鄭州電子檔案整理公司（電子檔案整理用什么軟件）

　　鄭州電子檔案整理公司：電子檔案歸檔鑒定，是指對電子文件劃定保管期限，并對電子文件的真實性、可靠性、完整性和可用性進行檢測，檢測合格方可歸檔。

　　1.劃定保管期限

　　任何電子文件在歸檔時必須劃定保管期限，劃定依據應根據機構制定的保管期限表來進行。電子文件歸檔時，保管期限的劃定既可在形成系統電子文件時劃定，也可在電子檔案管理系統中通過賦予“保管期限”元數據值的方式來劃定。

　　2.真實性、可靠性、完整性和可用性檢測

　　確保電子文件和電子檔案真實性、完整性、可靠性和可用性（簡稱“四性”）是電子文件歸檔和電子檔案管理過程中的一大難題，目前尚無統一的規范和標準。

　　（1）真實性和可靠性檢測

　　主要是檢測電子文件和電子檔案來源可靠，內容是否被非法更改或非法調換，以及是否完全和正確地表達其所反映的事務、活動或事實。

　　檢測方法如下：

　　①收集歸檔前，采用加密算法對待歸檔電子文件進行認證，形成認證碼。

　　②電子檔案管理系統接收到歸檔電子文件后，調用加密算法，將產生的認證碼與原認證碼進行比對，如果兩次認證碼不一致，應確定電子文件已被更改。

　　（2）完整性檢測

　　主要是檢測電子文件和電子檔案信息構成的完整，元數據的完整和特殊軟硬件的完整性。

　　檢測方法如下：

　　①電子文件信息完整性檢測。

　　將歸檔電子文件與電子文件應有的構成要素進行比較，凡缺少應有構成要素的電子文件均是不完整電子文件。如一份完整的文書類電子文件一般包括正本及其附件、簽發單、修改稿等，如有缺失應認定為不完整。

　　②元數據完整性檢測。

　　將收集到的電子文件元數據與元數據定義項進行比較，凡缺少應有元數據元素的，應確定為元數據不完整。

　　③特殊格式電子文件所需的軟硬件完整性檢測。

　　對有些需要特殊軟硬件支撐才能顯示或處理的電子文件，歸檔時應檢查其所依賴的軟硬件是否與電子文件一同收集。

　　（3）可用性檢測

　　主要檢測電子文件和電子檔案的可理解性和可利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性。

　　①電子文件和電子檔案可識別性檢測方法。

　　第一步：收集不可識別電子文件特征，形成特征庫。

　　第二部：將收集歸檔的電子文件與不可識別電子文件特征庫中的特征進行比對，符合不可識別電子文件特征的應確定為不可識別電子文件。

　　②存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性檢查。

　　第一步：采用防病毒系統檢查電子文件和電子檔案有無病毒；防病毒系統的病毒庫處于最新狀態。

　　第二步：兼容性是指電子文件和電子檔案存儲格式對特殊軟硬件平臺的依賴性。兼容性檢查包括硬件和軟件兩個方面。由于當前尚無統一的檢查方法，各企業可參照采用信息系統開發中的Beta測試法進行檢查。

　　第三步：如果采用離線移交，還應對載體的完好性進行檢查，即檢查電子文件存儲的載體有無損傷，可否正常使用。需檢查的離線載體數量較少時，可采用人工檢查，需檢查離線載體數量較大時，應采用專用檢查系統。

　　電子檔案整理用什么軟件

　　為了有效解決電子文件歸檔和電子檔案管理中存在的數據異構問題所造成的電子文件接收難、電子檔案管理難、利用難和長期保存難。課題組設計了電子檔案收集、管理和利用過程的四大工具。

　　通用數據采集工具一一解決電子文件接收難

　　通用數據采集工具可以根據需要對其他信息軟件目錄數據和全文數據進行采集，以滿足電子文件收集積累的要求數據采集工具提供基于數據層和邏輯層二種數據采集方法，相輔相成，可以完成不同情況下的數據采集任務。

　　整個采集工具由四部分功能組成

　　一是數據導入功能：可實現各種格式電子文件和源軟件各種數據包(XML、Excel、DBF、等)的匹配及導入

　　二是數據管道功：可以連接各種常見數據庫(如Oracle、MS SQL Server等)，并可進行源軟件和目標軟件的字段匹配以及異構數據導入

　　三是程序調用接口功能：針對電子文件形成源軟件提供的各種程序調用接口(Web Part、DLL、OCX、JavaBean等)，可實現封裝和調用，并從中獲取數據；

　　四是數據交換引擎功能：規定了標準的數據交互方式，使構筑在數據交換引擎之上的信息軟件可以遵循統一的數據交互標準，進行數據交互。

　　電子檔案文件格式轉換工具——解決電子檔案管理難

　　電子文件的類型主要可分為文本文件、圖形文件、圖像文件、音頻文件和視頻文件等五大類，各類文件又有不同的文件格式，如：文本文件就有DOC、XLS、TXT、WPS、XML等多種格式和多種版本。各種文件格式和版本一般都需要特定的閱讀軟件，可以想象，各類文件多達幾百種的格式將對各單位電子檔案的管理工作造成諸多困擾，隨著格式的日益繁多，給電子文件的長期可讀和有效利用帶來嚴重威脅。

　　為了解決這一問題，通過集成電子檔案文件格式轉換工具，盡可能地將各種檔案文件格式轉換為適合管理、能夠長期有效保存并且方便利用的格式，為電子文件的歸檔、電子檔案的管理和長期有效利用提供方便。

　　離線備份工具——解決電子檔案長期保存難

　　目前，影響電子檔案長期保存的主要問題有自然災害、人為原因、系統故障、保存載體壽命等，開展電子檔案的離線備份、復制多套副本、進行異地保存將有效減少以上問題所帶來的電子檔案損失。

　　但是，一般的軟件備份工具較為專業，操作上需要一定的信息技能；備份數據對計算機軟硬件環境的依賴性較高，難以適應電子檔案的備份需求，為維護電子檔案的真實性、完整性、有效性和安全性，課題組通過高線備份工具，利用物理組盤、文件加密、標簽打印、脫機查詢及只讀光盤防數據刪改等功能，為檔案部門實施電子檔案離線備份、封裝和交換提供簡單易行的工具，使電子檔案的長期保存問題簡單化。

　　該工具的主要功能如下：

　　(1)物理組盤功能。將電子檔案按照一定的規律自動匯集，在文件服務器上生成一張指定載體(如光盤)大小容量的文件夾，該文件夾名稱與生成的載體編號相對應，同時在文件夾下生成電子檔案文件目錄、載體標簽，以便實現光盤刻錄和載體備份。

　　(2)備份制作功能。工具內置FTP下載軟件和光盤刻錄軟件，首先可以快速地從文件服務器中下載物理組盤形成的文件目錄，同時可以方便的驅動客戶機上的存儲設備，如光驅等，完成備份制作功能。

　　(3)標簽打印功能。當客戶機上安裝了標簽打印設備時，軟件可以自動驅動設備完成存儲載體表面的標簽制作。

　　(4)脫機瀏覽功能。工具內置電子文件離線瀏覽功能，在備份制作的同時，將脫機瀏覽程序保存到載體中，這樣管理人員在瀏覽電子檔案時可以啟動脫機瀏覽程序實現對存儲載體中電子案的查詢和瀏覽，不需要文件形成源軟件的支持，大大方便了用戶操作。