公司人員檔案按什么整理

　　歸檔文件整理的方法步驟主要包括編制分類方案、初步整理、系統整理和歸檔四個環節。公司人員檔案按什么整理?歸檔文件整理就是將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

　　公司人員檔案按什么整理

　　一、以“件”為單位裝訂

　　（一）以“件”為單位整理

　　“件”是歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖表等一冊（本）為一件，來文與復文為一件。

　　1．文件正本與不同稿本

　　同一文件除正本外，在撰寫、印刷過程中形成的不同稿本，包括歷次修改稿、討論稿、征求意見稿、定稿等，也可能需要保存。一般來說，文件的正本與定稿為一件，但定稿過厚不易裝訂的，也可單獨作為一件；重要文件（如法律法規等）須保留歷次修改稿，其正本與歷次修改稿（包括定稿）各為一件。

　　2．正文與附件

　　附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補充說明或參考材料，如附帶的圖表、統計數字，正文批準或發布的法規文件等。一般來說，正文與附件為一件。如果附件數量較多或太厚不易裝訂時，也可各為一件或數件。

　　3．正文與文件處理單等

　　文書處理較為規范的機關在文件運轉過程中一般都附有文件處理單、擬辦單或發文稿紙，有的還附有領導批示的簽批條等。這些表單真實地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應與文件作為一件。

　　4．原件與復制件

　　對于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件（如熱敏紙、傳真件、鉛筆、圓珠筆書寫的重要文件），以及使用中出現破損的文件，應復制后歸檔。復制件包括復印機制作的復印件及手工眷寫的抄件等。這些復制件應與原件作為一件。

　　5．轉發文與被轉發文

　　轉發文與被轉發文是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見及執行要求，后者是具體內容，它們在發揮文件效力方面難以分割，

　　6．報表、名冊、圖冊等

　　報表、名冊、圖冊等一般每冊（本）內容都相對完整，具有獨立的檢索價值，因此應按照其本來的裝訂方式，以一冊（本）作為一件。如黨員名冊、團員名冊、職工名冊、統計報表等。

　　7．來文與復文

　　這是比較特殊的規定。“來文與復文”是對聯系密切的來往性質的文件材料的概括性表述，也包括“去文與復文”，從文種上看包括請示與批復、報告與批示、函與復函、通知與報告等。根據檢索需要的不同，此類文件可作為一件，也可以分別各作為一件，所以《歸檔文件整理規則》中采用“可為一件”的表述方式。各單位可根據具體情況靈活掌握這類文件的整理。

　　需要注意的是，“為一件”是指在實體上裝訂在一起，編目時也只體現為一條條目。

　　（二）文件修整

　　文件修整主要包括以下幾項內容。

　　（1）修整破損文件。

　　（2）復制字跡模糊或已褪色的文件。

　　（3）對超大紙頁進行折疊。

　　（4）去除易銹蝕的金屬物。

　　（三）文件裝訂

　　1．文件排序

　　裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；復文在前，來文在后；不同文字的文本，中文本在前，其他文種版本在后。有文件處理單的，可放在最前面。文件定稿如果是計算機打印的，沒有修改筆跡，且與正文內容一致，只要將文頭紙或者領導簽字的一頁附在正本之后歸檔（見圖1）即可。

　　按“件”整理檔案

　　2．文件裝訂方式的選擇

　　文件可采用左上角裝訂，也可采用左側裝訂。

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　　采用左上角裝訂的文件應當左齊上齊；采用左邊裝訂的文件應當左齊下齊。

