山東檔案數字化公司外包

　　山東檔案數字化公司外包:為進一步提升社區矯正對象檔案信息化建設水平，推進檔案數字化建設，有效提升社區矯正對象檔案的完整性、準確性和規范性，近期濟陽區司法局委托山東檔案數字化公司外包對全區社區矯正對象檔案進行全面集中規范整理和數字化轉型歸檔工作。

　　檔案數字化工作嚴格按照《山東省社區矯正檔案管理辦法》的要求開展，目前共著錄案卷525卷，卷內文件目錄11127條，全文數字化掃描52911頁，為做好檔案數字化全過程的安全管控，采用移動硬盤備份電子檔案，并將市司法局統一配發的檔案盒和案卷封面全部予以重新置換，科學設置檔案排放順序，標示清楚，以便查閱。

　　在檔案數字化轉型過程中，區司法局和山東檔案數字化公司外包反復溝通交流，優化加工流程、提高檔案數字化技術標準，確保檔案數字化加工質量。并對所有檔案進行一次全面督導檢查，發現問題，及時予以糾正，做到檔案資料能夠完整地記錄矯正對象的矯正全過程。同時明確工作人員在檔案管理方面應擔負的職責，落實專職人員收集和管理社區矯正檔案，對社區矯正對象檔案的立卷、歸檔、保管、移交和查閱事項作出明確規定，確保檔案的安全與保密。

　　數字化檔案進一步促進了社區矯正工作有序開展，為做好重點對象監管、服務全區和諧穩定打下了堅實基礎。

　　山東檔案數字化公司外包

　　檔案數字化加工主要有兩種方式，一是檔案館（室）組織人員自主加工，二是外包給有資質的公司，兩種方式各有利弊。自主加工利于保密，利于檔案的保管保護。

　　但從掃描前整理、掃描、圖像處理、質量檢測、圖像合成、目錄著錄，到數據驗收、數據掛接，每個工序一個人，就需要8-10人，而檔案館（室）一般人員較少，無法滿足各工序的人員要求，而從社會上招聘人員，即在專業性上無法保證，又要牽扯許多人員管理問題。另外，需要自己購置檔案掃描、圖像處理等各種設施設備、軟件，資金投入也較多。

　　外包服務的方式，因有專業的公司負責項目管理，人員、設備都不用檔案部門操心，只要檔案數字化方案制定合理，檔案部門監管到位，檔案數字化的速度和質量還是可以有所保障的。因此，大批量的檔案數字化加工，筆者還是傾向于服務外包的方式。

　　數字化加工過程中的監管、指導問題

　　（一）加工方案的確認

　　紙質檔案數字化工作方案應包括數字化對象、工作目標、工作內容、數字化技術方法和主要技術指標、驗收依據、人員安排、責任分工、進度安排、安全管理措施等內容。技術標準，我們依照《紙質檔案數字化規范》的基本要求，采用了平板掃描儀，分辨率為300DPI，彩色掃描模式，并做了文字識別，合成雙層的PDF。這些指標，完全適應檔案查閱利用，也利于后期的全文檢索，另外基本能保證檔案的仿真復制、展覽

　　制作的要求。值得一提的是，檔案目錄數據庫的建立，一定要與省檔案館新修訂的《文書檔案目錄數據采集規范》上規定的字段、字段值一致，利于下一步目錄數據的上網，也利于全省檔案目錄數據的統一。

　　（二）加工現場的監管、指導

　　檔案館（室）要明確一名工作人員負責加工現場的溝通協調、監督指導，建立問題反饋機制，對加工中出現的問題及時進行反饋和改正，及時總結，對出現的同類問題進行指導，避免重復勞動，從而保障數字化加工全程的安全、進度及質量。

　　1.掃描前整理中應注意的問題

　　排版問題。各檔案館館藏中都有大批建國前后的老檔案，這些檔案情況復雜，紙張較差，掃描加工比較費時。有的檔案排版方式特殊，是豎排，從右至左、從上到下排版，同一案卷中出現不同排版方式，前整理人員不注意，就會出現掃描順序前后錯亂的情況。這就要求在掃描前整理、掃描加工時，強調一下這個問題，避免掃描順序錯亂。

　　2.分件問題。主要是指涉及人名較多的民生檔案分件，如干部、工人分配介紹信。這類檔案每年會有2-3卷，每卷有100-200頁，每頁涉及一個人的分配、調動。此類檔案建議一人一件分件，或者10人一件分件，著錄文件標題時顯示每個人的姓名。

