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干部人事檔案整理要求：為了實現干部人事檔案整理工作的規范化,搞好檔案建設,便于檔案的保管和利用,中央組織部根據《干部檔案工作條例》及有關規定,專門制定了《干部檔案整理工作細則》。根據細則的要求,整理工作必須做到:認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理,使每卷檔案達到完整、真實、條理、精練、實用的要求。
一、干部人事檔案整理的概念、類型、方式
（一）什么是干部人事檔案的整理工作
干部人事檔案的整理，是指根據一定的原則和方法，將收集起來的檔案材料，以個人為單位，進行審核、分類、排序、編目、技術加工和裝訂等，使之成為系統化和條理化的專門案卷，并在此基礎上，不斷對檔案內容進行補充，是干部人事檔案立卷全部過程。
（二）干部人事檔案整理的類型
干部人事檔案整理的兩種常見類型：
一是對新建干部檔案的整理；
二是因補充歸檔材料而對原有的檔案進行局部整理。
（三）干部人事檔案整理工作方式
1、集中時間、集中人力、集中地點的整理。
2、日常工作中的整理。
二、干部人事檔案整理工作的作用和要求
（一）干部人事檔案整理工作的作用
1．使干部人事材料成為規范的干部人事檔案。
2．有利于干部人事檔案的保管和保護。
3．方便干部人事檔案的利用。
（二）干部人事檔案整理工作的要求
中央組織部過去下發的《干部人事檔案整理工作細則》進行了修訂。中央組織部對新制定的《干部檔案整理工作細則》修訂思路是：既不能“欠”整理也不“過”整理，要做到嚴格審核、準確分類、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊。
新修訂的《干部人事檔案整理工作細則》規定整理工作包括分類、排序、編目、技術加工、裝訂五個步驟。過去制定的《干部人事檔案整理工作細則》規定第一步是“鑒別”，這一步要求在收集材料時完成。
通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條理、精練、實用的要求。這是整理檔案所要達到的質量標準。
三、干部人事檔案整理工作的步驟
一般情況，干部人事檔案整理分為六個步驟：
分類、排序、編目、技術加工、裝訂、驗收
第一步，分類。
分類是將檔案材料按照內容、性質以及材料之間相互的內在聯系，區別類型，相對集中，進行組合排列，以達到系統化，條理化的過程。
干部人事檔案正本，其內容分為十大類。
第十條《干部人事檔案材料收集歸檔規定》歸檔范圍所列干部人事檔案材料，按以下分類：
第一類：履歷材料。
包括1981（1982）年、1988年、1992年、1997（1998、1999）年、2002年的干部履歷表，其中：個人檔案中1997年、2002年的干部履歷表缺失的需要補充。在這一類審核過程中，主要審查履歷表是否缺照片，個人是否簽名，家庭主要成員基本情況是否填寫，有無審查機關意見及公章等。
第二類：自傳材料；報告個人有關事項的材料。
第三類：鑒定、考察、考核材料；包括年度考核（如本年度沒有年度考核，可用專業技術人員考核登記表或教師職務考核登記表來替代）；鑒定卡片、軍官考核鑒定表、退伍戰士鑒定表、掛職干部考核、屆中考核，審計工作中形成的材料（只要曾做過經濟工作，在應該審計的崗位上工作過，就應有審計報告），無問題的放三類，如是有問題的審計材料應歸八類，《貴州省黨員領導干部個人有關事項的報告》，后備干部審批表（提拔后）等。
第四類：學歷、專業技術職務等材料；學歷學位材料（4-1），職業（任職）資格考試材料、評（聘）專業技術職務（職稱）材料（4-2），反映個人科研學術水平的材料（4-3），培訓材料（4-4）。
第五類：審查工作中形成的材料（入學、入伍、入黨政審材料）；家庭基本情況證明、各類現實表現等；更改或認定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等工作中形成的材料。
第六類：黨、團組織建設工作中形成的材料，包括加入民主黨派、黨員登記表、民主評議黨員登記表等（如民主評議黨員登記表中為優秀，則應放在七類獎勵材料中）。
第七類：表彰獎勵材料。
原則上縣及以上表彰材料都要收集歸檔。
第八類：執紀執法部門形成的涉及個人的材料。（處分材料，其中：黨內處分不需要解除材料，行政處分需要解除材料。）
第九類：招錄、聘用、公開選拔和競爭上崗等工作中形成的材料。包括工資材料（9-1）；任免、調動、退（離）休材料，頂替登記表，辭職、辭退、罷免材料，聘用合同書,入退伍登記表、軍人專業（復員）安置工作中形成的材料（9-2）；出國（境）材料（9-3）；黨代會、人代會政協會議，人民團體和群眾團體代表會議，民主黨派代表會義中形成的材料（9-4）。
