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如何整理人事檔案：整理方法第一種可以按照編號來整理，所有員工都編好號跟自己的花名冊對照起來，放的時候也按照順序放，找起來非常方便，第二種是按照部門，一個部門一個格子找起來也非常方便，第三個是按照入職時間，在檔案袋側面批注好，找起來也非常方便。
如何整理人事檔案
1.剔除不歸檔的文件材料
收集來的文件材料并不是每一份都需要歸檔,要糾正兩種錯誤認識,一是有文必檔,二是紅頭文件（上級來文）都要歸檔。需要認真學習《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（第8號國家檔案局令），按照文件材料的不歸檔范圍剔除不需要歸檔的文件材料。
機關文件材料歸檔范圍：
（1）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；
（2）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；
（3）本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；
（4）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料（行政執法、行政審批、產權關系、個人權益等方面的文件材料）。
以下幾種文件材料可以不歸檔：
（1）上級機關的文件材料中,普發性不需本機關辦理的文件材料；任免,獎懲非本機關工作人員的文件；供工作參考的抄件；征求意見未定稿的文件等。
（2）本機關文件材料中的重份文件；無查考利用價值的事務性,臨時性文件；未經領導審閱、簽發的未生效文件；一般性文件的歷次修改稿,各次校對稿；無特殊保存價值的信封；不需辦理的一般性人民來信,電話記錄；機關內部互相抄送的文件材料,不應履行公文的行文、介紹信等；本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料；為參考目的從各方面搜集的文件材料。
（3）同級機關和非隸屬機關的文件材料中,不需貫徹執行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料。
（4）下級機關的文件材料中,供參閱的簡報,情況反映,抄報或越級抄報的一般性的文件材料。
2.將不同“年度”文件材料分開存放
文書檔案是按年度進行整理的,如果單位的檔案好幾年未進行規范化整理,那么首先要將各年度的文件材料分開歸類,同一個年度的文件材料放在一起,整理的過程種注意以下幾點：
（1）一般以文件形成日期為準；
（2）計劃、總結、預決算、統計報表、表彰等統一以文件的簽發日期判定所屬年度；
（3）跨年度形成的會議材料歸閉幕年；
（4）幾份文件作為一件時,“件”的日期以排在前面的文件落款日期為準。
3.鑒定保管期限，按期限分開存放
（1）文書檔案分永久（Y）和定期（D）兩種。其中定期，分為30年（D30）和10年（D10）。
（2）應根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局8號令）的要求,結合各自的工作實際,制訂出一個科學、合理的符合本單位實際的歸檔范圍和保管期限表，報本級檔案行政部門審批，并以此為依據對歸檔文件劃定正確的保管期限。
4.排列歸檔文件的先后順序
（1）件內文件排序
歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉發文在前，被轉發文在后；原件在前，復制件在后；不同文字的文本，無特殊規定的，漢文文本在前，少數民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發文稿紙和定稿在后。
（2）歸檔文件的先后順序
①歸檔文件整理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系。
②歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按時間結合事由排列。
