工程項目檔案整理

　　在工程項目檔案整理立項、設計階段注意檢查征地拆遷方面收集的資料是否齊全，尤其是拆遷戶在拆遷過程中形成的材料應收集齊全。例如：征用地申請，紅線圖、坐標圖、征地拆遷、安置、補償批準文件等。

　　工程項目檔案整理

　　1.簡要說明工程項目文件的組成及其相互關系。

　　答：工程項目文件由項目前期文件、項目竣工文件和項目竣工驗收文件等組成。項目竣工文件分為項目施工文件、項目竣工圖和項目監理文件。在項目開工前及工程準備階段形成的是項目前期文件；在項目施工及竣工階段形成的是項目竣工文件；在項目試運行及竣工驗收階段形成的是項目竣工驗收文件。

　　2.工程項目文件歸檔與工程項目文件移交在概念上有何不同點？

　　答：工程項目文件歸檔是指建設項目的設計、施工、監理單位在項目完成時向建設單位或受委托的承包單位移交經整理的全部相應文件，項目建設單位內部各機構將項目各階段形成并經過整理的文件定期報送本單位檔案管理機構。工程項目檔案移交指項目竣工驗收后，建設單位根據合同、協議和規定向業主單位、生產使用單位、項目主管部門及有關檔案管理部門（地方或國家檔案管理行政部門）移交有關項目檔案。

　　3.常見文件載體種類有哪些？簡要說明其特征。

　　答：常見的文件載體有紙質和非紙質載體。紙質載體以紙張作為信息傳遞的物理介質，在紙面上顯示相關信息。非紙質載體通常指采用紙質載體以外的材料，如底圖（薄膜圖）、射線底片、萎縮膠片、照片、光盤、磁盤、磁帶、巖土芯樣等，作為記載和傳遞信息的載體，這些載體通常需要借助一定的工具或手段才能瀏覽、顯示、復制相關信息，在保管過程中也有著與紙質載體不同的環境要求。

　　4.簡述在項目實施不同階段各類文件的收集責任。

　　答：分為三個階段：

　　（1）項目前期準備階段收集責任：建設單位各機構負責收集、積累和整理項目前期文件以及設備、工藝和涉外文件；勘察、設計單位負責收集、積累勘察、設計文件，并按規定向建設單位檔案部門提交有關設計基礎資料和設計文件。

　　（2）項目施工階段收集責任：項目實行總承包的，由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總；由建設單位分別向幾個單位發包的，由各承包單位負責收集、積累其承包項目的全部文件；項目監理單位負責收集、積累項目監理文件。建設單位委托的項目監理單位負責監督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確、系統情況，審核，簽署竣工文件，并向建設單位提交有關專項報告、驗證材料及其他監理文件。

　　（3）項目試運行階段收集責任：試運行單位負責收集、積累在生產技術準備和試運行中形成的文件；項目器材供應、財務管理單位或部門應負責收集、積累所承建項目的器材供應和財務管理中形成的文件。

　　5.工程項目文件收集的質量要求是什么？

　　答：工程項目文件收集的質量要求包括：

　　（1）完整、準確；（2）原件；（3）清晰、整潔；（4）簽章完備；

　　（5）書寫材料要求；（6）裝訂要求；（7）其他要求。

　　6.常見的工程項目文件收集控制措施有哪些？結合本單位及工程項目的實際情況，請列舉在工程項目文件收集工作中應采取哪些措施。

　　答：工程項目文件收集控制措施主要有：管理制度控制、工程合同管理控制、工程進度計劃管理控制、工程質量保證體系控制、文檔管理控制等五大控制措施。

　　結合我單位實際，在工程項目文件收集工作中，首先要提供文件收集和歸檔的意識，檔案管理人員應明確文件歸檔的范圍，同時對于歸檔開展過程中的每一項工作都要做好詳細的記錄，以此保證工程項目文件的完整性。其次，為了保證工作的連續性，施工單位不得隨意更換檔案管理工作人員，通過這種措施的實施，能夠有效防止工程項目文件出現流失以及不完整的現象，從而項目文件的連續性及可靠性。

