物業公司的檔案如何整理

　　物業設施設備檔案主要包括設備原始檔案，設備技術資料和政府職能部門頒發的有關政策、法規、條例、規程、標準等強制性文件，以及設備運行、維修養護、修理改造的使用管理檔案。物業公司的檔案如何整理其目的在于實現規范管理，便于事后追溯，還可以作為管理的證據。

　　1.物業設施設備檔案的建立

　　(1)新建物業項目設施設備基礎管理檔案的建立。

　　①設施設備原始技術檔案的建立。

　　設施設備原始技術資料收集，主要是在物業項目設施設備和系統承接查驗雙方交接時由交驗方提交的物業清單，物業竣工圖紙、竣工資料和技術資料，設備生產廠家的安裝、維護、使用說明書與合同書等。承接方應安排專人按有關規范和制度的規定進行分類整理建檔，永久保存；按借閱制度供查閱使用。

　　②設備基礎管理檔案的建立。

　　設施設備的基礎管理檔案是隨設施設備同壽命保存的。它主要包括：《房屋清單》《共用設施清單》《設備登記卡》《設備清單》《設備臺賬》《設備卡》等。其中：《房屋清單》和《共用設施清單》是按照物業承接查驗時接收的清單到現場進行核對、查驗確認后形成的。《設備登記卡》是在物業承接查驗時，依據設備的銘牌和裝箱單的內容進行填寫的，是設備的原始資料的真實反映。而《設備清單》是根據《設備登記卡》的信息制作的，它主要用于方便設備管理，如管理人員隨時查詢和編制維修保養計劃和機配件采購計劃時應用。《設備臺賬》是對于重要的一、二類設備進行動態管理，如電梯、高壓配電設備、空調的制冷主機、鍋爐、消防設備等。《設備卡》掛在（粘貼在）設備上的醒目位置，一臺設備一個卡。

　　③設備管理的相關法律、法規、規范與標準等強制性文件。

　　(2)設施設備使用管理檔案。

　　①設施設備使用維護檔案。設施設備使用維護檔案的保存年限一般為3~5年，可定期處理。主要包括：設備運行日志、故障處理記錄、巡檢記錄、事故處理報告、維修保養計劃、維修保養報告、設備完好率檢查評定、設備系統狀態參數測定記錄、設備系統的專業安全檢驗報告等。

　　2)設施設備修理、改造檔案。主要包括：設備、設施、系統的專項修理大修、中修，改造計劃，實施合同，實施報告，驗收報告等。

　　③設施、設備報廢檔案。主要包括：設施、設備的報廢申請、評估、報廢記錄等。

　　2.物業設施設備檔案的管理

　　原始檔案資料應統一編號，規范管理、分錄類歸檔、嚴格管理，原件不得帶出資料室，由資料員保管和復制供應；其他要求與物業檔案管理的規定一樣。

　　設備檔案資料按每臺單機整理，存放在設備資料檔案內，檔案編號與設備編號一致，按編號順序排列，定期進行登記和資料歸檔、更新，達到物業管理檔案管理標準要求。

　　物業公司的檔案如何整理

　　物業管理檔案的保管與安全

　　一、配置適宜物業管理檔案保管的專門庫房，配備防盜、防火、防漬等必要措施。檔案室應保持干燥、通風、清潔，并確保儲存地點符合防蟲、防鼠、防潮等要求。

　　二、全程監控，涉密物業管理檔案專人處理。

　　三、嚴禁未經許可的人員出入檔案室。

　　四、檔案室溫濕度應符合相關規范的保管要求，并建立庫房安全、溫濕度監測、記錄制度。

　　五、建立檔案室設備設施定期檢查、記錄制度。

　　六、館藏檔案定期清理核對，數量發生變化時應記錄說明。

　　七、根據物業管理檔案的不同類別、等級，采取有效措施，加以保護和管理。

　　八、重要物業管理檔案宜異地備份。