③同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。
④會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。
5.編寫頁碼
（1）紙質歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼。
（2）頁碼應逐頁編制，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
（3）文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。
6.加蓋歸檔章，填寫檔號項
歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章包括全宗號、年度、保管期限、件號、頁數、機構（問題），其中全宗號、年度、保管期限、件號、頁數為必填項。
7.裝訂、裝盒
歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂應盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應維持不變。
歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數較少的，使用直角裝訂或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。
將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。
人事檔案整理方法
人事檔案整理方法主要是通過一定的流程和標準，對于干部檔案進行科學的管理，從而方便利用。黨政機關干部調配處檔案室都制定了干部人事檔案整理工作流程和標準。
01、干部檔案的收集
為了規范干部檔案材料收集歸檔工作，中共中央組織部印發了《干部檔案材料收集歸檔規定》，指出干部檔案材料收集歸檔工作遵循真實、全面、及時、規范的原則，重點收集反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面的材料，并根據經濟社會發展和組織工作的需要，不斷充實完善干部檔案的內容。總體看來，干部檔案的收集工作主要包括兩部分內容，即干部檔案的接收和干部檔案的補充。
干部檔案的收集范圍需要對照關于《干部檔案分類》中提出的十大分類的具體內容，進行針對性的收集，例如，每年的年度考核，技術人員任職工作考核表；干部個人審計報告離任材料；在職干部參加各類成人大、中專等到院校學習培訓材料；
入團、入黨志愿書、申請書、轉正申請、考察表、黨員登記表；先進工作者、立功受勛、優秀黨務工作者審批（號報）表；凡晉升，調動工資變動審批表；干部提任，干部任免呈報表，考察材料及評聘專業技術職務（資格）材料；出國、出境審批表；更改學歷的要有干部學歷更改申報表，入學報考表，學習成績表、學生登記表、畢業生登記表、畢業鑒定表等相關學籍材料等。
干部檔案的收集主要通過如下兩條途徑實現：
一是接收。干部檔案的接收是指干部檔案管理部門按照干部檔案材料收集歸檔范圍和要求，在干部檔案制作之日起的一個月內將干部檔案從干部檔案形成部門轉入本部門歸檔的過程。
為了按時接受干部檔案，干部檔案管理部門應該建立聯系制度，及時掌握干部檔案材料的制作和形成信息，主動向干部檔案形成部門、干部本人和其他部門收集干部檔案。
為了及時掌握干部檔案材料的信息，檔案管理部門一個月至少與人事、辦公室等部門聯系一次，不適時機地向有關部門收集形成的干部、人事檔案材料。需要強調的是，每年形成的檔案材料以單位進行收集，各單位干部檔案材料收集、保管工作要由分管人事或檔案工作的專人負責，定期送交組織部、人事局檔案室。
各單位在收集人事檔案時，往往會零星收集。這時，需要填寫干部檔案收集登記表，一式兩份。一份反饋給人事檔案提供人，一份隨著人事檔案運轉。檔案的移交人和接收人需要簽字，并加蓋公章。干部檔案收集登記表見下表。
干部檔案收集登記表