　　第二章工程項目檔案分類方案的編制

　　1.簡述工程項目檔案分類應當遵循的原則。

　　答：（1）遵循工程項目檔案形成規律；（2）便于保管利用；（3）維持職能導向；（4）兼容其他；（5）可擴展；（6）標準統一。

　　2.工程項目檔案分類方案編制需經歷哪些步驟？并簡述這些步驟的內容。

　　答：工程項目檔案分類方案編制一般通過工程項目檔案內容分析、類目劃分、類目排序、類目編號確定、類目表制定五個步驟完成。

　　（1）工程項目檔案內容分析：對所收集及將收集的工程項目檔案的種類及其內部構成進行分析，同時還需分析工程項目檔案形成的背景。

　　（2）類目劃分：按類別大小進行，即先進行大類的劃分，即一級類目劃分，再對一級類別劃分，形成二級類別，繼而進行更細類別（二級以上類別）的劃分。

　　（3）類目排序：主要是對各級類目進行的排序，在排序時應按類目彼此之間的相互關系進行，體現一定的規律性，而非無序。

　　（4）類目編號確定：根據實際需要及已經確定方法對類目進行編號（即類目號），編號形式可采用英文字母、阿拉伯數字、漢語拼音等組合形式。

　　（5）類目表制定：主要采用表格法，因為工程項目檔案分類方案一般較大，其類別層次較少，同位類目較多。

　　第三章工程項目竣工文件的編制

　　1.簡述竣工文件的編制時間和各方責任。

　　答：（1）工程施工及建立過程的各種文字材料要及時、準確記錄并編制完成，施工文件的編制要與工程進度、節點同步進行，文件的編制不應超前或滯后于工程形象進度，以確保竣工文件編制的準確性。竣工圖的編制應在項目竣工時進行，對于工程建設周期較長的項目竣工圖可在單位工程或單項工程竣工驗收完成后開始編制竣工圖。

　　（2）工程建設項目竣工文件的編制工作，實行“誰施工誰負責編制”的原則。項目建設單位（業主、項目法人）負責組織、協調、監督和指導項目各參建單位（勘察設計單位、施工單位和監理單位）編制項目竣工文件。施工文件由施工單位負責編制，監理單位負責審核。項目竣工圖應由施工單位負責編制，如行業主管部門規定設計單位編制或施工單位委托設計單位編制竣工圖的，應明確規定施工單位和監理單位的審核和簽字認可責任。監理單位負責編制、收集、積累項目監理文件。

　　2.簡述竣工文件的編制依據及原則。

　　答：（1）施工文件：主要依據國家、地方及行業現行的相關法律法規、標準規范、圖集清單、設計文件、工程合同文件、施工組織設計

　　現場檢測及監測數據等內容進行編制。

　　（2）監理文件：監理單位應遵循科學、公正、真實的原則，依據國家、地方及行業現行的相關法律法規、標準規程、工程合同文件、設計圖紙、監理大綱、監理工作規范、技術規范、業主指令性文件及有關會議記錄等內容編制相關監理文件。

　　（3）竣工圖：按照國家現行的制圖標準及相關建設法律法規文件進行編制，主要依據設計施工圖

　　3.簡述竣工文件的組成。

　　答：竣工文件包括施工文件、監理文件和竣工圖三部分。

　　（1）施工文件：指項目施工過程中形成的反映項目建筑、安裝情況的文件，可分為“建筑施工文件”、“設備及管線安裝施工文件”、“電氣、儀表安裝施工文件”三大類。

　　（2）監理文件指監理單位對項目工程質量、進度和建設資金使用等進行控制的文件，是監理單位在項目建設過程中對項目進行“三控兩管一協調”監理活動的真實記錄和反映，可分為“施工監理文件、資料”，“設備采購、監造工作監理資料”，“監理工作聲像材料”三大類。

　　（3）竣工圖指項目竣工后按照工程實際情況所繪制的圖紙，是真實記錄建筑物、構筑物等情況的技術文件，是工程交工驗收、維護、改擴建的重要依據，可分為“總體方面”和“專業方面”兩部分圖紙。

