公司人事檔案整理

　　公司人事檔案整理：為進一步加強和規范干部人事檔案管理，及時更新人員檔案信息，確保檔案管理工作為人事人才工作的日常管理和未來發展提供良好的保障作用。近日，組織部認真開展干部人事檔案集中整理工作。

　　強化組織領導。部領導高度重視人事檔案整理工作，統籌謀劃，精心安排，明確專人負責，并組織四名責任心強、業務熟練的人員開展具體工作。整檔前，統一組織工作人員集中學習《干部人事檔案工作條例》等規章制度，整檔人員按照文件要求，結合實際，明確分工，對以前年度已整理的人員檔案，按照最新規定進行自查和再整理，確保檔案整理高標準、高質量。

　　嚴格審核內容。以《干部人事檔案工作條例》相關規定為基本依據，加強組織人事干部業務培訓，不斷規范干部人事檔案資料填寫要求；完善干部人事檔案查借閱、轉遞、日常管理等工作制度建設，提升檔案管理規范化水平；以“三齡兩歷一身份”審核認定工作為基礎，嚴格程序，提升干部人事檔案材料甄別工作要求。

　　嚴格按照《干部人事檔案工作條例》相關規定進行對照檢查，將檢查中發現的問題匯總并編制問題清單，由專人審核，根據審核建議及時更正補全資料，裝訂入冊，確保檔案整理工作有效有力。

　　不斷健全機制。為了進一步推進信息化管理，組織部建立“一人一檔”人事電子檔案機制，將個人基本信息、人事資料變動、組織關系變更等及時歸入個人檔案。同時推進信息化檔案管理，定期對人員檔案信息進行核對，查缺補漏，確保個人檔案安全性和完整性。

　　公司人事檔案整理

　　干部人事檔案蘊含豐富密碼，紙雖輕，責任重。為便于我市干部人事檔案工作人員進一步學習掌握干部人事檔案工作相關知識，我們根據《干部人事檔案工作條例》以及上級有關文件精神，對干部人事檔案整理基礎知識等進行梳理，在“潮之峰”推出干部人事檔案知識專欄分期刊登，供大家學習參考。

　　第一期為干部人事檔案整理方法步驟。

　　整理方法步驟

　　干部人事檔案整理工作，是指根據一定的原則和方法，將收集起來的材料，以個人為單位，進行鑒別、分類、排序、編目、技術加工和裝訂等，使之成為系統化和規范化的專門案卷，并在此基礎上，不斷對檔案內容進行補充。

　　整理的第一個環節是鑒別，也就是對準備歸檔的材料進行審查，甄別材料的真偽，判定材料的保存價值，確定其是否屬于歸檔范圍，是否符合歸檔要求。具體來說鑒別工作的內容包括歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內容真實、填寫規范、手續完備；對經過鑒別不符合歸檔要求的材料，要區別不同的情況，采取轉出、退回、留存、銷毀等不同方式進行處理。

　　一般來說，除了鑒別以外，整理工作包括：分類、排序、編目、技術加工、裝訂等。

　　第一步分類

　　按照《干部人事檔案工作條例》規定，干部人事檔案材料具體內容和分類標準由中央組織部確定，主要內容和分類包括：

　　第一類：履歷類材料。

　　主要有《干部履歷表》和干部簡歷等材料。這一類主要包括以反映干部本人自然情況，經歷、家庭和社會關系等基本情況為主要內容的材料。中央和地方各級黨委委員（候補委員）簡歷，人大常務委員會委員、政協委員簡歷歸入第一類。

　　第二類：自傳和思想類材料。

　　自傳材料包括自傳和屬于自傳性質的材料。主要有自傳、參加黨的重要教育活動情況和重要黨性分析、重要思想匯報等材料。自傳是個人撰寫自己家世、身世和主要社會關系的自述。自傳材料的歸類，應該以內容和用途為依據，不能單純按名稱歸類，如以自傳為主的履歷或簡歷表也應該歸在第二類。

　　第三類：考核鑒定類材料。

　　主要有平時考核、年度考核、專項考核、任（聘）期考核，工作鑒定，重大政治事件、突發事件和重大任務中的表現，援派、掛職鍛煉考核鑒定，黨組織書記抓基層黨建評價意見等材料。歸入本類的材料，必須是經過組織研究認可正式形成的，手續完備，能正確、歷史地反映干部實際情況，具有查考價值的鑒定、考核材料。