《干部檔案材料轉遞通知單》或《干部檔案零散材料移交表》，辦理交接手續。干部檔案主管部門應與材料形成部門建立聯系制度，主動收集。
二是補充。干部檔案的補充是指干部檔案管理部門根據經濟社會發展和組織工作的需要，不斷充實、完善干部檔案內容的過程。各單位（省直、市地）可根據工作需要，有計劃布置填寫干部履歷表或補充表（但事先應經省委組織部同意），寫自傳，做鑒定等，充實干部檔案內容。
需要注意到，干部檔案是一個動態性事物，干部的職位變遷、機構的組織變革、國家政策的調整、社會經濟的發展等有可能產生新的干部檔案材料，這些材料都需要補充收入干部檔案中。此外，干部檔案中的有些材料是成套的，鑒定時若發現缺少材料應當進行登記并及時搜集補充。
為了及時收集干部檔案材料，各職能部門形成的檔案材料應送交檔案室歸檔的范圍、時間、要求，各職能部門應認真貫徹執行，形成干部、人事檔案材料的部門有責任按歸檔要求及時歸檔。
而干部檔案管理部門則需要主動“補位”，及時將形成干部、人事檔案材料的部門形成的干部檔案文件收集歸檔。
總之，干部檔案收集工作受國家有關法律、法規的保護和監督，干部檔案形成部門和干部檔案管理部門必須認真貫徹執行有關法律、法規和遵循有關組織人事等工作的政策、規定，認真完成干部檔案的收集工作。
02、干部檔案的鑒定
干部檔案的鑒定是指檔案管理部門對收集起來準備歸檔的干部檔案材料進行審查，甄別材料的真偽，判定材料的保存價值，確定其是否歸入干部檔案的一系列工作。根據《干部檔案工作條例》、《關于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規定》等有關文件，干部檔案鑒定工作應堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點，具體問題具體分析，從材料的形成背景出發，鑒別材料的內容、用途及其保存價值，確定其是否應該歸入干部檔案。具體工作包括：
①判別材料是否屬于干部檔案范圍。若發現有不屬于干部檔案內容的或重復多余的材料，應清理出來按規定處理：對其中有保存價值的文件、資料，可交文書檔案部門或轉有關部門保存；
對不屬于干部檔案內容卻比較重要的證件、文章等，組織不需要保存的就退還給本人；對無保存價值又不宜退回本人的，應按照相關手續予以銷毀。此外有些材料雖然屬于干部檔案，但是并不是本人的檔案材料，而是同名異人、張冠李戴，也應該剔除并找當事人補充相應檔案材料。
②加強對干部檔案的鑒定工作，尤其是鑒定檔案的真偽，判定材料的保存價值，確定是否歸入干部、人事檔案。鑒定過程中發現涉及干部政歷問題或其他重要問題，需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸檔。鑒定時，發現材料不完整，要及時登記并收集補充。
③核查材料是否齊全、完整。很多干部檔案是成套的，有一系列材料組成，如政審材料一般應具備審查結論、調查報告、上報批復、主要證明材料、本人的交待、復查結論等；處分材料一般應具備處分決定、調查報告、上級批復、個人檢討或對處分的意見等。
歸檔時干部檔案管理部門必須檢查這些材料是否齊全和完整，凡內容不清、來源和時間不明的材料，要查清注明后再歸檔，否則一律不能歸檔。另外，在時間上，干部檔案應該是當事人個人歷史和經歷的連續記錄和反映，不能中斷或者空缺。
④審查材料是否手續完備。干部檔案中的很多材料都需要蓋章或簽字才能生效，如有些證明需要組織蓋章；審查結論、處分決定、組織鑒定、民主評議和組織考核中形成的綜合材料應有本人的簽署意見或由組織注明經過本人見面；
任免呈報表須注明任免職務的批準機關、批注時間和文件號；出國、出境審批表，須注明出去的任務、目的及出去與返回的時間。收集這些材料時必須檢查其相關手續是否齊備，不符合要求的須補辦完手續后再歸檔。
中共中央組織部辦公廳《關于進一步開展干部檔案審核工作的通知》首條指出，“檢查驗收的內容是：檔案內容是否真實，有無涂改造假、裝錯材料的問題；檔案材料是否齊全，填寫是否規范；檔案整理是否符合要求。”這是對干部檔案整理的基本要求，從中可以看到，關于檔案真實性鑒定的重要程度。
03、干部檔案的整理