　　目前的裝訂方式除傳統的線裝訂之外，還包括粘貼式裝訂和穿孔式裝訂（見圖4）。粘貼式可用糨糊、熱封膠等進行裝訂；穿孔式可用不銹鋼書釘、鐵夾背等進行裝訂。

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　　圖4穿孔式裝訂

　　文件裝訂的要求：第一，要符合檔案保護要求，裝訂用品必須對檔案無害，不影響檔案的保護壽命；第二，選用裝訂用品應盡量降低成本，裝訂方式應簡便易行。

　　較厚的文件可采用“三孔一線”的裝訂方法，成冊不易拆封且未使用鐵釘的，可保持原貌不變。

　　二、歸檔文件的分類

　　歸檔文件的分類是將歸檔文件按其內容和形式特征劃分類別和層次，構成有機體系的過程。

　　分類是歸檔文件整理的重要環節，通過對歸檔文件進行整理的分類，不但能有效揭示出歸檔文件之間的內在聯系，使歸檔文件成為一個有機整體，便于系統地提供利用，而且對排列、編目等后續工作的開展，以及將來組織室藏和排架管理都有著重要的意義。

　　（一）分類方法

　　基本的分類方法主要有三種：年度分類法、機構（問題）分類法和保管期限分類法。

　　1．年度分類法

　　年度分類法，就是根據形成和處理的年度對歸檔文件進行分類。年度分類法是運用最廣泛的分類方法。歸檔文件按年度特征分類，可以反映出一個機關單位每年工作的特點和逐年發展變化的情況，并且同現行機關以年度為單位將文件整理歸檔的制度相吻合，類目設置準確、清楚、明確。

　　運用年度分類法時，正確地判定文件的日期并歸入相應的年度，是決定分類質量的關鍵。

　　這里有以下幾種情況應當注意。

　　1）文件有多個時間特征

　　一份文件往往有多個時間特征，包括成文日期、簽發日期、批準日期、會議通過日期、公布日期、發文和收文日期等。

　　一份文件有多個時間特征時，一般以文件的簽發日期為準。如2005年形成的“2006—2010年的機關‘十一五’發展規劃”，應當歸入2005年度；2005年形成的“2004年機關工作總結”，應當歸入2005年度；2005年制定，2006年生效的法規性文件，應當歸入2005年。

　　2）跨年度形成的文件

　　機關單位的某些具體職能活動，如召開會議、處理案件等，可能會跨年度形成文件。對這類文件的處理往往統一在辦結年度歸檔。例如，跨2005年、2006年兩個年度召開的會議形成的文件材料，統一歸在會議閉幕年度歸檔；跨2004年、2005年兩個年度辦理的案件文件材料，統一歸入案件辦結年度歸檔，即2005年度；下級單位2004年的請示，上級機關2005年1月收到并辦結，應連同下級請示和本級批復一同歸入2005年度。

　　3）幾份文件作為一件時，“件”的日期確定

　　文件的正本與定稿、來文與復文、轉發文與被轉發文為一件時，這時“件”的日期應以裝訂在前的那份文件日期為準。例如，正本與定稿應以正本的日期為準；轉發與被轉發文應以轉發文日期為準；來文與復文應以復文時間為準。

　　4）文件沒有標注日期時應當考證

　　當文件沒有標注日期時，這時需要通過分析文件的內容、制成材料、格式、字體及各種標志等對照手段來考證和推斷文件的形成日期。使這些文件歸入應歸的年度。

　　5）有專門年度的文件分類方法

　　有的單位和部門的工作是按專門年度進行的，如學校的教學年等。采取年度分類時，對這部分形成的文件，就應按照專門年度進行整理歸檔。

　　2．機構（問題）分類法

　　機構（問題）分類法也是現行機關常見的一種分類法。按機構分類還是按問題分類，各單位應從自己的實際情況出發，選擇其一。也就是說，在一個立檔單位選擇機構分類法，就不能再選擇問題分類法，兩種分類方法只能選擇其中的一種，而且不要輕易更改，要保持相對穩定。

　　1）機構分類法

　　按組織機構分類，就是按組織內部各個組織機構的名稱進行分類，可直接采用各個組織內部機構的名稱作為類名（如圖5所示）。如某一企業可分為廠黨委辦公室、廠長辦公室、黨委宣傳部、黨委組織部、生產科、技術科、供銷科、財務科、勞資科等。

