案部門工作的積極性不高，認為沒有前途，對自身的未來看不到希望。這實際上也是揭示了對檔案工作人員的不認可，因此導致了對檔案管理注入的新鮮血液不足。

　　盡管現有人員的學歷較高，但不代表其業務能力足夠強，導致了人才隊伍結構存在不合理的現象，導致檔案管理人才隊伍的建設方面有待加強。

　　國企檔案電子化管理的安全對策

　　完善管理制度，設置專門人員。國企在對檔案部門進行建設時，應當加強對對其制度的健全，隨著社會的發展，不斷完善檔案管理制度，并緊跟時代步伐，建立檔案電子化管理，充分考慮信息化中管理可能存在的問題，促進檔案更好的管理，使得檔案管理制度更加完善。

　　同時，檔案部門應當設置專門的檔案管理人員對國企的檔案進行電子化管理，對每類文件進行及時的整理、歸納，熟練的掌握信息化相關技術的操作，并對檔案的保存及維護進行重視，確保檔案的安全性，有利于檔案處于可控的范圍內，防止檔案被竊取。且檔案管理人員還應當對檔案進行定期的維護和檢查，確保檔案處于正常狀態。

　　設置“預整理模塊”，防止檔案丟失。如今，我國國企大部分檔案還未完全實現檔案電子化管理自動化。在實際工作開展過程中，經常會出現大量檔案無法及時保存的現象出現，造成了文件的損失，及電子文件的三十。

　　若是抱有電子化歸檔多少就存檔多少的心態，將會導致國企的檔案出現大批量的遺失和不足等，對今后電子檔案的借閱及整理存在不便現象，同時也為借閱者帶來了極大的不便，導致一系列不安全隱患的產生，對檔案電子化的后續工作的開展產生一系列的影響。因此，應當在正式對檔案進行管理時設置一個“預整理模塊”，有利于防止電子檔案的丟失，防止檔案散失。

　　定期對檔案進行抽查，防止改變。涉及檔案有關國家或國企規定的保密范圍的，應當加強對其的重視程度，不易大范圍的進行傳播，應當進行嚴格的安全控制。涉及檔案的密級電子化時，操作錯誤或篡改將會導致一系列安全問題的產生。

　　目前，國企檔案電子化管理相關系統的開發不夠完善，需要國企檔案管理人員對本企業的檔案進行定期的抽查，防止檔案出現變更或缺失，不利于國企的正常發展，不利于檔案電子化的進行。

　　因此，檔案管理者應當定期對企業的檔案進行及時的核對，避免不穩定因素的干擾，提高檔案的正確性，同時還要將人工與電子自動化有機的結合起來，提升檔案的安全性，并對檔案的防御系統進行不斷的更新、優化，增強檔案的防御能力，有利于檔案更好的保存，有利于為企業今后的發展提供可靠的數據化依據。

　　總而言之，國企檔案電子化管理在對文件進行傳輸、整理和儲存過程中具有較為重要的作用，同時其過程存在著內容丟失，信息被竊取或被病毒侵犯的風險，導致相關國企的私人信息受到損傷。

　　因此，應當對國企的檔案電子化管理進行嚴格管理，妥善處理存在的不安全隱患，完善檔案電子化體系，并及時的采取相關的防控措施，使得國企電子化檔案得到良好的維護，確保了檔案的安全性。國企檔案電子化歸納整理階段的安全得到良好的保障，有利于實現跨越式向前發展，為我國國企電子化檔案的安全奠定了堅實的基礎。

　　檔案電子化管理系統軟件

　　中博奧檔案電子化管理系統軟件（以下簡稱“中博奧檔案管理系統”）憑借在推動檔案電子化、無紙化落地的方面的卓越表現及其創新的軟硬一體化特性。

　　中博奧智慧檔案是公司基于在電子檔案領域多年的研究與實踐，遵循電子票證管理標準和規范，將電子檔案系統與智能設備相結合，推出的全新一體化解決方案。

　　通過構建貫通企業產業鏈上下游內外部數據互通的協同體系，融合ＲＰＡ、ＯＣＲ、區塊鏈、物聯網、ＡＩ等多種新技術能力，建立企業統一的電子檔案管理系統和檔案信息資源共享平臺，實現了電子文件采集、歸檔和電子檔案管理“三位一體”的全生命周期管理。

