北京檔案掃描公司

　　隨著檔案工作信息化建設的推進,檔案的數字化掃描工作,已經成為檔案部門業務工作的重要組成部分。同時伴隨著新移交的檔案與掃描工作的良好銜接,掃描工作也已經成為檔案部門的一項常態化的工作。

　　但是,檔案掃描工作是一個一攬子工程,如何有效地規避檔案掃描過程中產生的各種風險因素,如何更多地收獲掃描成果以及如何更好地保護已有的掃描果實,成為檔案部門不得不正視的一個問題。北京檔案掃描公司的前期準備、掃描過程、掃描的后續維護這三個階段出發,闡述對做好掃描工作的幾點經驗。

　　一、掃描工作的前期準備

　　1.做好掃描工作的頂層設計

　　做好掃描工作首先要搞好本單位掃描工作的頂層設計,即掃描工作與有關工作之間的統籌規劃,主要分為三個方面的內容。

　　一是協調好立檔單位與檔案館之間掃描工作的分工。明確檔案在立檔單位掃描還是在檔案館掃描,以便于各單位做好自身工作任務的安排。

　　二是統籌好檔案部門一個年度內掃描工作任務量與其他工作之間的關系。掃描工作是一項常態化的任務,應該對本單位目前既有的工作量進行統籌,合理制定工作計劃。

　　如果工作量過大,必然會導致“趕工”現象,使掃描質量下降,同時還會影響和干擾正常的辦公秩序;如果工作量制定過小,掃描速度趕不上檔案移交進館的速度,將會導致檔案的積壓,而且也會使這些檔案無法得到及時、有效的利用。三是規劃好要進行掃描的檔案之間先后順序的關系。應該按照對檔案利用需求的急緩程度進行掃描,利用需求大的檔案優先進行掃描。

　　2.掃描工作軟硬件設備的配置

　　掃描工作軟硬件的配置是做好掃描工作的物質基礎,良好的配置可以提升掃描工作的效率。首先是設備配置的效費比問題。由于掃描工作對設備功能性要求單一,過高的配置會造成資源的浪費,應該根據工作的實際需求,合理配置,提升設備的性價比,為單位節約資金。

　　其次是軟件的可操作性與方便性。檔案掃描軟件應該充分考慮到檔案部門中大部分人的接受能力。在考慮到軟件功用性的基礎上,兼顧軟件的可操作性和簡便性,一般采用封裝性比較好的軟件產品。

　　如果軟件操作過于復雜,勢必會遭到抵制,降低工作效率,應該努力在軟件的可操作性、方便性與功用性之間尋找平衡點。再次就是設備的配置要考慮到發展的因素,確保現階段的配置能夠滿足在今后一定時期內的可用性,避免設備因不能滿足發展的需求而過早的更新換代。