　　按“件”整理檔案

　　按機構分類法，原則上以哪個機構名義發文的文件就歸入哪個機構；幾個機構聯合辦文的，應歸入主要承辦機構；以機關名義或辦公室發的文件，應歸入有關機構類中，即根據文件內容和機構的職能來確定。

　　立檔單位內設立的臨時機構，應當設置一個類別，和其他內設機構一樣來看待。形成的文件應當歸入臨時機構類保存。

　　2）問題分類法

　　問題分類法是按照文件材料內容所說明的問題對歸檔文件進行分類。采用問題分類法可以避免或減少同類問題文件的分散現象，便于查找和利用。

　　在實際工作中，使用問題分類法的立檔單位，大多數都是參照本單位內部組織機構的職能性質來設置類別。如黨委、工會、共青團等機構形成的文件劃為“黨群類”；業務部門形成的文件劃為“業務類”；行政后勤部門形成的文件劃為“行政類”等。

　　3．保管期限分類法

　　根據國家檔案局2006年12月28日公布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年和10年。歸檔文書的保管期限要根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》來判斷。

　　（二）復式分類與分類方案的編制

　　在實際工作中，往往不只使用一種分類方法，而是選用幾個級次，將幾種分類法結合起來使用，這種劃分方法就叫做復式分類法。

　　年度、保管期限、機構（問題）這三種分類法組合時的先后順序，各單位可根據工作實際需要進行安排。但年度、保管期限是必備項，必須選擇，而機構（問題）為選擇項。基層單位或小機關，形成文件材料少的單位可不選擇機構（問題）作為分類方法。

　　常用的復式分類法主要有以下幾種。

　　1．保管期限一年度一組織機構分類法

　　這種方法是指先按保管期限進行分類，然后在每個保管期限下按年度分類，再在年度下面按機構進行分類。這種方法適用于內部機構雖有變化但不復雜的立檔單位，一般組織常采用這種分類法。使用這種方法，在檔案管理時，不同保管期限的檔案分別排架，便于檔案移交進館，但每個保管期限應預留柜架，以備以后檔案陸續上架。

　　例如，某企業全宗分類的情況如下。

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　　2．保管期限一年度一問題分類法

　　這種方法是指先按保管期限分類，然后在每個保管期限下面按年度分類，再在年度下面按問題分類。這種方法適用于不宜按機構分類的組織。

　　例如，某企業的檔案分類情況如下。

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　　三、歸檔文件的排列

　　歸檔文件的排列是指在分類體系的最低一級類目內，按照一定的原則和方法排列歸檔文件先后次序的過程。例如，保管期限一年度一機構分類法中的“機構”為最低一級類目，即文件應在機構下進行排列。

　　（一）排列原則

　　“事由原則”，即同一事由有密切聯系的文件材料應當排列在一起。事由可以指一個事件、一個事物、一個人物、一項工作活動、一項具體業務、一種工作性質、一個具體問題等。

　　對事由的界定可以有較大的靈活性。例如，一次請示或報告在批復收到后，可以視為一個事由；一項工程、一次活動或一次會議，可視為一個事由；一項工作如果辦理時間長需跨年度，為了及時歸檔，也可以按不同階段分為幾個事由；一次會議也可分為籌備、開幕、不同議程、閉幕等幾個事由。事由的具體劃分要根據辦理時間長短、形成文件材料的數量及文書處理程序的不同等，本著便于整理和利用的原則自行掌握。

　　（二）排列方法

　　（1）同一事由內歸檔文件排列（按時間或重要程度排列）。

　　（2）不同事由間的歸檔文件排列（按時間或重要程度排列，或將時間和重要程度結合起來排列）。

　　四、歸檔文件的編號

　　（一）件號的編制

　　件號即文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件排列先后順序的重要標志。件號包括室編件號和館編件號。

