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檔案數字化服務單位是檔案信息化建設的重要內容,也是各級各類檔案部門的一項重要工作任務。現實中,許多單位囿于時間、技術、人員條件限制,選擇將檔案數字化工作外包給專業的檔案數字化服務機構承擔,有效地提高了檔案數字化的效率和質量。
但是,檔案因其具有原始性、唯一性、秘密性的特點,在檔案數字化服務外包過程中面臨著諸多的質量問題和安全風險。為此,國家檔案局于2020年5月18日制定相應標準,并于2020年6月1日起實施,對檔案數字化服務外包工作予以規范。
《檔案工作外包規范第2部分:檔案數字化服務》(DA/T 68.2—2020)對發包方工作規范以合法、安全、可控為工作總原則,將工作劃分為發包前期準備工作、檔案數字化過程管理、檔案數字化成果管理3個階段。