第十類：干部人事檔案報送單位等反映干部檔案情況的材料，健康檢查（體檢表）和處理工傷事故工作形成的材料，辦理喪事（生平）形成的材料，其他材料（報送單位有補救材料補救不到的說明）。
第十一條：內容交叉材料，可根據材料的主要內容或用途確定類別。
（一）以自傳為主的履歷或簡歷歸第二類。
（二）學生登記表、學習（培訓）鑒定表、學習（培訓）考核表歸第四類。
（三）享受政府特殊津貼材料歸第七類。
（四）同一職務任免工作產生的干部任免審批表、考察材料事表現材料歸第九類。
（五）中央和地方各級黨委委員（候補委員）簡歷；人大常委會委員、政協委員簡歷歸第一類。
（六）政治歷史問題與違紀錯誤混同一起，已給予處分的，歸第八類；未給予處分的歸第五類。
第二步，排序。
1、排序方法。
（1）按材料形成的時間排序。是指按材料形成時間的先后順序進行排序的方法。適用于這種方法排列材料的有第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第九類、第十類。
按照中央組織部新修訂的《干部檔案整理工作細則》要求，第四類、第九類材料一般按照時間順序排列，但在處理不同性質材料時要采用二級分類法，即先將性質相同的材料集中后，再按時間順序排列。按材料性質相對集中排序的方法是：
第四類為：1.學歷學位材料;2.職業(任職)資格考試材料和評(聘)專業技術職務(職稱)材料;3.反映個人科研學術水平的材料;4.培訓材料等。
第九類為：1.工資情況的材料;2.任免材料;3.出國、出境材料；4.參加會議的代表登記表等其它材料。
從現在起報送的新任省管干部檔案，第四類、第九類材料必須按照二級分類排序。
（2）按材料的內容以及材料之間的內在聯系排序。是指將反映一個問題的系列材料按內容的重要程序進行排列的方法。為了突出材料的重點，照顧材料之間綱與目的關系，將結論性評定評定性材料排在本系列材料之首，其余材料則以它們與結論性、評定性材料的關系，依次排列。適用二這種方法排列材料的有第五類、第六類、第八類。其中：
第五類、第八類材料的排列順序一般為：上級批復，結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見，調查報告，證明材料，本人檢計或交待材料等。
第六類材料，入團志愿書應排在入團的其他材料之前。即入團志愿書，入團申請書，退團材料；入黨志愿書應排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次排序。即入黨志愿書，入黨申請書，轉正申請書，黨員登記表。
2、編制類號和順序：第一類材料排好順序后，要編制類號和順序號。
每個類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和序號，并在其右下角逐頁編寫頁數。頁數的計算方法為，凡有圖文的頁面，每面作為一頁，有封面的材料從封面開始計算。空白紙和托裱用的襯紙不計頁數。復制件和原件應視為一份材料，統一編寫頁數。
第三步，編目。
修訂后的目錄刪除了“份數”欄。
編目的具體要求是：
1．材料應按照排列順序，逐份逐項進行編目，做至目錄清楚，填寫準確。書寫目錄要工整、準確、清楚、美觀，使用規范的書寫材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水。檔案目錄不能粘貼涂改。提倡使用ExceL表格或者其它軟件制作檔案目錄。填寫目錄后，要檢查核對，做到準確無誤。
2．每類目錄之前應注明材料類號和類別名稱。
具體要求是：按照類別排列順序和干部人事檔案目錄格式，逐份逐項進行填寫。
3．“序號”填寫材料類號和排列順序號。
材料類號用大寫的“一”至“十”，二級分類的類號用（一）至（四），序號用阿拉伯數字填寫1，2，3，4，5等。
4．“材料名稱”根據材料題目編寫。要簡明扼要，準確地揭示材料內容，填寫時要注意以下幾點：
①填寫材料名稱要突出材料基本內容；
②要準確提示和高度概括出材料的性質牲；
③簡化題目要規范，必須確切反映材料的內容特點；
④名稱與材料內容明顯不一致的，要根據內容重新命題，并在備注欄內加以注明；
⑤沒有名稱的材料，可根據材料內容擬定標題，標題要規范、確切。
⑥證明材料的名稱要根據材料的內容來擬定，不能籠統地寫“證明材料”，要準確地提示出證明人的姓名或單位、證明人與被證明人之間的關系、被證明人的問題等。
5．“材料形成時間”填寫材料落款的最后時間。凡復制的材料，應填原件形成的時間，不填材料復制時間，要用阿拉伯數字填全年月日。
6．“頁數”填寫材料的頁數。材料的頁數計算要規范統一。凡鉛印頁碼的材料、表格，要如實填寫頁數，無鉛印頁碼的材料，采用圖書編頁法，有文字內容的，每面有字即為一頁。