　　因為大部分檔案管理軟件的全文檢索功能不健全，即使有全文檢索，對于手寫字體的識別率也很低。所以還是要在目錄標題上顯示出來，或者建立人名專題目錄，更能方便檢索，提高檢索效率。另外教育部門的畢業生分配工作調配表、知青登記表之類涉及人名多的檔案，如何著錄才能利于檢索，是建立人名專題目錄，還是在標題或者備注上顯示等問題，也值得大家商榷。

　　3.專業檔案區別對待問題。檔案館（室）保存較多的一般是文書檔案，但涉及民生的專業檔案數量也不少，比如學籍檔案、婚姻檔案、土地延包檔案等，這些專業檔案的分類和目錄顯示的信息與文書檔案有所不同。如學籍檔案一般是按照高校檔案分類法分類，與文書檔案的機構（問題）分類，在檔號編制上有所不同。如果都用文書檔案“全宗號-目錄號-案卷號-件號”的檔號編制規則，混在一起，容易造成檔號編制混亂。

　　至于目錄信息，婚姻檔案的目錄應該設置姓名、結婚時間、籍貫等字段；而土地延包檔案是按照鄉鎮、行政村、戶主姓名整理，目錄字段則需要設置這些信息。所以，專業檔案需要在檔案管理系統中設置不同的節點，按照需要設置目錄字段，才能更好地顯示需要的信息。

　　（三）掃描圖像處理問題

　　一般要求對掃描圖像進行旋轉、糾偏、去污、裁切等。但對一些特殊規格的檔案，筆者不建議裁切。比如分配工作報到證或者報到證存根，規格多為64開，建議掃描時按A4掃描，裁切時不宜將白邊切去，因為白邊裁切后圖像放大，印章也隨同放大，打印作為憑證時有稍許失真，不利于同原印章的比對，作為憑證會受到質疑。

　　（四）字體辨識問題

　　不好辨識的字多是手寫，或者是寫得太草不好辨識，或者是繁體字，或者是不規范的簡化字，一般要根據上下文的意思去考證。比如“瓩”字，當時在字典里沒有查到，輸入法里也沒有，但這是一份電力方面的文件，根據上下文意思，應該是表示電的功率的一個單位，想到了“千瓦”這個度量單位，結合前后文意，確定了是“千瓦”。還有“伩”“韓”“鞋”等都是不規范的簡化字，需要讓經歷過漢字簡化字過程的人員來辨識確認，爭取使文件標題完整、準確。

　　最難確定的是學籍檔案中的姓名，干部、工人分配介紹信等涉及人名的檔案，一般只出現一次，通篇沒有上下文可參考，為了辨識一個字，有的需要去查一些家譜，從姓氏的輩分中去確定姓名中的字，有時需要去詢問檔案形成單位的老職工，以盡量使作為主要檢索線索的文件標題完整、準確，提高目錄著錄質量。

　　數據驗收數量和質量問題

　　質量驗收涉及數據的真實性、完整性、可用性和安全性，掃描數據和目錄的一一對應，目錄著錄是否規范，能否利于檢索利用等。數據驗收這個環節，既要保證數量上與紙質檔案的對應，又要保證數據質量符合規

　　范，最終方便利用。我們的做法是在數據驗收工作中采取了監理機制，由監理公司先對數據進行100%檢查驗收，檔案館再對監理公司提交的數據進行抽查，抽查比例為10%，發現超過3%的錯誤，則監理公司重新驗收、修改。

　　驗收兩遍以后，在利用的過程中還是會發現一些小的問題。比較多的有自擬標題、錯別字、字的辨識問題。從出現的這些問題，我們認為在驗收中，除了隨機抽查之外，要重點針對容易出錯的數據進行抽查。對問題及時反饋，從而減少錯誤的發生。

　　數字檔案館（室）建設是不斷提升機關檔案信息化水平，實現檔案數字資源集中統一管理，推進檔案信息共享工作，更加充分地挖掘檔案價值，使檔案工作更好地服務機關、服務社會、服務人民群眾的重要手段，做好檔案數字化加工，是重要基礎工作，我們要抓住國家檔案事業和信息化工作快速發展的大好時機，發揚工匠精神，嚴格接收標準、數字化標準、著錄標準，奮發有為，開拓創新，把檔案工作推向一個新的更高的階段。