　　1．室編件號的編制

　　室編件號即歸檔文件在分類方案的最低一級類目內的排列順序號。室編件號在分類方案最低一級類目內，按文件排列順序從“1”開始標注。如采用“年度—機構—保管期限”進行分類，室編件號應在同一年度內、同一機構的一個保管期限內從“1”開始逐件流水編號。以年度—機構—保管期限分類法為例：

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　　2．館編件號的編制

　　館編件號的設置主要是出于管事銜接的需要。各級檔案室的定期（30年）、永久檔案移交進館時，由于各種原因需要進行鑒定、整理等局部調整，如部分內容需要抽出、補充等，使目錄中的件號可能出現斷號、跳號等現象，從而給管理帶來麻煩，故需要重新編制或調整件號。調整后的件號即為館編件號。

　　（二）檔號項目的設置及填寫要求

　　檔號是以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。檔號項目分為必備項和選擇項兩類。

　　1．必備項

　　（1）全宗號：檔案館給立檔單位的代號。如J026、J124。

　　（2）年度：指歸檔文件形成年度，用4位數表示，如2004、2005。

　　（3）保管期限：分為永久、定期（30年）、定期（10年）三種。

　　（4）件號：室編件號由檔室填寫，館編件號由檔館編寫。

　　2．選擇項

　　選擇項主要是指“機構”和“問題”。一個立檔單位在機構或問題二者之間只能選擇其一，即選擇機構，就必須放棄問題，選擇問題就必須放棄機構，這一點務必注意。

　　（三）加蓋歸檔章

　　案盒內歸檔文件經過系統排列后，應依分類方案和排列順序逐件編號，以固定位置，統計數量，并便于保護文件和方便查找利用。歸檔文件編號方法是在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章。歸檔章的位置不限于首頁右上角，首頁上端的空白處都可以蓋歸檔章，但在整個案盒文件中，其位置應一致。

　　歸檔章設置的必備項目有全宗號、年度、保管期限、室編件號、館編件號。必備項目編號必須填寫，設置的選擇項目可根據情況填寫。

　　選擇項目有機構和問題。只采用“年度—保管期限”兩級分類的單位，可以不填寫機構或問題名稱。

　　歸檔章各項目的填寫方法如下。全宗號欄內填寫同級國家綜合檔案館給立檔單位編制的代號。年度欄內填寫文件的形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如“2003”。保管期限標注“永久”、“定期”，或者使用其簡稱“永”、“定”或代碼。室編件號欄內填寫文件在同一保管期限內的排列順序號。一般組織同一年度里、同一機構（問題）、同一保管期限下從“1”開始逐件編流水號。永久保管文件較少的組織，永久和長期保管的檔案可以從“1”開始混編成一個流水號，按進館要求編寫。按組織機構分類的，填寫形成或承辦該文件的組織機構全稱，如機構名稱太長，可使用機構內部規范的簡稱。按問題分類的可直接填寫問題的類名。

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　　五、歸檔文件的編目

　　編目主要指編制歸檔文件目錄，為檔案的保管、鑒定、檢索、統計和編研等工作的開展提供基礎條件。歸檔文件應根據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄，即按照分類、排列、編號的結果，逐類逐件編制目錄，以系統、全面地揭示歸檔文件的全貌。

　　歸檔文件目錄設置件號（室編件號、館編件號）、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目，填寫要認真、細致、準確，如表6所示。

　　表6歸檔文件目錄

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　　1．件號

　　件號包括室編件號和館編件號兩種，室編件號由立檔單位填寫，館編件號由檔案館填寫。填寫的標準和要求前面已作介紹，這里不重復介紹。

　　2．責任者

　　責任者是指制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。責任者可以是一個機關或機關內部的一個機構，也可以是幾個機關或若干人。它是文件的組成部分之一和重要的外形特征，對于確定文件來源有著重要的作用，也是檢索利用的重要途徑。