干部檔案整理是干部檔案管理部門對收集起來的所有干部檔案分類、排序、編目、技術加工和裝訂成卷的過程。針對干部檔案的特點嘗試新的方法，成為近年來為大家所關心的問題。例如，丁振宇在其主編的《檔案管理工作標準與檔案分類法操作指南》中特別介紹了“活頁裝訂法”、“信息登記法”、“盒式歸檔法”等干部檔案整理方法。
《干部檔案整理工作細則》規定，整理干部檔案須做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。以此為依據，可以將干部檔案整理工作分成以下幾個步驟：
①編制分類方案類目。目前，干部檔案管理的類別參照《干部檔案工作條例》執行。
②有序地編排材料。參考《干部檔案整理細則》，第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第十類材料按照材料的形成時間來排列，而第五類、第六類、第八類材料按材料內容的主次關系來排列，第九類材料可根據不同層次干部的檔案材料情況，采用按時間順序或按材料性質相對集中排序。
干部檔案目錄
③清晰地編制目錄。為了保存分類排序環節的成果和便于干部檔案的保管與利用，必須認真編寫干部檔案目錄，即按照類別和順序逐份逐項地填寫干部檔案目錄表，見上表。具體包括：填寫“材料順序號”，即排序時給每份材料的流水號，必須按照一定的規律編排，并為未來的干部檔案補充工作留余地；
填寫“材料名稱”，即材料的題目，如果原始材料沒有題目，應根據材料內容擬定一個標題，材料名稱不能過長，如果過長需要在不改變原意的情況下簡化。填寫“材料形成時間”，即材料落款時標明的最后時間，復制的材料需要采用原材料的形成時間；
填寫“材料責任者”，即干部檔案的具體形成部門，可以根據材料的落款單位填寫；填寫“材料份數”，以每份完整的材料為一份（包括附件、復印件、草稿、處理單等）；填寫“材料頁數”，即每份完整的材料實際包含的頁數，頁數的計算采用圖書編頁法，每面為一頁。
④裝訂入庫。裝訂入庫是干部檔案整理工作的最后一個環節，也是保管工作的開始。目前尚沒有關于干部檔案裝訂單位的法律規定，大多數單位采用傳統干部檔案管理工作中以卷為單位的裝訂方法，即每個干部的檔案材料為一卷。
未來確保裝訂工作的順利完成，裝訂前需要先檢查目錄與材料是否相符，一是材料是否齊全完整，二是順序是否正確；裝訂時應該首先將全卷材料排列整齊，然后按照標準的檔案裝訂方法打孔和包裝卷皮；裝訂后的干部檔案案卷應該目錄在卷首，卷面整潔、平坦。
以卷為單位的裝訂方法在實際工作中有很多弊端，如需要補充相關材料時，必須拆卷重新編目、排列和裝訂，這不僅增加了干部檔案管理部門的工作量，還不利于其他檔案材料的保護。
為此有學者提出了“活頁裝訂法”，即不再用線將屬于某個干部的所有人事檔案裝訂在一起，而是散排在檔案盒中，以便隨時增添新的材料。這是一個值得考慮的方法，但是需要完善相關制度和保管措施。
目前，每一本干部檔案都實行統一規格編號編目，統一標準裝訂成冊，統一規范檔案用盒，從而實現規范化管理。
整理干部檔案過程中，還需要建立一定的副本制度。例如，有些單位規定，5級以上干部建立檔案副本。
整理干部檔案過程中，需要注意檔案的完整性。一旦發現缺失，需要發送《檔案缺失資料補充通知單》，逐人編制《檔案缺失材料登記表》，并采取多種方法查找下落、查實依據，盡力補齊缺失的檔案。
04、干部檔案的保管
干部檔案整理完畢，即進入保管階段。簡單地講，干部檔案保管的目的是保證人事檔案的完整性和真實性，從而為干部考核工作提供佐證。
干部檔案保管的主要任務是兩個方面：一是實體檔案的安全，盡量維持在一個合理的環境中，延長檔案的壽命；二是必須保護干部檔案的信息安全，這是因為干部檔案涉及很多國家黨政機關領導人和干部的私人信息，一旦公開或泄露有可能對干部本人的生活產生影響或造成重大傷害，情況嚴重的還可能影響集體利益乃至國家利益。
為了完成上述兩個任務，就要求干部檔案保管必須具備如下兩個基本的保管條件：
（1）基本的保管措施
整理實現庫房、辦公室、閱檔室“三室分開”。同時，庫房需要達到防高溫高濕、防塵、防光、防盜、防火災等基本要求。這就要求，人事檔案庫建筑需要遵照《檔案館建筑設計規范》（JGJ25）的基本要求。在此過程中，需要做到：