7．“備注”填寫需要說明的情況。包括附件有考察材料的干部任免審批表、復制件等情況說明。
8．每類目錄之后須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。第三、四、九類等，不能在同一頁中填寫其它類別材料的條目。
第四步，技術加工。
1．對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應采用復印、掃描、拍攝等方法進行復制。復制應保證文件原貌，不能任意擴大或縮小，不能對原件內容進行修改。復制件應附在原件后，與原件作為一件。
2．幅面過大的檔案材料應進行折疊或剪裁。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料內容，不要對檔案材料進行過度裁剪。
3．幅面過小的材料應進行托裱，裝訂邊過窄或裝訂線內有文字的材料應加邊。
4．拆除檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物。
5．每份檔案材料在整理進必須保證各自獨立，嚴禁將多份材料以縫紉、裱糊等形成粘連在一起。
第五步，裝訂。
裝訂好的檔案，檔案目錄置于卷首，卷內材料排列順序與目錄相符。檔案材料應左邊、下邊對齊，在左側打孔裝訂，留有2-2.5厘米的裝訂邊，裝訂邊如沒有留2-2.5厘米，應加邊。做到結實、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。干部人事檔案厚度超過3.5厘米的，可以分成兩卷裝訂。分卷裝訂時，必須保證同一類材料必須在同一卷中。
第六步，驗收。
驗收工作一般由熟悉業務、責任心強的同志負責。驗收的方法可在自檢、互檢的基礎上，最后由負責驗收人員對所有整理過的檔案，逐人、逐卷、逐頁進行檢查，具體驗收的內容有六個方面：
1．檢驗卷內的檔案材料是否都屬于該人員的，歸入材料是否符合有關要求，有無該剔除而未易除的材料；
2．檢驗分類是否準確，內容交叉的材料前后歸類是否一致，每類材料的排序是否準確無誤；
3．檢驗需要復制的材料有無漏掉，復制件質量是否符合要求，正本中的原件與復制件是否放在一起；
4．檢驗目錄登記與實際材料是否相符，材料題名、時間、頁數的登記是否準確，字跡是否工整、清楚；
5．檢驗金屬物是否拆除，裱糊、折疊是否合乎要求；
6．檢驗裝訂是否整齊，有無損字、壓字、掉頁現象，卷皮書寫是否規范整潔。
四、干部人事檔案整理的準備工作注意事項
（一）干部人事檔案整理的準備工作
開展干部人事檔案整理工作，要準備好整理場所，以及卷夾、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機等整理工具、檔案用品。向省委組織部報送新任干部的檔案卷夾規格：長28，寬20.5，厚4.0厘米（一律使用省委組織部規定的干部檔案卷夾）。
干部檔案卷夾材質應符合檔案保護要求。卷夾背脊應附邊簽，用于書寫干部的姓名、檔案編號等。書寫姓名不得使用同音字或不規范的簡化字。
（二）干部人事檔案整理工作注意事項
整理中還要注意以下事項：
1．必須遵守《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》和干部人事檔案工作有關規定，保守黨和國家的秘密，確保檔案的安全。
2．不得私自涂改、圈劃、污損、撤換、抽取、增添或偽造檔案材料。
3．不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中因審核剔出的檔案材料，須進行登記，經主管領導審核批準后分別情況予以處理。
4．在整理中，要加強對檔案材料的管理，防止材料丟失或泄露材料內容。
干部人事檔案是我國干部人事管理的一項重要制度，也是干部任用的重要依據。近年來，中組部對干部人事檔案的規范化有了越來越嚴格、具體的要求，很多單位的干部人事檔案存在檔案資料不規范、材料不準確、資料缺差少漏等情況，這就需要對這些不規范的檔案進行重新整理。那么干部人事檔案的具體整理流程是怎么樣的呢，下面就給大家簡單介紹一下干部人事檔案整理工作細則。
整理的第一個環節是審核。收到檔案材料后，我們首先要做的是嚴格審核；審核不僅貫穿收集整理工作始終，而且還貫穿在編打目錄和整改工作的始終。干部人事檔案審核的主要內容有四個方面：
一是檔案內容是否真實；
二是材料是否齊全；
三是材料填寫是否規范、手續是否完備；
四是檔案材料是否符合要求。審核后符合歸檔要求的檔案材料，才能歸入干部人事檔案，并且整理歸檔工作盡可能在接收材料之日起一個月內完成。
干部人事檔案整理工作細則
除了審核以外，一般來講，整理工作還包括分類、排序、編目、技術加工、裝訂五個步驟：
