廣州檔案整理承包服務公司

　　檔案室借助廣州檔案整理承包服務公司的力量聚焦公司攻堅創效和高質量發展，扎實推進檔案資源建設、基礎建設、隊伍建設等業務工作，立足于規范化、標準化、科學化強化檔案日常管理和綜合利用，檔案管理水平不斷提升。檔案管理水平不斷提升，嚴格落實檔案借閱利用相關制度，積極提供各類檔案的查詢、統計和借閱服務。

　　廣州檔案整理承包服務公司根據檔案目標管理要求，檔案室建立健全檔案管理辦法，細化了檔案保管、借查閱、鑒定與銷毀等管理制度，對公司在生產經營活動中產生的所有管理類、勘探開發類、基建類、設備類、科研類、會計類等紙質、聲像和實物資料按照檔案業務要求規范整理、錄入系統、排列上架，實行集中統一管理，做到“應收盡收、應歸盡歸”，歸檔率達100%。

　　廣州檔案整理承包服務公司淺談企業檔案整理

　　一、檔案整理概述

　　檔案整理，就是按照一定原則對檔案實體進行系統分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。檔案整理是檔案工作業務中的基礎環節，通過整理，使檔案能夠全面、系統地反映立檔單位的工作活動面貌，提示文件材料之間的相互聯系，以便于檔案的管理和利用。

　　（一）檔案整理的類型

　　檔案整理可以分為以下三種類型：

　　1、系統排列和編目；2、局部調整；3、全過程整理

　　（二）檔案整理的內容和步驟

　　檔案整理的內容，從性質上分，包括系統化和編目兩部分。檔案的系統化，就是對檔案的內容和成份進行科學分析和綜合的工作，即按照一定的原則和方法對檔案分門別類、組織案卷、有序排列，使這構成一個有機聯系的整體，具體內容包括：區分全宗、全宗內檔案的分類、組卷、卷內文件的排列、案卷排列等；檔案的編目是以一定形式揭示和介紹檔案內容和形式特征的工作，具體內容包括：卷內文件的編號、卷內文件目錄和備考表的編制、案卷封面填寫、檔號和案卷目錄的編制等。系統化是編目工作的基礎，編目是系統化的體現。

　　（三）檔案整理的原則

　　檔案整理工作應該按照檔案的形成規律和特點，保持文件之間的歷史聯系，充分利用原有的整理基礎，便于檔案的管理和利用，這是檔案整理的基本原則。

　　1、保持文件之間的歷史聯系

　　所謂文件之間的歷史聯系，是指文件在產生和處理過程中所形成的內在聯系，主要表現在文件的來源、時間、內容和形式等方面。

　　2、充分利用原有的整理基礎

　　充分利用原有的整理基礎

　　充分利用原有的整理基礎，是指對于已經整理過的檔案，不要輕易打亂原有的整理體系，重新整理，這就是我國檔案蜀慣稱的“充分利用原基礎”。

　　3、便于檔案的保管和利用，是檔案整理工作的出發點和根本目的，也是衡量檔案整理質量的最終尺度。

　　二、全宗

　　（一）全宗的概念

　　全宗的一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯系的檔案整體。通俗地講，全宗是一個機關的全部檔案。按照全宗管理檔案，是檔案工作中的一個基本原則和核心理論。

　　（二）立檔單位及其構成條件

　　立檔單位，又稱全宗構成者，是指形成全宗的單位或個人。判斷一個單位是否立檔單位，主要看它是否具有以下三方面的條件：

　　1、可以獨立行使職權，并能以自己的名義單獨對外行文；

　　2、是一個的會計單位或經濟核算單位，獨立編制預算；

　　3、設有管理人事的機構人員，有一定的人事任免權。

　　其中，第一個條件是首要的，必要的條件，后兩個是補充條件。

　　（三）立檔單位變化對全宗劃分的影響

　　1、政權更迭的全宗處理

　　2、立檔單位其他變化發生根本性變化的全宗處理

　　3、立檔單位其他變化情況的全宗處理

　　（四）全宗的補充形式

　　1、聯合全宗；2、匯集全宗；3、檔案匯集

　　（五）判定檔案所屬全宗

　　判定檔案所屬全宗，關鍵是確定檔案的形成者，具體分發文、收文和內部文件三種情況。對于那些沒有標明作者或收受者的“無頭無尾”文件，則要從文件的外部特征和內部特征進行考證，綜合判定其所屬全宗。