①干部檔案存放過程中的保護。與各種檔案一樣，干部檔案大多數時間是存放在庫房內的，因此存放過程中的保護與維護是干部檔案保管工作的主要內容。存放過程中的保護包括保護干部檔案實體不受或少受損害和維護干部檔案的正確秩序兩個方面，具體包括以下內容：
做好防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜八項措施，將室內溫度控制在14℃～24℃、相對濕度保持45％～60％，照明設備和各種電器的選用應注意消除火災隱患，放置防霉、防蟲藥品并定期檢查，窗戶玻璃選用花紋或磨砂玻璃，定期通風和清掃擦拭；
以便于查找利用為目的，合理編排檔案庫房、檔案裝具以及裝具內檔案的順序，并充分考慮方便管理和充分利用庫房空間等因素，如不宜緊貼墻壁，與窗戶垂直等，檔案在裝具中最好采用豎放方式，以方便取放，并定期檢查盡量避免存放秩序上的錯亂現象；建立進出庫制度，定期檢查是否有潛在的隱患存在，并定期清點檔案數目和借閱登記簿，看是否有檔案借出未還或者為履行相關手續，予以及時糾正和處理。
②干部檔案使用過程中的保護。干部檔案不是永遠靜止地存放在裝具中的，而是處于一種動態的流轉過程中，人事部門或單位領導等都可能因工作需要而調閱干部檔案，因此干部檔案使用過程中的保護也是干部檔案保管的主要內容之一。
由于干部檔案的查閱利用是一個動態的復雜活動，其維護工作就相應比較麻煩，需要建立起一套檔案利用制度，如利用登記和交接制度，在干部檔案借出和歸還的時候登記和簽字，以確保責任到人；利用行為規范，對使用干部檔案的行為方式和注意事項等進行限制和規定；現場監督制度，安排專門的檔案工作人員對利用者進行實時監督，發現問題及時指出和糾正。
③干部檔案信息安全的保護。既要做好干部檔案的保密性，又要切實抓好網絡信息安全保密教育，增強干部檔案管理人員網絡信息安全。
（2）嚴密的保管制度
干部檔案包含很多黨政機關的重要領導、干部的背景、工作經歷、政治審查、重大處罰決定等個人隱私，如果不加限制地公開有可能對干部的個人生活、工作造成影響，問題嚴重的還可能損害集體利益乃至國家利益，因此在日常的保管工作中必須特別注意保密工作。
《干部檔案工作條例》指出“根據安全保密、便于查找的原則要求，對干部檔案應嚴密、科學地保管。”為貫徹落實《干部檔案工作條例》中規定的這種精神，干部檔案管理部門應制定一套詳細的保密方案和措施，合理處理干部檔案利用與保密之間的矛盾。
可以采取的措施有：合理劃分干部檔案的密級及其使用條件；建立規范的干部檔案借出與復制制度；制作《干部檔案查閱申請表》；明確規定查閱者的權利與義務等。例如，不少單位制定了《人事檔案保管保密制度》。
該制定規定，凡保管干部檔案的單位，都應以《干部檔案工作達標升級考核評分表》中所列內容為標準，盡力配齊人員和設備，管理好本單位的干部檔案；檔案部門應設閱檔室，實行監督閱檔的工作方法，防止失密泄密；在檔案室和閱檔室，嚴禁吸煙和放置易燃、易爆物品及易引鼠入室的食品等物。
檔案室周圍不允許存放易燃物，以確保絕對安全；干部檔案是重要機密，嚴禁任何人私自保存檔案材料；檔案室是機要重地，非管理人員及無關人員，一律不得進入檔案室。檔案工作人員調動時，必須辦好交接手續；干部檔案管理人員不準向無關人員談論有關干部檔案的內容，以防泄密。
工作中形成的各種草稿，廢紙等不得亂扔，一律按保密紙處理和銷毀；嚴禁用電話索取或提供有關干部檔案的內容和涉及干部的政治歷史問題或其他重要問題的材料。嚴禁任何人攜帶干部檔案材料進入公共場所和娛樂場所。這些規定，都是為了保證干部檔案安全而制定的保管措施。
05、干部檔案的利用
干部檔案的利用是指干部檔案管理部門根據查閱、借閱檔案的規定和利用單位工作的需要，提供干部檔案查閱、借閱，或出具相關證明材料等服務，是整個干部檔案管理工作的出發點和落腳點。利用工作包括很多內容：
①編制檢索工具。做好利用工作的前提是編制一套合理的檢索工具，即按照干部檔案的內容和形式特征，對每份干部檔案進行標引和著錄，然后將形成的一個個條目系統編排成各種檢索工具，并通過計算機進行檢索。
②創造利用條件。根據《中華人民共和國檔案法》、《機關檔案工作條例》有關規定，檔案保管部門應該為檔案利用創造條件，簡化利用手續，主動開展利用咨詢等活動。為此，干部檔案管理部門一方面要加強自身基礎設施建設和提高現代化管理水平，提供閱覽、借出、計算機檢索、數字咨詢、網上查檔等服務；
