電子檔案系統軟件（檔案電子化管理軟件）

　　電子檔案系統軟件，按照文件類型其實有功能細分，有單純的檔案管理系統，也有合同管理系統，也有知識管理系統，即使功能一樣，根據企業習慣也有不同叫法。

　　每個企業的檔案都有不同的規范方法，如果軟件能契合企業的做法，會讓檔案管理更加符合員工的習慣，實現管理的效率，也能更好地讓管理制度為企業帶來效益。

　　對于需要高度個性化的系統，推薦用云表企業軟件開發平臺，通過這個免代碼的開發工具，企業可以自行開發管理系統。

　　《電子檔案管理系統通用功能要求》（Ｇｅｎｅｒａｌｆｕｎｃｔｉｏｎａｌｒｅｑｕｉｒｅｍｅｎｔｓｆｏｒｅｌｅｃｔｒｏｎｉｃａｒｃｈｉｖｅｍａｎａｇｅｍｅｎｔｓｙｓｔｅｍ）由國家密碼管理局提出并歸口，由國家檔案局、清華大學、北京市檔案館、中國人民大學、等單位共同起草。

　　標準簡介：

　　本文件規定了電子檔案管理系統功能的總體要求，以及電子檔案的接收、整理、保存、利用、鑒定、統計、審計跟蹤和系統管理等關鍵業務環節和系統管理的通用性功能要求，包括電子檔案管理系統應具備的必選功能和可選功能，但不對實現系統功能的平臺和具體技術應用做出規定。文件適用于國家各級各類檔案館進行電子檔案管理系統的設計、開發、實施、使用和檢測。國家機關、企事業單位及其他社會組織的電子檔案管理系統建設可參照執行。

　　術語和定義：

　　電子檔案ｅｌｅｃｔｒｏｎｉｃａｒｃｈｉｖｅ

　　具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件及其相關信息的集合。

　　電子檔案管理系統

　　ｅｌｅｃｔｒｏｎｉｃａｒｃｈｉｖｅｍａｎａｇｅｍｅｎｔｓｙｓｔｅｍ

　　實現對電子檔案進行接收、管理、保存和利用的計算機管理信息系統。

　　總體功能要求：

　　系統結構開放性

　　功能擴展性

　　配置靈活性

　　安全可靠性

　　電子檔案分庫管理

　　多類電子檔案管理

　　實體檔案輔助管理

　　很多企業在選擇什么樣的檔案管理軟件時都不知所措，不知道如何選擇，才能選擇對自己有用的電子檔案系統軟件。從以下幾個方面來看，可以幫助企業選擇更適合自己的檔案管理軟件。

　　１．進行需求分析。在選擇檔案管理軟件之前，我們必須首先了解單位的實際情況和我們自己的工作需要。所以不妨先列出需求清單，例如管理哪些管理哪些文件，這些文件需要管理哪些字段，以及在管理中需要實現哪些功能，等等。如果你不知道這些，它們的選擇將是盲目和無效的。

　　２．這取決于檔案管理軟件的功能介紹，因為有些軟件不需要功能，但他們不需要很多，這樣的檔案管理軟件肯定不適合自己，當然，可以排除在外。

　　３．比較價格，注意合理的性價比。選擇檔案管理軟件的訣竅是比較價格，但比較價格并不是越便宜越好。當質量和服務得到保證時，我們應該追求低價。如果買它沒用，那就是浪費。

　　４．檔案管理軟件應該能夠免費提供試用。試用可以讓你發現你的計算機硬件是否支持軟件的運行，它的運行速度和穩定性也可以實際感受到，而不僅僅是在一些理論狀態下，這將對你最終決定是否購買起到非常重要的作用。

　　以上四個方面可以幫助企業選擇適合自己公司情況的檔案管理軟件。

　　檔案電子化管理軟件

　　檔案管理的智慧化，是基于企業數字化轉型、實現高質量發展的長遠考量。在數字中國發展戰略下，中博奧檔案電子化管理軟件充分運用新技術，推進無紙化辦公，貫徹“雙碳”政策，為企業可持續發展，加快經濟社會綠色轉型貢獻力量。

　　數字時代，以云計算、大數據、人工智能為代表的新技術高速發展，成為驅動企業高效管理和應用創新的新動力。中博奧軟件聚焦新技術應用創新，重塑檔案管理模式，推出全新的“智慧型”檔案管理解決方案，幫助企業檔案管理工作智能化升級，推進無紙化辦公，助力國家“雙碳”目標的落地。

　　中博奧“智慧檔案”是中博奧檔案電子化管理軟件基于在電子檔案多年的研究與實踐，深度融合區塊鏈、人工智能、大數據、邊緣計算、物聯網等新興技術，精研軟硬一體化整合應用，遵循電子票證管理標準和規范，將電子檔案系統與智能設備相結合，推出的全新一體化解決方案，滿足了企業對檔案的全生命周期流程的管理需求，為檔案管理工作進行全面賦能。

　　中博奧“智慧檔案”解決方案

　　具有以下三大亮點

　　亮點一

　　業務處理全流程無紙化

　　從源頭入手，將檔案管理活動向前延伸至檔案的形成階段，確保歸檔數據的真實、準確、完整，歸檔過程建立檔案數據間的有機聯系，構建多源異構數據的自動匯聚歸檔，實現線上數據的一體化管理，加速推進無紙化辦公。

　　亮點二

　　線下管理無人自動化

　　通過引入智能制造、物聯網、人工智能等技術，結合票據交收設備、裝盒設備、ＡＧＶ機器人、智能密集架、智能檔案盒等軟硬一體化的應用，實現實物檔案從交收、裝盒、歸檔全過程的無人自動化管理，并與線上電子檔案對接匹配，強化一體化管理。

　　亮點三

　　數字技術加持升級智慧化

　　通過統一身份認證配合區塊鏈、數字簽名、數字水印、ＰＤＦ固化等技術手段，全方位提升電子檔案安全，運用大數據、知識圖譜等技術，實現檔案數據自動聚類，可滿足不同業務場景的精準化數字檔案管理需求，基于ＯＣＲ＋ＮＬＰ等技術，構建一站式檔案利用服務平臺，促進檔案向知識服務的轉變，實現檔案管理的全面智慧升級。

　　中博奧“智慧檔案”囊括了檔案電子化管理軟件和智慧檔案館，能夠聯通實物檔案與電子檔案。其中，電子檔案管理系統貫穿電子文件的產生、關聯引用、電子歸檔的完整過程，根據國家電子歸檔相關的標準及要求，實現電子檔案歸集、檢索、借閱、鑒定、移交、盤點等管理。智慧檔案館，在電子檔案管理系統的基礎上，集結了智能報賬機、智能歸檔柜、智能檔案柜和ＡＧＶ機器人等多個智能硬件，為企業提供一站式檔案管理服務。