電子檔案軟件（檔案軟件的作用）

　　中博奧綜合電子檔案軟件上線，根據場景需求，快速集成多種應用功能。在這一策略指引下，中博奧越來越“卷”，在不斷深化各項檔案管理功能的同時，也集成了靈活便捷的自動化辦公功能，可以說“卷”成了一個檔案管理功能十分強大的綜合知識管理系統。

　　01、功能強大的檔案管理應用

　　中博奧面對傳統檔案收集難、管理難、整理難、利用難等問題，以國家法律法規為依據，圍繞檔案收集、檔案著錄、檔案查詢、檔案借閱、檔案利用、檔案統計、檔案鑒定、檔案銷毀的全生命周期管理為用戶提供了一套敏捷、高效的檔案管理應用體系。

　　比如，在檔案收集方面，中博奧支持web端、手機端、微信小程序等不同平臺登錄，同時打通了與OA、企業微信、釘釘、云之家、ERP等第三方系統接口，用戶可以方便地從不同渠道獲取檔案、用不同的設備實時上傳、存儲檔案，從而實現檔案的100%歸集。

　　在檔案檢索方面，中博奧提供多種檢索方式，精準定位，用戶輸入關鍵詞，即可快速搜查所需檔案。為方便檔案利用，中博奧將檔案管理與流程結合起來，完成一系列的業務協作。

　　02、靈活便捷的自動化辦公管理

　　在線交流、短信平臺、論壇中心、咨詢臺、微博、考勤管理、工作日志，這些以往只能在自動化辦公工具上看到的功能應用，在中博奧系統上也可以擁有，對于用戶來說，可謂是我只是買了一套檔案管理軟件，你卻送了我一套自動化辦公工具。

　　在在線交流方面，中博奧應用組織虛擬化技術，將物理世界中的組織架構與職能權限搬到了線上，用戶通過在線交流窗口，可實時與企業內外人員進行信息交流與檔案安全借閱與共享。

　　利用短信平臺，用戶可以輕松給企業內外部人員發送工作消息；在論壇中心、微博、咨詢臺等內部社區，用戶可以個性化展現自我、創造性交流互動；考勤管理、工作日志兩個功能應用，讓企業管理更便捷。

　　03、在all-in-one基礎上進行軟件定制

　　目前，在中博奧最新版本中，你可以看到負責不同應用的各種磁貼模塊。

　　比如用于檔案管理的人力資源管理、檔案庫房、流程模板管理、項目管理、物品管理、銷售管理、環境監測、資產管理、搜索平臺、證照管理、借用申請等。

　　用于自動化辦公的待辦事宜、在線交流、咨詢臺、我的組織、論壇中心、短信平臺、新聞、微博、時間管理、借閱與歸還、最新公告、我的信息保管箱。

　　用于知識管理的文件資料管理、技術知識庫、綜合知識管理、視頻庫、圖片庫、第三方數據導入、知識地圖等。

　　在這些模塊當中，筆者特別想跟您提一下綜合知識管理模塊。綜合知識管理模塊，可以說，是中博奧系統最為全面的知識管理應用模塊，其它如文件管理、檔案管理、圖書管理、證照管理等等，都可看作是它的一個應用分支。

　　點擊綜合知識管理磁貼，即進入綜合知識管理模塊主界面。界面當中的豐富應用，可以滿足多種多樣的知識管理、自動化辦公需求。

　　當然，這些模塊中博奧都有，但并不是每一個企業都需要用到如此多的模塊應用，所以在all-in-one產品體系的基礎上，我們也提供定制化配置，以便為用戶提供高性價比軟件系統。

　　比如，中博奧針對某一建設投資集團的需求，就專門搭建了集領導行程、溝通與協作、時間管理、搜索平臺、視頻庫、物品管理、資產管理、證照管理、辦公管理、檔案管理、項目管理、通知公告于一體的系統應用。

　　中博奧始終以為，雖然檔案管理、知識管理的基本邏輯是一樣的，但不同的企業在使用場景和使用體驗需求上會有所不同，只有深度結合這些針對性的需求，才能創造性地為用戶提供價值。

　　在All-in-one與定制化模式指引下，推出的全新版本檔案管理系統及其針對性的解決方案，得到了用戶的一致好評。未來，我們也將持續對行業性、場景化檔案管理應用進行深入研究與落地，期待與您的相遇。

　　檔案軟件的作用

　　1、提高工作效率。檔案管理系統軟件的發明，逐步替代了傳統單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內容，完全可以在系統軟件的提示下一步一步進行建檔、歸檔等工作。

　　一旦發現錯誤檔案信息，可直接在系統中進行更改，省去了傳統檔案管理模式下的重新編輯、打印等環節，節省了時間和資源；如發現漏輸的檔案信息，可直接插入補充，簡單易行，省去了對其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時隨地查閱檔案數據，直接進行關鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。

　　檔案相關文件輸出時也采用了統一的電子格式，兼容于大多數電腦系統，方便打印和傳閱。在上報歸檔信息工作方面，可將系統軟件處理的結果直接加密上傳到上級管理部門，節省了人力和時間。

　　2、能夠更好地開發檔案內容信息。應用一般的辦公軟件只能夠實現單個文件的編輯，還需要另附檔案的掃描文件，這樣既浪費時間，也浪費資源。而檔案管理系統軟件，可以在對檔案的基礎信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點開目錄文件就可以同時采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報等檔案工作。

　　檔案管理系統軟件還可以對相關的檔案文件進行相關性編輯，這樣就可以輕松地通過檢索工具對各種有關的電子文件進行查找，使用者可以更好地對事件的來龍去脈進行了解，使檔案內容發揮更大的作用。

　　同時，檔案管理系統軟件還包括數據的傳送、接收、備份、恢復等功能，方便快捷，此外還具有用戶管理、日志功能、事務提醒等。

　　3、更好地實現檔案保密功能。一般的辦公軟件只能設置簡單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理系統軟件可以通過設置權限管理進行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設置人員的查閱權限等，這樣就起到保密的效果。

　　在查檔人進行查檔時，系統可自行記錄，形成查詢日志，對數據傳輸、用戶訪問、內容打印等操作進行了安全設計，以保證檔案的使用安全。檔案管理系統軟件還配備了電子鎖，這樣便可以鎖、機分離，即使別人打開了檔案管理人員的電腦，也無法打開檔案管理系統軟件。