　　填寫責任者項時一般應使用全稱或通用簡稱，不能用含糊不明、難以判斷的簡稱。如中國共產黨河南省委員會，可簡稱為中共河南省委，但不能簡稱為“省委”。

　　聯合發文時，應將所有責任者照實抄錄，責任者過多時，著錄列居首位的責任者。主辦單位是責任者的必須著錄，立檔單位是責任者的必須著錄，上級機關是責任者的必須著錄，其余的視需要著錄。被省略的責任者用“［等］”表示。責任者之間用“；”號隔開。例如，河南省檔案局；河南省水利廳；河南省財政廳［等］。

　　3．文件編號

　　文號即發文字號，是由發文機關按發文次序編制的順序號。一般由機關代字、年度和序號三部分組成。年度用4位阿拉伯數字表示，著錄于“﹝﹞”號內。順序號用阿拉伯數字表示。其余的照原文字著錄。例如，皖檔發﹝2004﹞30號。

　　著錄文號時應當注意：“會議文件之一”、“簡報第一期”、“黨組會議紀要（第一號）”等不屬于文件編號，不應著錄在文號項內。

　　4．題名

　　題名即文件標題。題名一般由文件責任者（發文機關或單位）、事由（問題）、名稱（文種）三個基本部分組成，用于揭示文件的內容和成分，為查找和利用提供線索。題名包括正題名、副題名、說明題名文字和并列題名。

　　1）正題名

　　正題名是檔案的主要題名，一般指單份文件文首的題目，照原文著錄。例如，河南省檔案局轉發國家檔案局《關于檔案安全問題的通知》。有的題名中有化學符號、類型標記、阿拉伯數字、外文字母、漢語拼音等均應照原文著錄，不能省略。例如，河南省司法廳、河南省郵政管理局關于在全省開設“148”法律服務專用電話的通知。

　　（1）單份文件沒有題名，應依據文件擬寫題名，并加“［］”號。

　　這類文件不多，但在實際工作中也較為常見。如會議記錄、電報、公私信函、電話記錄等。這類文件應當重新擬寫題名。例如，［××關于生活補助費的函］等。

　　（2）單份文件題名不能揭示或不能全面揭示其內容時，原題名照錄，并根據內容另擬題名附后，另擬的題名加“［］”號。

　　（3）文件題名只寫責任者或名稱，不標明事由，如《國家檔案局令》、《河南省人民代表大會常務委員會公告》，應擬寫為：國家檔案局令［國家檔案局為頒布《中華人民共和國檔案法實施辦法》令］。

　　（4）文件題名中省略了責任者和事由，只標明名稱，如《通知》、《公告》，應原題名照錄，并根據內容另擬題名附后，另擬題名加“［］”號。例如，通知［河南省檔案局關于召開老干部座談會的通知］。

　　（5）文件題名含糊不清，不能揭示其內容，又沒有副名可以補充的，如《××縣委關于執行安徽省委﹝1998﹞25號文件精神的通擬寫為：××縣委關于執行河南省委﹝1998﹞25號文件精神的通知［××縣委關于執行河南省進一步加強農業生產的通知］。

　　（6）正文與附件一般為一件，用正文題名作為本件題名。附件題名必要時在附件項中著錄。

　　（7）轉發文與被轉發文為一件時，用轉發文題名作為本件題名。轉發文題名不能揭示被轉發文主要內容時，原題名照錄，同時著錄被轉發文題名或另擬題名附后，并加“［］”號。

　　2）副題名與說明文字

　　副題名是解釋或從屬于正題名的另一題名。

　　正題名能夠揭示檔案內容時，副題名不必著錄。必要時副題名照原文著錄。例如，“大包干”的成效、做法和問題——農村問題調查報告，只需著錄為：“大包干”的成效、做法和問題。