　　同時，基于沉淀的海量數據資產及完整的業務關聯，構建起電子信息流網狀、立體化的知識圖譜，保持檔案的原貌與全貌，支撐檔案數據資產洞察利用。

　　中博奧智慧檔案創新點

　　檔案采集：自動智能采集，全面無紙化

　　建立銀企、稅企、政企、企企互聯通道，實現外部電子文件在線全量采集，并建立與企業內部財務業務數據的關聯，助力財務業務的全程無紙化、自動化、智能化；強化企業內部前端業務載體數據在線與貫通，推動前端業務活動全流程電子化（數字化），構建以信息互聯為主，離線采集為輔的電子文件全面采集體系，形成全量電子檔案票據池。

　　檔案歸檔：電子和實物檔案分冊歸檔，一體化管理

　　建設電子檔案資源、業務、管控和共享的一體化平臺，將業務處理過程中產生的電子檔案進行前置采集，以原始單據影像化、系統單據版式化、檔案電子化為目標，對業務信息系統中的重要數據進行歸檔固化、關聯整理和長久保存。

　　實物檔案通過采用成熟的二維碼和ＲＦＩＤ技術，實現粘貼單二維碼與檔案盒ＲＦＩＤ的綁定，并同步至電子檔案系統，通過電子檔案系統存儲的記賬憑證與粘貼單二維碼和記錄、更新的ＲＦＩＤ信息，實現紙質實物檔案的裝盒、上架、借閱等管理。

　　檔案保管：實物檔案無序存放，電子存檔長期保存

　　根據檔案分類方案進行檔案的分類整理，對文件進行真實性、完整性、可用性、安全性的“四性”檢測，然后根據配置的業務流程完成檔案組卷、裝盒、上架等虛擬化庫房管理操作，線下利用ＲＦＩＤ射頻識別技術同步完成實物歸檔操作，保持線上線下狀態一致。

　　接著按照保管規則、備份方案進行電子檔案的備份管理、狀態監控。“四性”保障貫穿于數據形成、歸檔到保管的全部環節，以完善數據格式轉換、封裝等長期保存功能，確保長期可讀，實現公司總部、分子公司檔案工作的一體化管控。

　　檔案查閱：分級授權，多維度標簽追溯

　　建立一站式檔案利用服務平臺，提供包括普通檢索、智能檢索、個性推薦和知識服務在內的“一站式”數字檔案利用服務，通過人工智能技術賦予機器理解文檔的能力，自動從海量文檔中提取出結構化信息，生成檔案元數據，給歸檔文件自動打標簽，提供檔案管理的多維信息，滿足電子檔案智能保管、高效利用的場景需求。

　　檔案安全：新技術加持，高性能高可用

　　通過統一身份認證配合區塊鏈、數字簽名、數字水印、防讀寫等技術手段，從源頭確保了會計檔案的“安全性”“真實性”；電子歸檔文件按照原始文件格式和可視化的版式文件歸檔，以紙質、電子介質會計憑證的獨立編號，保障電子會計檔案的“可用性”“完整性”；通過二維碼、智能設備、物聯網技術等實現紙質實物檔案全過程管控，并與電子檔案數據互聯，實現實物檔案管理的智能化升級。

　　隨著各行各業數字化轉型的不斷深入，推動檔案數字化建設已是大勢所趨。目前，中博奧檔案軟件已成功打造了２０多個不同規模的智慧檔案項目，助力了浙江、甘肅等地多家單位成功通過增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點驗收，檔案管理相關的軟硬件產品已在北京、海南、廣東、新疆等全國多個省份的１０００多家單位成功應用。下一步，中博奧檔案軟件將繼續創新、深化、完善檔案產品，幫助企業加快推進檔案電子化、無紙化落地，推進綠色低碳發展。