檔案數字化售后服務

　　根據對承包方檔案數字化售后服務的工作內容，對其中制定工作方案、人員管理、設備管理、現場管理、訪客管理、流程與作業管理、成果管理等環節提出要求，這些環節既與發包方的3個工作階段相對應，又是承包方工作的重點環節，可為承包方規范開展檔案數字化服務提供規范指引。

　　檔案數字化售后服務

　　1范圍

　　DA/T68的本部分規定了檔案數字化服務外包工作中的發包方工作規范、承包方工作規范、信用評價與質量監督工作規范。

　　本部分適用于機關、企事業單位和其他社會組織開展的檔案數字化服務外包工作。

　　本部分適用不涉及國家秘密的檔案數字化服務外包。檔案縮微服務外包可參照本部分執行

　　2規范性引用文件

　　下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

　　GB/T17242投訴處理指南

　　DA/T31紙質檔案數字化規范

　　DA/T43縮微膠片數字化技術規范

　　DA/T62錄音錄像檔案數字化規范

　　DA/T68.1檔案服務外包工作規范

　　DA/T71紙質檔案縮微數字一體化技術規范

　　3術語和定義

　　下列術語和定義適用于本文件。

　　3.1檔案數字化服務archivesdigitizationservice

　　承包方利用計算機技術將發包方的檔案由模擬信號轉化為數字信號的處理、服務過程。

　　注:本部分中檔案數字化服務,不包含檔案數字化軟件開發或實施。

　　4發包方工作規范

　　4.1總體要求

　　發包方應按照DA/T68.1的規定,堅持合法、安全、可控原則開展檔案數字化服務外包工作。

　　4.2發包前期準備工作

　　4.2.1明確工作要求

　　4.2.1.1發包方應按照

　　DA/T31、DA/T43、DA/T62、DA/T68.1、DA/T71的要求,確定檔案數字化服務外包的范圍、內容、流程、技術、質量和安全等要求。22DA/T68.2—2020

　　4.2.1.2發包方應對檔案進行鑒定,明確檔案數字化服務外包的范圍和優先順序。涉及商業秘密、個人隱私的檔案數字化服務外包應慎重。利用率高的檔案應作為數字化的重點對象。價值珍貴的檔案,面臨字跡消褪、載體脆化等危險的歷史檔案,具有特色的檔案,以及與重要專題相關性高的檔案應優先數字化。

　　4.2.1.3發包方應根據DA/T31、DA/T43、DA/T62的規定及實際工作需要,明確檔案數字化操作規范、驗收標準及工期。

　　4.2.2選定承包方

　　4.2.2.1發包方應按照DA/T68.1的要求對承包方進行篩選。列入政府采購范圍的檔案數字化服務外包項目應遵循政府采購法律法規。

　　4.2.2.2發包方應對承包方的股權結構、法定代表人身份、實際控制人身份進行核實,掌握承包方公司背景。

　　4.2.2.3發包方應將承包方的財務狀況、項目經驗、員工素質、技術能力、硬件條件、管理制度、實施方案、工期控制、風險控制、售后服務等納入對承包方的評價體系。

　　4.2.2.4發包方應對承包方的資質、信用進行考察,了解其是否存在不良記錄。

　　4.2.3簽訂合同

　　確定承包方后,發包方應與承包方簽訂合同。合同的簽訂應符合DA/T68.1的要求。

　　4.2.4選定場所

　　4.2.4.1檔案數字化加工場所一般應選擇在發包方的辦公地點。

　　4.2.4.2檔案數字化加工場所應設在相對獨立的、封閉的區間。

　　4.2.4.3檔案數字化加工場所應滿足防水、防潮、防日光及紫外線照射、防塵、防有害氣體、防有害生物、防火、防盜等要求。

　　4.2.4.4發包方應自行或要求承包方在檔案數字化加工場所安裝視頻監控系統。視頻監控系統應覆蓋檔案數字化加工場所的出入口、檔案存放區、信息存儲區和工作區,實施全方位監控。

　　視頻監控系統一般應由發包方專人負責,由承包方負責的應接受發包方監管。檔案數字化加工場所設于發包方辦公地點之外的,發包方應定期檢查視頻監控系統,并要求承包方將視頻監控數據及回放記錄移交發包方保存。

　　視頻監控數據自產生之日起保存不少于6個月;發包方應定期對視頻進行回放檢查,在刪除視頻監控數據之前,要留存視頻回放記錄。

　　4.2.5配置設備

　　4.2.5.1發包方應根據檔案數字化加工需要,自行配置或要求承包方提供必要的硬件設備和軟件系統。

　　4.2.5.2承包方提供的硬件設備和軟件系統,應經發包方或受發包方委托的第三方檢查合格后方可使用。

　　4.3檔案數字化過程管理

　　4.3.1發包方應對承包方的檔案數字化加工進行全過程、全方位的管控。

　　4.3.2發包方應要求承包方將直接參與本項目檔案數字化加工過程的員工名單向發包方備案。

　　4.3.3發包方應對擬數字化的檔案進行敏感性、完整性、有序性及檔案實體與目錄的一致性檢查。檔案實體破損、殘缺的要進行登記與處理,檔案實體與文件目錄不對應的要進行必要地記錄或標記。

　　4.3.4發包方應按照工作計劃分批調檔出庫,并根據工作完成情況分批接收歸庫。調檔出庫與接收歸23DA/T68.2—2020庫時,發包方應與承包方辦理檔案交接手續,填寫檔案交接單一式兩份。

　　4.3.5對正在進行數字化加工的檔案,發包方應該(或要求承包方)安排專人保管,每天入庫(柜),不得在工位上留存過夜。對于數字化加工完畢的檔案,發包方應及時與承包方辦理交接手續,接收入庫保存。對于離庫超過1個月或有蟲霉隱患的檔案,應進行消毒殺蟲處理。

　　4.3.6發包方應禁止承包方工作人員擅自進入檔案庫房。

　　4.3.7發包方應要求承包方按照DA/T31的規定制作工作流程單,對檔案數字化加工各個環節的工作情況進行記錄。工作流程單應與檔案實體同步流轉。

　　4.3.8發包方應對檔案數字化加工過程中使用的計算機硬盤、移動硬盤、U盤、光盤等各種存儲介質進行安全檢查并登記造冊、統一保管,嚴禁承包方擅自處理。

　　4.3.9發生(可能導致)檔案被損毀、丟失或信息泄露的重大事件后,發包方應及時向有關部門報告,并采取補救措施。