　　4.論述竣工圖修改方法。

　　答：（1）杠改法與劃改法：杠改一般用于文字、數字的更改，是指在原施工圖上將不需要的文字、數字用粗直線劃去。劃改一般用于線條的更改，是指在原施工圖上將不需要的線條用叉線劃去。

　　（2）叉改法：對于少量圖形的修改可采用叉改法，即用“×”將被修改部分劃去，并在附近空白位置，畫上修改后的圖形，并注明修改依據。

　　（3）圈改法：局部圖形（較多圖形）更改可以圈出更改部位，即將被修改的部分圖形圈出，按制圖規范在附近的空白位置，畫上修改后的圖形，并注明修改依據。

　　（4）刮改法：即在原施工底圖上刮去需要更改的部分，重新繪制竣工后的真實情況，再復曬竣工藍圖或白圖。

　　（5）貼圖更改法：將需修改的部分，用別的圖紙書寫繪制好，然后粘貼到被修改的位置上。粘帖時，必須與原圖的行列、線條、圖形相銜接。貼圖更改后，再重新復制，在復制出的圖紙上加蓋并簽署竣工圖章。

　　5.竣工圖章應包含哪些基本內容？

　　答：竣工圖章包括編制單位、編制人、技術負責人、編制日期、監理單位名稱、監理人等內容。

　　第四章工程項目文件的整理及歸檔

　　1.工程項目文件的整理原則是什么？

　　答：工程項目文件的整理原則是“及時、準確、完整、系統、規范”。

　　2.簡述工程項目文件的整理責任分工。

　　答：（1）工程項目管理文件：工程項目建設單位負責前期文件及征地、拆遷、補償、招評標文件、承發包合同等材料的收集、整理、分類、組卷與歸檔工作。

　　（2）工程設計文件：設計單位負責工程設計基礎材料及各階段設計文件的提供，項目建設單位按設計單位提供的圖冊目錄清點，收集齊全后，整理、歸檔。

　　（3）工程竣工文件：施工單位負責施工文件、竣工圖的編制、收集、整理、分類、組卷，并提交監理單位審查。監理單位負責建立文件的整理、組卷及移交工作。實行總承包的，由各分包單位負責收集、整理分包范圍內的文件資料，交總承包單位進行匯總、整理。

　　（4）設備、技術、工藝、專利及商檢索賠文件應由承辦單位整理；現場使用的譯文及安裝、調試形成的非標準圖、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件、工程事故處理文件由施工單位整理。

　　3.簡述工程項目文件的組卷原則。

　　答：（1）內在聯系性。進行工程項目文件的組卷必須保持項目文件的內在有機聯系，這是進行工程項目文件組卷的首要原則。

　　（2）合理性。工程項目文件的組卷應保證形成的檔案保管單位內文件數量合理、分類合理，這樣才能便于檢索和查找利用。

　　（3）齊備性。工程項目文件收集完整是工程項目檔案的基本要求。

　　4.案卷裝訂有哪些基本要求？

　　答：（1）在進行工程項目文件案卷內文字材料裝訂前，應去除案卷內文件原有的金屬物和雜物。通常以A4尺寸標準幅面進行裝訂；特殊情況下，對某些不合規格的，在不破壞文件材料內容前提下，可采取剪裁、補、貼等方式，修補成A4尺寸標準幅面。卷內材料按照卷內封頁、卷內文件目錄、文件材料、備考表順序排列、裝訂。

　　（2）案卷裝訂可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式，圖紙可不裝訂。對于外文資料，應當保持原來的案卷及文件排列順序、文號及裝訂形式。如原文件材料已裝訂，且符合檔案裝訂的要求，則可維持其原裝訂，不必重新裝訂。

　　（3）裝訂時，應采用線繩、不銹鋼釘或包塑金屬夾在案卷的左側裝訂，無論是單份文件還是案卷裝訂，均要注意不能將文件的文字裝訂在裝訂線內，也不能裝訂得過于靠近紙張的邊緣，要求牢固整齊，便于保管和提供利用。