　　第四類：學歷學位、專業技術職務（職稱）、學術評鑒和教育培訓類材料。

　　主要有中學以來取得的學歷學位，職業（任職）資格和評聘專業技術職務（職稱），當選院士、入選重大人才工程，發明創造、科研成果獲獎、著作譯著和有重大影響的論文目錄，政策理論、業務知識、文化素養培訓和技能訓練情況等材料。組織人事部門記錄的干部參加脫產培訓情況和培訓期間的主要表現材料、考核鑒定等一般歸入檔案第四類。

　　第五類：政審、審計和審核類材料。

　　主要有政治歷史情況審查，領導干部經濟責任審計和自然資源資產離任審計的審計結果及整改情況、履行干部選拔任用工作職責離任檢查結果及說明，證明，干部基本信息審核認定、干部人事檔案任前審核登記表，廉潔從業結論性評價等材料。

　　第六類：黨、團類材料。

　　主要有《中國共產黨入黨志愿書》、入黨申請書、轉正申請書、培養教育考察，黨員登記表，停止黨籍、恢復黨籍，退黨、脫黨，保留組織關系、恢復組織生活，《中國共產主義青年團入團志愿書》、入團申請書，加入或退出民主黨派等材料。

　　第七類：表彰獎勵類材料。

　　主要有表彰和嘉獎、記功、授予榮譽稱號，先進事跡以及撤銷獎勵等材料。享受政府特殊津貼材料統一規定在第七類。

　　第八類：違規違紀違法處理處分類材料。

　　主要有黨紀政務處分，組織處理，法院刑事判決書、裁定書，公安機關有關行政處理決定，有關行業監管部門對干部有失誠信、違反法律和行政法規等行為形成的記錄，人民法院認定的被執行人失信信息等材料。

　　第九類：工資、任免、出國和會議代表類材料。

　　主要有工資待遇審批、參加社會保險，錄用、聘用、招用、入伍、考察、任免、調配、軍隊轉業（復員）安置、退（離）休、辭職、辭退，公務員（參照公務員法管理人員）登記、遴選、選調、調任、職級晉升，職務、職級套改，事業單位管理崗位職員等級晉升，出國（境）審批，當選黨的代表大會、人民代表大會、政協會議、群團組織代表會議、民主黨派代表會議等會議代表（委員）及相關職務等材料。

　　第十類：其他可供組織參考的材料。

　　主要有畢業生就業報到證、派遣證，工作調動介紹信，國（境）外永久居留資格、長期居留許可等證件有關內容的復印件和體檢表等材料。干部檔案報送單、干部檔案有關情況說明等材料也歸入此類。

　　檔案材料的分類有關說明：

　　1.第四類、第九類材料的二級分類

　　第四類、第九類材料內容復雜、數量眾多，為方便查找，還需要采用二級分類法，即對這兩類中的材料，按照內容的不同再分別分為四小類。

　　根據《干部檔案整理工作細則》，第九類材料可以再分為：

　　（1）工資材料；

　　（2）任免材料；

　　（3）出國（境）材料；

　　（4）參加會議的代表登記表等其他材料。

　　第四類材料可以再分為：

　　（1）學歷學位材料；

　　（2）職業（任職）資格和評（聘）專業技術職務（職稱）材料；

　　（3）反映科研學術水平的材料；

　　（4）培訓材料等。

　　2.內容交叉的分類

　　（1）以自傳為主的履歷表或簡歷表歸第二類。

　　（2）學生登記表、學習（培訓）鑒定表、學習（培訓）考核表歸第四類。

　　（3）享受政府特殊津貼材料歸第七類。

　　（4）干部任免審批表及其相應的考察材料或表現材料歸第九類。

　　（5）中央和地方各級黨委委員（候補委員）簡歷，人大常委會委員，政協委員簡歷歸第一類。

　　3.分類的原則

　　干部人事檔案材料要選擇適當的門類進行分類，總的原則就是根據材料的主要內容或用途分類，做到層次清晰，便于利用。

　　第二步排序

　　排序是指將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或材料內容的內在聯系排列順序，并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。排序的具體方法有兩種:

　　1.按材料形成的時間排序

　　適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。第四類、第九類材料排序時，是在采用二級分類后的各小類中分別按時間排序（其中學歷材料按整套排序，提拔干部形成的考察材料作為相應的干部任免審批表的附件）。

　　2.按材料的內容以及材料之間的內在聯系排序

　　適用于第五、六、八類材料。其中，第五類、第八類材料的排列順序一般為:上級批復，結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見，調查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等。第六類材料，入團志愿書應排在入團的其他材料之前;入黨志愿書應排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次排序。

　　每個類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號，并在其右下角逐頁編寫頁碼。頁碼的編寫方法為，凡有圖文的頁面，每面作為一頁;有封面的材料從封面開始編寫;空白紙和托裱用的襯紙不計頁數;復印件和原件應視為一份材料，統一編寫頁數。