　　正題名不能揭示檔案主要內容時，副題名著錄在正題名之后，并在副題名前加“：”號。

　　例如，農民致富之路——河南省農業大包干四年實踐的回顧，應著錄為“農民致富之路：河南省農業大包干四年實踐的回顧”。

　　說明題名文字是指在正題名前后對檔案內容、范圍、用途等說明的文字，一般不需著錄，必要時照原文著錄在正題名之后。著錄時應在說明題名文字前加“：”號。例如，“××同志在全省檔案工作會議上的講話：根據錄音整理未經本人審閱”；“強化目標管理，推動機關檔案工作發展：××同志在市機關檔案工作會議上的講話”；“《中華人民共和國檔案法》：1987年第六屆全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議通過”。

　　5．日期

　　日期即文件的形成時間。它是文件的重要特征之一，反映文件產生的時代背景，是查找檔案的常用途徑。文件的形成時間即發文時間（文件的落款）。具體填寫應用8位阿拉伯數字標注年、月、日。第1～4位表示年，第5～6位表示月，第7～8位表示日。如2010年6月16日，可著錄為20100616。

　　6．頁數

　　頁數填寫每件文件的總頁數，用于統計和核對。計算頁數時以文件中有圖文（指與文件內容相關的文字、圖畫等）的頁面為一頁，空白頁不計。大張的文件、圖表折疊后，仍按未折疊前有圖文的頁數計算頁數。

　　7．備注

　　備注項用于填寫檔案文件需要說明的情況，包括密級、缺損、修改、補充、移出、調整、銷毀等。備注項使用應當嚴加控制，避免雜亂無章。備注欄填寫不下時，可在備注欄中加注“*”號，將具體內容移到備注表中進行說明。

　　8．歸檔文件目錄的裝訂

　　歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面，一般一年一本。目錄封面可視需要設置全宗名稱（立檔單位名稱）、年度、保管期限、機構（問題）等項目。

　　這里要說明的是，歸檔文件目錄統一制作完成后，案盒內應存放本案盒的文件目錄，并置于案盒文件最前面以方便查找。同時還應另備一份，同其他盒內目錄按“件”號順次裝訂成總目錄，以供文件的檢索利用。

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　　六、歸檔文件的裝盒

　　裝盒包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒、填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項目等工作內容。

　　（一）裝盒要求

　　（1）不同形成年度的歸檔文件不應放入同一檔案盒；

　　（2）不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒；

　　（3）分機構或問題的情況下，不同機構或問題形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。

　　（二）檔案裝盒應當注意的問題

　　（1）應視文件的厚度選擇厚度適宜的檔案盒，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個整體，站立放置時不至于使文件彎曲受損。也就是說，一盒內的文件多少，應根據文件的厚度來選擇檔案盒的厚度。不同的文件厚度應選擇不同標準的檔案盒，而不是用統一的檔案盒來選擇檔案文件。

　　（2）檔案盒只是歸檔文件的裝具，不具備保管單位的作用。因此，檔案盒只是檔案裝具，而不是檔案的保管單位。

　　（三）填寫檔案盒要求

　　（1）檔案盒封面應標明全宗名稱。

　　（2）檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，可設置機構（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“——”連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。

　　（四）檔案盒的格式

　　1．檔案盒規格

　　檔案盒的規格如圖所示。

　　按“件”整理檔案

　　2．檔案盒封面

　　檔案盒封面如圖所示。

　　按“件”整理檔案

　　3．檔案盒背脊的項目

　　檔案盒背脊的項目如圖所示。

　　按“件”整理檔案

　　（五）盒內備考表

　　備考表（如圖所示）放在案盒文件的后，說明盒內文件的狀況，如該盒內文件缺損、移出、補充、銷毀及其他需要說明的問題等。同時要填寫登記日期及歸檔文件整理完畢的日期、整理人、檢查人。整理人，即負責整理文件的人員姓名；檢查人，即負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。備考表由整理人填寫。

　　按“件”整理檔案

　　歸檔文件裝盒后，上架排列應與本單位歸檔文件分類方案一致，企業按問題（即一級類目）一年度一保管期限排架，統一豎放，盒脊朝外。