檔案數字化加工，檔案數字化加工流程

　　隨著社會信息化的迅速發展，為了使檔案信息資源，準確、方便、快捷的利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，滿足對檔案利用的需求，我們要進行紙質檔案數字化加工。

　　檔案數字化加工定義

　　檔案數字化加工是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術（錄音、錄像）、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態將其轉化為存儲在磁盤、光盤等載體上，并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。

　　檔案數字化加工是一種新型的檔案信息管理模式，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式儲存，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

　　檔案數字化加工步驟

　　前期檔案整理

　　檔案借出

　　從檔案室接件，填寫檔案移交清冊，一式兩份。拿到檔案后，開始核對檔案數量，數量核對無誤后簽字確認，將檔案拿回加工現場。

　　目錄數據準備

　　按照各類檔案整理規定的要求，在檔案管理系統著錄目錄數據。如有錯誤或不規范的案卷題名、文件名、責任者、日期、起止頁號等，應進行修改。

　　拆除裝訂

　　在不去除裝訂物情況下，會影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。

　　頁面修整

　　破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理（壓平或熨平等）后再進行掃描。

　　檔案掃描

　　掃描方式

　　（1）根據檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規格的掃描儀或專業掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數字化轉換設備等進行掃描。

　　（2）紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案，可采用高速掃描方式以提高工作效率。

　　掃描色彩模式

　　（1）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。

　　（2）頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描。

　　（3）頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。

　　（4）頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可采用彩色模式進行掃描。

　　掃描分辨率

　　（1）掃描分辨率參數大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。

　　（2）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般應設為200-300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。

　　圖像處理

　　圖像數據質量檢查

　　（1）對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理。

　　（2）由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。

　　（3）發現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。

　　（4）發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。

　　糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理

　　（1）對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。

　　（2）對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。

　　（3）對大幅面檔案進行分區掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性。

　　（4）采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節省存儲空間。

　　圖像存儲

　　存儲格式

　　（1）采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用PDF格式存儲。

　　（2）采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用PDF格式存儲。

　　圖像文件命名

　　（1）紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。如圖像文件較大，不便于網絡瀏覽，可拆分為多個圖像文件，文件名后增加A、B、C等區別。

　　（2）分別建立文件夾，以文件檔號命名，并存儲對應圖像文件。

　　數據掛接

　　將每一份紙質檔案掃描所得的圖像存儲到相應檔號的文件夾后，認真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數與檔案目錄數據庫中文件的總頁數是否相同等。通過每一份圖像文件所在文件夾的名稱與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯關系，為實現檔案目錄數據庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

　　檔案數字化加工流程

　　1.數字化加工流程

　　1.1紙質檔案數字化加工的基本環節主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。

　　2.檔案掃描

　　2.1掃描方式

　　2.1.1根據檔案幅面的大小（A4、A3、A0等）選擇相應規格的掃描儀或專業掃描儀（如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀）進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數字化轉換設備等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。

　　2.1.2紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。方式以提高工作效率。

　　2.2掃描色彩模式

　　2.2.1掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

　　2.2.2頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案。可采用黑白二值模式進行掃描。

　　2.2.3頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可以采用灰度模式掃描。

　　2.2.4頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進行掃描。

　　2.3掃描分辨率

　　2.3.1掃描分辨率參數大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。

　　2.3.2采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般均建議選擇大于或等于200dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。

　　2.3.3需要進行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇大于或等于250dpi。

　　2.4掃描登記

　　認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單，登記掃描的頁數，核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。

　　2.5掃描中的文件保護

　　2.5.1認真對好流程單，依照目錄數據庫中案卷的編號在掃描系統中建立同樣的案卷編號，然后導入目錄數據庫中的著錄的數據。

　　2.5.2核對系統中的案卷信息是否與原件一致，如果發現差錯，要在著錄系統中更改。

　　2.5.3核對實際掃描的頁數和檔案整理時填寫的頁數是否一致，不一致時應注明具體的原因和處理的方法。

　　2.6掃描儀常出的故障以及處理

　　2.6.1掃描時圖像有時會出現黑線，或圖像不應該出現的污點，和大面積的黑邊。說明掃描儀有污漬或紙屑粘在鏡頭上。

　　2.6.2打開掃描儀鏡頭用干凈的海綿，或者專業的鏡頭布，擦除鏡頭上的污漬即可。

　　3.檔案的錄入

　　3.1錄入的規則

　　3.1.1根據客戶的要求對整理好的檔案進行錄入，按照《檔案著錄規則》的要求，規范檔案中的目錄內容。

　　3.1.2錄入檔案案卷的基本信息（編號，題名，目錄號等）。

　　3.1.3建成案卷目錄后按照卷內的目錄順序對文件級數據進行錄入，要祥細的錄入每一份文件的題名，時間，文號等。

　　3.1.4建立檔案目錄數據庫，錄入時要先檢查檔案，看檔案有沒有破損的，查看檔案的頁碼是否正確，同時根據客戶的要求區分什么需要錄入的，什么不需要錄入。

　　3.1.5錄入時要依照檔案原件錄入，不得私自更改檔案的原件，錄入完成后要進行檢查，核對錄入項目是否完整，內容是否規范準確，對于不合格的數據要進行修改或是重錄。

　　3.1.6錄入可以采用OCR識別，可提高錄入的工作效率。

　　4.圖像處理

　　4.1圖像核對

　　4.1.1掃描完的圖像要進行圖像的優化處理，首先應核對掃描的圖像數量是否和導入的目錄數據庫中文件的頁數一致。

　　4.1.2如出現不一致只有兩種可能，一是錄入原檔案有錯，可依照原檔案更改，二是掃描出錯可能出現漏掃，要進行補掃。

　　4.2圖像數據質量檢查

　　4.2.1對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理。

　　4.2.2由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。

　　4.2.3發現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。

　　4.2.4發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。

　　4.1.5認真填寫相關表單，記錄質檢結果和處理意見。

　　4.3糾偏

　　對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。文件標題傾斜的應該予以糾偏，視覺上基本不感覺歪斜。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。

　　4.4去污

　　對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。文件中的明顯裝訂孔亦要進行處理，處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。

　　4.5圖像拼接

　　對大幅面檔案進行分區掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性。

　　4.6裁邊處理

　　采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節省存儲空間。

　　4.7圖像的補掃

　　4.7.1補掃主要處理由優化操作不當，造成的圖像不完整，誤刪的情況。

　　4.7.2高速掃描造成的漏掃，重張進紙。圖像不清晰以及高速掃描儀不能處理的特別文件。

　　5.圖像存儲

　　5.1存儲格式

　　5.1.1采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。

　　5.1.2提供網絡查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式。

　　5.2圖像文件的命名

　　5.2.1紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。

　　5.2.2多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾，按頁碼順序對圖像文件命名。

　　6.圖像的掛機與關聯

　　6.1圖像質檢合格后的圖像數據要進行圖像數據的壓縮和轉換格式，上傳到總數據服務器，通過軟件可以實現檔案的目錄數據庫對相關數字圖像的掛接。