　　5.簡述卷內備考表的作用及其編制內容。

　　答：（1）作用：卷內備考表是一種用來說明案卷內文件基本情況以及歸檔后項目文件在保管或使用過程中的變化情況的記錄單，也是為今后進行檔案利用、價值鑒定和統計提供參考。

　　（2）編制內容：第一部分是說明案卷組卷時卷內文件的基本狀況，如文件件數、頁數、文件材料的完整程度，文件自身質量情況等。第二部分則說明歸檔后案卷在保管或使用過程反映出來的卷內文件變化情況，如卷內文件的缺損、移出、補充等完整情況、卷內文件的準確性、經鑒定銷毀后導致的卷內文件數量變化等。當所組案卷存在反映同一內容而形式不同且另行保管的檔案保管單位時，需將另行保管的該檔案保管單位的檔號作為互見號，在卷內備考表中注明，填寫互見號時要同時注明其載體形式。

　　6.簡述工程項目文件歸檔審查主要內容。

　　答：（1）文件完整情況。工程項目文件歸檔齊全是檔案管理工作的基本要求。工程項目文件歸檔齊全與否對于能否反映整個項目建設全過程和今后查找利用有用極其重要的影響。

　　（2）文件準確情況。工程項目文件審查單位應對文件、圖紙、數據、內容的真實性以及是否符合施工的實際情況進行審查，只有將準確的項目文件組卷歸檔，才能保證今后能夠準確提供利用。

　　（3）案卷組卷質量，包括案卷與卷內文件的分類、排列是否科學合理，卷盒標識、案卷著錄信息、案卷裝訂、文件材質以及書寫材料等是否符合檔案規定要求。

　　第五章工程項目檔案的匯總整理及移交

　　1.工程項目檔案匯總整理包括哪些工作內容？

　　答：工程項目檔案的匯總整理包括實體檔案整理和電子數據整理兩部分。

　　（1）工程項目實體檔案的匯總整理是指對各類介質的檔案實體進行匯總整理，進而使之更具有系統性的過程。一般要經過匯總分類、編目、入庫和項目檔案案卷目錄編制等過程。匯總整理工作完成后，需編制檔案整理情況說明。

　　（2）工程項目檔案電子數據的匯總整理是指建設單位或工程項目檔案匯總單位對項目建設各參與單位所提交的電子數據進行整理，以便于工程項目檔案的電子數據長期利用和移交。包括：電子文件、數據庫、管理軟件與信息系統以及文件檔案的電子目錄數據等。

　　2.簡述工程項目檔案移交流程包括的具體內容。

　　答：（1）移交計劃制定：在移交前，無論是分步移交還是整體移交，都應編制工程項目檔案移交計劃，移交計劃應列明移交內容和時間，移交內容應與工程項目檔案移交范圍一致。移交計劃應經移交方和接收方確認作為工程項目檔案移交進度控制的依據。

　　（2）工程項目檔案移交清單的編制：移交前應根據合同約定，對需移交檔案實體及電子數據進行整理分類后，形成工程項目檔案移交清單，以便接收單位進行驗收檢查。

　　（3）工程項目檔案移交：建設單位與業主單位、生產使用單位及其他有關單位在進行檔案移交時應辦理項目檔案移交手續，移交時，移交方應對所移交檔案提供與之都應的移交清單，移交清單中應明確檔案移交的內容、案卷數、圖紙紙張等，并有完備的清點、簽字等交接手續。

　　（4）移交不符合項的整改與關閉：項目移交審查過程中發現的不符合要求的內容，移交單位對移交的不符合項應及時進行整改，直至其符合要求后進行關閉。

　　3.檔案專項竣工驗收的材料準備工作包括哪幾方面內容。

　　答：檔案專項竣工驗收的材料準備工作包括以下主要內容：工程項目檔案專項竣工驗收報告編寫、項目檔案說明編寫、檔案專項竣工驗收匯報材料編寫。