　　三、全宗內檔案的分類

　　（一）分類的基本要求

　　全宗內檔案的分類，就是把立檔單位所形成的檔案，按其來源、時間、內容和形式的異同，分成若干層次和類別，使之構成一個有機的體系。它包括分類方法的選擇、分類方案的制訂、檔案歸類和案卷排列等內容。

　　分類應遵循以下基本要求：

　　1、客觀性；2、邏輯性；3、可操作性

　　（二）常用的分類方法

　　檔案分類法，是具體劃分全宗內檔案異同點的標準和根據，也稱“分類標準”、“分類原則”或“分類特征”。全宗內檔案分類的方法很多，常用的主要有以下四種：

　　1、年度分類法；2、組織機構分類法；3、問題分類法；4、門類分類法

　　（三）分類方案的編制

　　所謂分類方案，就是標列各個層次的類目名稱，表示全宗內檔案分類體系的綱要，又稱“分類大綱”。分類方案是檔案分類的依據，但在分類過程中可以根據實際情況修訂和完善。

　　1、機關全宗分類方案的編制

　　機關全宗分類方案的編制，應以本單位職能活動中形成的各種門類和載體的全部檔案為對象，依據工作職能、結合檔案內容和載體形式特點，進行科學分類。機關檔案分類方案中，第一層次的分類一般采用門類分法。

　　2、企業全宗分類方案的編制

　　根據國家檔案局制定的《工業企業檔案分類試行規則》的規定，工業企業檔案分類設置十個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案、干部職工檔案類。特大型企業或生產程序特殊的企業，有些檔案難以歸入上述十大類目，可根據實際需要增設一級類目。

　　四、檔號和案卷目錄的編制

　　（一）檔號編制原則

　　檔號是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，并具有統計監督作用。檔案的編制應遵循以下原則：

　　1、唯一性原則；2、合理性原則；3、穩定性原則；4、擴充性原則；5、簡單性原則。

　　（二）檔號的結構

　　根據《檔號編制規則》的規定，檔號結構分為三種。《歸檔文件整理規則》頒布實施后，又出現了檔號的第四種結構。

　　（三）檔號的編制方法

　　1、全宗號的編制方法

　　全宗號用四位代碼標識。其中第一位用漢語拼音字母標識全宗屬性，后三位用阿拉伯數字標識某一屬類全宗的順序號。

　　2、案卷目錄號的編制方法

　　案卷目錄號以三位阿拉伯數字標識，應根據全宗內檔案整理狀況，可按不同時間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態設置。

　　3、類別號的編制方法

　　類別號由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯數字組成的代碼標識。類別號一般不應超過三級，在一個檔案館（室）內或一個全宗內，不應有重復的類別號。

　　4、項目號的編制方法

　　項目號一般引用有關管理部門編制的項目代號。

　　5、案卷號的編制方法

　　案卷號用三位阿拉伯數字標識，目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號。每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。

　　6、件號的編制方法

　　件號用阿拉伯數字標識，不應有空號。件號的編制有兩情況：一種是不裝訂的案卷，卷內文件必須單位裝訂編號，每個案卷的卷內文件按排列次序流水編號。另一種按照《歸檔文件整理規則》整理的檔案，同一個類目下的文件按排列次序流水編號。

　　7、頁（張）號編制方法

　　頁（張）號用阿拉伯數字標識，卷內文件各頁（張）按排列次序流水編號，不應有空號。

　　（四）案卷目錄的編制

　　案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是檔案登記的基本形式，是對檔案進行統計和檢查的重要依據。

　　案卷目錄必須按全宗編制，有兩種類型：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，主要適用于案卷數量較少的全宗；另一種是以分類方案中的一級類目為單位編制的分類目錄，在實際工作中，大多采用第二種。