另一方面要全面實現干部檔案的數字化，建立干部檔案數據庫，并嵌入個黨政機關的局域網系統中，通過權限設置面向本機關所有成員開放利用。除此之外，還應該認真分析干部檔案利用者的新需求，及時調整服務策略，創造更好的利用條件。
③主動提供服務。干部檔案的利用者大多是單位領導和人事管理部門，干部檔案管理部門應該根據這些利用者的職能和工作需要主動提供檔案服務，如每年的干部考核時，干部檔案管理部門應該提早做好材料準備工作，以提高干部考核工作的質量和效率。
再如，干部招聘或大的人事調動時，相關部門同樣需要干部檔案部門的協助和支持，提供人事統計信息或人事檔案轉遞服務，人事統計信息有助于人事管理部門決策，人事檔案轉遞服務的效率則直接影響著干部的任職時間。
從利用者的角度考慮，則必須履行相關的利用手續，尤其是簽字、登記手續，并按照干部檔案利用的有關規定執行。
利用環節是干部檔案收集、鑒定、整理、保管的目的，其他環節都是為利用環節奠定基礎和創造條件的，各個環節間相輔相成，融會貫通。干部檔案管理部門應該樹立正確的管理理念，在統籌兼顧各個環節工作的基礎上，加強干部檔案的提供利用，掌握工作的主動權，得心應手地處理干部檔案管理中的問題，提高工作效率，真正為干部人事工作提供優質服務。
06、干部檔案的查閱
干部檔案管理的最終目的是為了提供利用。查閱人事檔案是基本的利用方式之一。例如，有的是因為考察、任免、聘任、調動、組織處理、審干、入學、入黨、入團、出國、參軍、職級待遇、治喪等需要查閱干部檔案的，有的是因為與他人案件有密切關系，而本人已經死亡或病重不能口述提供情況的，以及其他特殊原因，必須從其檔案中取得旁證材料。
可查閱其檔案中的有關材料，有的是因為編寫黨史、軍史、革命斗爭史、地方志等各種史志或撰寫人物傳記時，該干部已經死亡或因年邁喪失記憶，有病不能口述、書寫，可查閱其履歷或自傳材料，有的是因為政法部門等單位因偵查、審理和公證必須通過干部檔案，取得旁證材料的，可查閱有關材料……凡此種種，都需要查閱干部檔案。
為了保證干部檔案的安全，需要建立人事檔案查閱制度，從而對干部檔案的查閱進行有效管理。制定干部檔案查閱制度需要注意：
①需要查閱干部檔案的單位，應派黨員干部持單位介紹信和主要領導簽字并辦理審批手續后方可查閱。有的單位制定了《借閱干部檔案審批表》，必須填寫表后才能按照程序借閱檔案。
同時需要注意到，由于干部級別的差異。在查閱不同級別的干部檔案時，需要授權的單位和個人并不相同。以上海某高校為例，該高校比照干部制度規定：查閱局級以上干部的檔案，《查閱干部檔案審批表》應由校黨委負責人簽署意見和組織部蓋章，送市委組織部辦理查閱手續；
查閱本校處級干部的檔案，《查閱干部檔案審批表》須經本單位黨委（黨總支、直屬支部）主要負責人簽署意見，校黨委組織部負責人審核同意，并蓋章；查閱本校其他教職工檔案，《查閱干部檔案審批表》應由本單位黨委（黨總支、直屬支部）主要負責人簽署意見，并蓋上公章，經人事檔案室負責人同意方可查閱。
向外省、市、區查閱干部檔案，必須事先與對方相應一級的黨組織取得聯系，征得對方同意后，才能按規定手續開具《查閱干部檔案審批表》，前往查閱。
②查閱者應在本室內專人監督查閱，允許查閱的內容和范圍由本室人員確定。
③任何個人都不得查閱或本人或直系親屬的檔案。
④本室保管的檔案一律不外借，因工作需要要從檔案中取證時，需征得本室人員同意后方可復制。
⑤嚴格遵守保密制度和查閱規定，不得泄露檔案內容，違者視情節輕重予以批評教育直至紀律處分。
⑥要愛護檔案，嚴禁抽取、撤換、涂改、圈劃檔案材料。閱檔時禁止吸煙，以免損壞檔案材料。
⑦一般情況下，查閱檔案在閱覽室進行。由于特殊情況，需要借出檔案室閱檔時，則不僅需要借閱人在人事部門開具《查借閱人事檔案審批表》，注明借閱時間、借閱人姓名、檔案的具體內容（干部檔案要填寫個人的姓名），經人事檔案室負責人同意后，才能辦理外借登記手續。
原則上，借閱的檔案需要當天歸還，且不容許轉借。如果采用了人事檔案管理系統，則在系統中進行登記和注銷。同時，如果借出的檔案超過了一定的期限未歸還，則必須進行催還。