第1步，分類
按照《干部檔案工作條例》規定，干部人事檔案材料應根據其內容特征分為十大類。
第一類：履歷材料。
第二類：自傳材料；報告個人有關事項的材料。
第三類：考察、考核、鑒定材料；審計材料。
第四類：學歷學位材料
第五類：政審材料；
第六類：黨、團組織建設工作中形成的材料。
第七類：表彰獎勵材料。
第八類：涉法違紀材料。
第九類：招錄、聘用材料；任免、調動、授銜、軍人轉業（復員）安置、退（離）休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國（境）材料；黨代會、人代會、政協會議，人民團體和群眾團體代表會議；民主黨派代表會議形成的材料。
第十類：健康檢查和處理工傷事故材料；治喪材料；干部人事檔案報送、審核工作材料；其他材料。
第二步，排序
排序是指將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或內容的內在聯系排列順序，并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。具體方法有：按材料形成的時間排序,適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。第四類、第九類材料排序時，在采用二級分類后的各小類中分別按時間排序。
第三步，編目
編目的具體要求是：
1．檔案材料應按照排列順序，逐份逐項進行編目，做到目錄清楚，填寫準確。
2．每類目錄之前應注明材料類號和類別名稱。
3．“序號”填寫材料類號和排列順序號。序號欄的規范填寫方法是：材料類號用漢字的“一”至‘十’，二級分類的類號用（一）至（四），序號用阿拉伯數字。
4．“材料名稱”根據材料題目填寫。沒有標題或標題不規范的，應另擬標題。材料的題目過長，可適當簡化。凡原材料題目不符合實際內容的，須另行擬定題目。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內容或性質特點。
5．“材料形成時間”填寫材料落款時間。有多個時間的材料，一般以最后的時間為準。復制的檔案材料，采用原件的形成時間。時間填寫要盡量詳細、規范，有具體年月日的，必須填寫齊全。
6．“頁數”填寫材料的頁數。按編好的頁數如實填寫。
7．“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因為內容相關合并為一份材料的，要在備注欄中進行簡要說明，如附有考察材料的干部任免審批表，復制件等。
8．每類目錄之后須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。特別是第三、四、九類等，不能在同一頁中填寫其它類別材料的條目。
第四步，技術加工
對紙張破損、幅面不規則，或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料，應進行技術加工。
1．對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應采用復印、掃描、拍攝等方法進行復制。復制件應附在原件后，與原件作為一件。
2．幅面過大的檔案材料應進行折疊或剪裁。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內容。注意，從保護檔案原貌，簡化整理的目的出發，不要對檔案材料進行過度裁剪。
3．幅面過小的材料應進行托裱，裝訂邊過窄或裝訂線內有文字的材料應加邊。檔案材料一般應留夠2厘米的裝訂邊，不夠應加邊。有些材料幅面太小，無法裝訂，應當在材料的底部托上一層質量較好的紙張。
4．檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應當拆除。
5．檔案材料應各自獨立，嚴禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。
第五步，裝訂
裝訂檔案時封面應置于卷首，目錄材料排列其后，卷內材料排列順序與目錄相符。裝訂時檔案材料應左邊、下邊對齊，在左側打孔裝訂，做到結實、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。反對刻意追求“四邊齊”。
干部人事檔案如果太厚，應該分成兩卷裝訂。分卷裝訂時，必須保證同一類材料分在同一卷中。干部檔案卷夾材質應符合檔案保護要求，報送干部檔案必須使用規定的卷夾。卷夾背脊應附邊簽，用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號等；書寫姓名不得使用同音字或不規范的簡化字。