　　第三步編目

　　編目的具體要求:

　　1.檔案材料應按照排列順序，逐份逐項進行編目，做到目錄清楚，填寫準確。書寫目錄要工整、準確、清楚、美觀，使用規范的書寫材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍墨水和復寫紙書寫。檔案目錄不能粘貼涂改。

　　2.每類目錄之前應注明材料類號和類別名稱。

　　3.“序號”填寫材料類號和排列順序號。序號欄的規范填寫方法是:材料類號用漢字的“一”至“十”，二級類號用（一）至（四），順序號用阿拉伯數字。

　　4.“材料名稱”根據材料題目填寫。一般來說，沒有標題或標題不規范的，應另擬標題。材料的題目過長，可適當簡化。凡原材料題目不符合實際內容的，須另行擬定題目。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內容或性質特點。

　　5.“材料形成時間”填寫材料落款時間。有多個時間的材料，一般以最后的時間為準。復制的檔案材料，采用原件的形成時間。時間填寫要盡量詳細、規范，有具體年月日的，必須填寫齊全。如2021年8月1日，不能填為21年8月，或者2021年等。

　　6.“頁數”填寫材料的頁數。按照編好的頁數如實填寫。

　　7.“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因為內容相關合并為一份材料的，要在備注欄中進行簡要說明，如附有考察材料的干部任免審批表、復制件等情況。

　　8.書寫目錄時，每類目錄之后須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。特別是第三、四、九類等，由于后續的材料比較多，為了留出足夠的空格，不能在同一頁中再填寫其它類別材料的條目。

　　第四步技術加工

　　對紙張破損、幅面不規則，或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料，應進行技術加工。

　　1.對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應采用復印、掃描、拍攝等方法進行復制。復制應保持材料原貌，不能任意擴大或縮小，不能對原件內容進行修改。復制后的材料應清晰，所用材料要符合檔案保護要求，經久耐用。復制件應附在原件后，與原件作為一份。

　　2.幅面過大的檔案材料應進行折疊或剪裁。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章圖形等內容。注意，從保護檔案原貌，簡化整理的目的出發，不要對檔案材料進行過度裁剪。

　　3.幅面過小的材料應進行托裱（空白紙），檔案材料一般應留夠25毫米的裝訂邊，裝訂邊過窄或裝訂線內有文字的材料應加邊。

　　4.檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應當拆除。

　　5.為方便檔案利用和后續材料補充，每份檔案材料在整理時必須保證各自獨立，禁止將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。

　　第五步裝訂

　　裝訂好的檔案，檔案目錄置于卷首，卷內材料排列順序與目錄相符。檔案材料應左邊、下邊對齊，在左側打孔裝訂，做到結實、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。

　　如果左側的空白不夠，要托裱出裝訂邊，注意不能壓字。對于個別不規則的材料，要進行折疊。

　　干部人事檔案如果太厚，應該分成兩卷裝訂。分卷裝訂時，必須保證同一類材料分放在同一卷中。

　　干部檔案卷夾材質應符合檔案保護要求。卷夾背脊應附邊簽，用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號等。書寫姓名不得使用同音字或不規范的簡化字。

　　有關技術加工和裝訂的

　　工作要求

　　1.干部人事檔案材料和目錄采用國際標準A4紙型（297×210mm）。材料左邊應留有25mm的裝訂邊。

　　2.A4紙型的干部人事檔案材料和目錄按照靠左下對齊的方式打3孔裝訂，中間孔距上、下孔（從孔中心算起）各83mm，下孔距材料底邊47mm，孔中心距左邊沿12mm，孔直徑為5mm。

　　3.檔案中原有小于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊。

　　4.干部人事檔案材料轉遞單、報送單等一系列工作文件統一采用國際標準A4紙型。

　　5.干部人事檔案專用打孔機孔徑為5mm，不符合標準的須進行調整或更換。其他專用設備也要按照相關規定要求配置。

　　關于干部人事檔案整理的

　　工作要求

　　一是必須遵守《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》和干部人事檔案工作有關規定，保守黨和國家的秘密，確保檔案的安全。

　　二是不得私自涂改、圈劃、污損、撤換、抽取、增添或偽造檔案材料。

　　三是不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中因審核剔出的檔案材料，須進行登記，經主管領導審核批準后區別不同情況予以處理。

　　四是在整理中，要加強對檔案材料的管理，防止材料丟失或泄露材料內容。

　　五是按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》要求，對“符合歸檔要求的材料，必須在接收之日起一年內按照干部人事檔案整理工作的有關要求歸入本人檔案”。