企業人事檔案怎么整理

　　企業人事檔案怎么整理？人事檔案是個人成長的歷史見證，也是企業改革改制、生產經營、科研開發、人力資源戰略開發等方面的重要依據和信息庫。

　　一、以人為本，提高檔案整理者素質

　　國有企業由于人員基數大，檔案的整理工作量也相應大。近幾年很多企業推行減員增效措施，一般情況下定編定崗為一人，使檔案整理員的數量減少，還有的要分擔本部門的一些行政工作。

　　人事檔案整理工作手工勞動是主要方式，由于人員配備有限，目前只局限在人事檔案的收集、鑒別、歸檔、借閱等基礎工作上，整理浮于表面，細致的整理裝訂都做不到，更談不上研究新情況、新問題了。

　　針對這個問題，應加強領導，配備適量、高素質的整理人員，鼓勵他們不斷學習，深入研究新時期的政策和探索新途徑。檔案整理人員也要在提高工作效率上動腦筋，鉆研業務知識和計算機知識，提高履行崗位職責的能力和技能，拓寬知識領域，以適應新時期的發展需要，認真細致、高質量、高效率地完成這項重要而嚴肅的工作，把這項工作做好。

　　二、科學整理，探討合理的工作方法

　　企業人事檔案怎么整理

　　新形勢下傳統的操作方式的變化需要觀念上的突破，人事檔案工作要根據實際情況采用多種方式，目的是有利于人事材料的保護、保管，提高工作效率和質量。

　　1.人事材料的規格尺寸不必千篇一律。充分利用人事材料的紙型，盡量不裁切而使用折疊的方法。裁切不慎極易使材料造成不可彌補的缺失，在實際工作中我們總結出，根據規定尺寸折疊其實是最好的辦法，規整美觀的折疊方式即充分保存了原材料不受損失，又便于展開利用，而且比裁切更節省時間。

　　通常有橫折、豎折、交叉折、梯形折等等，為了避免字體在折疊后的使用中受到磨損，折疊的右邊緣應稍窄于案卷的規定尺寸。

　　不必刻意追求整本案卷像“一刀切”。以A4尺寸形成的人事材料近幾年廣泛使用，與16開規格的規定形成沖突，頁數少的材料可以采取裁切或折疊的方式，但在實際工作中遇到的一些材料比較難處理，例如醫學院的畢業實習手冊就是A4紙型的，厚度達20多頁，裁切、折疊均很困難，應采用整本案卷以A4為準，其他材料用A4紙表襯的做法，同樣使案卷規整美觀。

　　2.人事材料的裝訂方法要靈活應變。三孔線裝的傳統方法，使檔案材料易保管，不易散落，適用于在檔案室內查閱。但目前人事檔案的使用率逐漸提高，職工退休審核、終解勞動合同備案、工程資質審核、晉升職務職稱、家庭財產公證等等，都要借用檔案中的相關材料辦理手續，或復印或提供原件。

　　頻繁的拆裝給材料的保管、保護造成一定的影響。并且打孔給材料造成的損失也是不可彌補的，尤其目前人才流動頻繁，檔案轉移后很多單位都要重新整理，各個單位打孔機的孔距、孔徑雖然差異微小，但多次打孔，給材料造成的損毀也是不可避免的。探索采用裝訂夾的形勢裝訂檔案，勢必會減少這種缺憾，也提高了工作效率。

　　三、緊跟時代，創新檔案整理模式

　　企業檔案整理人員要解放思想、實事求是、與時俱進，不斷學習新技術、新知識，接受新生事務，不斷開拓創新。

　　1.充分利用計算機技術，降低手工勞動強度。歸檔，對于國有企業人事檔案整理工作來說是一項艱巨的任務，每年形成的工會會員表、工資臺賬、干部任免表、勞動合同等，收集、編號、歸檔，工作期限長，手工勞動強度大。

　　目前計算機代替傳統的手工操作已逐步成為現實。在使用企業人力資源整理系統的過程中，要想方設法，充分發揮現有數據庫的強大作用，只要在初期做好表格設計和相應數據的錄入，后期就能實現批量材料自動編號、順號，一勞永逸。除了目前已經實行中組部要求的檔案目錄采用計算機整理外，部分人事材料的形成、歸檔也即將能實現計算機整理，使檔案整理人員從繁瑣低效的手工勞動中解放出來。

　　公司兩年一次的《干部任免表》填寫工作，我們就采用了這種方式進行提高工作效率的嘗試。首先在計算機上設計表格結構，然后在每個空格中輸入信息公式再在人力資源信息系統的數據庫中錄入每個干部的檔號，形成的表格只要做適當調整就可以打印出來，檔號也自動生成通過實踐，200多張表，原來需要一個人累計手工抄寫二個月左右，有時因工作繁忙會一拖就是半年甚至一年都難以歸檔，現在只要不到一個月就能完成任務，使干部人事檔案信息得到及時完善、補充。

　　2.開放信息，為社會和員工服務。我國政治民主化進程的加快，人們知情權意識也在不斷提高，人事檔案向本人有條件開放已經成為社會發展趨勢。人事檔案是人生經歷的真實記錄，屬于員工個人的資料，員工有權知悉了解。

　　2000年企業建立了人力資源信息系統，與公司所屬單位共享信息資源，組織全體員工統一填寫履歷表，對員工所填內容與原有數據庫信息進行核對，學歷、經歷、職稱、工齡等不符的通知員工提供依據性材料歸檔，更正數據庫信息，使員工第一次對檔案情況有了一定的知情權，這種做法保護了員工的切身利益，也使數據庫的信息更加準確、完整員工在查閱個人資料作為家庭財產公證、社會救濟、銀行貸款等證明行為時檔案人員應該熱情接待，提供有效范圍內的證明材料，為員工提供方便，而不能因為人事檔案的保密性而忽視員工的權利甚至拒絕服務。

　　為維護人事檔案的權威性和真實性，在實際操作中，要建立健全人事檔案整理規章制度，對員工的人事檔案知情權進行規范，設定權限，嚴格按章辦事，既為員工提供了服務，又體現了人事檔案整理的嚴肅性。

　　人事檔案整理工作是一項基礎性強的工作，平凡瑣碎，需要付出勞動、付出耐心。信息時代的來臨，給人事檔案整理工作者提供了學習新知識的機會，也提供了創新發展的機會，這又需要我們付出智慧，要不斷學習，不斷探索，不斷實踐，提高綜合素質，提高適應能力，把這項工作做得有深度、有意義，為社會服務，為企業服務，為員工服務。