檔案室檔案整理方案

　　為提高檔案管理水平，促進本單位檔案管理規范化、科學化、標準化，更好地為本單位各項工作服務，根據《歸檔文件整理規則》，《科學技術檔案案卷構成的一般要求》，《會計檔案管理辦法》，《照片檔案管理規范》結合工作實際，對本單位形成的各種門類文件和載體的檔案進行集中統一管理，并按照其內容和載體的不同，檔案室檔案整理方案如下：

　　檔案室檔案整理方案

　　一、分類原則

　　以本單位職能活動中形成的各種門類和載體的全部檔案為對象，依據工作職能、結合檔案內容和載體形式特點，進行科學分類，保持文件之間的有機聯系，便于檔案的科學管理和利用。

　　二、全宗內檔案門類

　　本單位所有門類、載體檔案，共有文書檔案、會計檔案、照片檔案、實物檔案、光盤檔案、專門(業務)檔案、設備檔案、基建檔案共8大類。

　　三、全宗內各門類檔案的分類、編號

　　（一）文書檔案

　　1.1949~2001年，按保管期限—年度—機構(問題)分類組卷，每個保管期限內案卷號混年度編寫大流水號。

　　保管期限為：永久（目錄號1）、長期（目錄號2）、短期（目錄號3）。

　　機構分類類目為：辦公室、公交科、出租科、市場監督科、信息科、工會、團委七個。注：機構分類或問題分類選其一，不同時存在。

　　文書檔案檔號編制方法：全宗號—目錄號—案卷號。

　　例：

　　案卷標簽采用以下式樣：

　　——紅色為永久保管期限、綠色為長期保管期限、藍色為短期保管期，字體是仿宋4號。

　　背脊標簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。

　　2.2002-2006年，采用保管期限—年度—機構（問題）分類法，按歸檔文件整理規則，以件為單位整理。保管期限為：永久、長期、短期。2007年開始，保管期限為：永久、30年、10年。

　　機構分類類目為：辦公室、公交科、出租科、市場監督科、信息科、工會、團委七個。

　　文件件號編制為：按照保管期限—年度—機構（問題）分別編制流水號。

　　3.歸檔章的使用：

　　在每件文件首頁的上端空白處采用紅色印泥蓋上統一刻制的歸檔章，文件處理單隨同文件一道歸檔的可蓋文件處理單上。填寫編號項目的字跡材料應耐久。

　　歸檔章的項目為：全宗號、年度、室編件號、機構或問題、保管期限、館編件號、總頁數（見圖）。

　　①全宗號：C80是由檔案館給各立檔單位編制的代號，沒有代號的暫時不填。檔案管理軟件中可用單位名稱的拼音字母代替。（以下各門類的全宗號填寫都按此規定）

　　②年度：以４位阿拉伯數字填寫歸檔文件的形成年度。如二○○二年表示為"2002"，不能簡化為"02"。

　　③室編件號：檔案室在分類方案的最低一級類目（即機構或問題）內，按文件的排列順序從"１"開始逐件編號，不同類目不能混合編號。

　　④保管期限：歸檔文件保管期限統一為"永久"、"長期（30年）"、"短期（10年）"標識。在2006年前的檔案保管期限是永久、長期、短期；2007年開始根據國家檔案局8號令保管期限是永久、30年、10年。

　　⑤機構或問題：按機構分類的，用中文填寫分類方案類目的機構名稱或規范化簡稱；例：辦公室、公交科、出租科、市場監督科、信息科、工會、團委。按問題分類的，用中文填寫類目名稱，例：黨群類、行政類。企業在歸章中的“問題”可以填寫原大類代號。

　　⑥館編件號：到進館時按進館要求填寫。

　　⑦總頁數：每件歸檔文件的總頁數。計算頁數時以文件中有圖文的頁面統計，批文單與文件一同歸檔的，應加上批文單的頁數。總頁數用阿拉伯數字填寫。

　　4.檔案盒盒脊：

　　在盒脊設置的項目有：全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、起止件號、盒號。

　　全宗號用紅色耐久材料蓋章，其余用黑色耐久材料蓋章，其中起止件號僅填寫室編件號，即盒內第一件文件和最后一件文件的件號。

　　盒號，即檔案盒的排列順序號。館編起止件號、盒號在進館時再按要求填寫，平時用鉛筆填寫，脊背上的字體是仿宋4號

　　例：(下圖)

　　6.卷盒排列方法：

　　以件為單位整理的檔案按保管期限—年度—機構（問題）順序排列。

　　（二）會計檔案

　　按會計檔案管理辦法規定，以卷為保管單位。

　　采用核算單位——年度——形式（名稱）分類。核算單位按順序從1開始編制流水號，每個核算單位對應一個目錄號。

　　如：核算單位有3個，核算單位代號1為行政會計(目錄號4)，核算單位代號2為黨委會計(目錄號5)，核算單位代號3為工會會計(目錄號6)。(注：這里的樣本目錄號是臨時的，各單位要根據你前面的文書檔案的目錄號確定目錄號，核算單位有幾個要給幾個目錄號)

　　案卷號編制方法：

　　同一核算單位下按照憑證、帳簿、財務報表、其他順序排列編年度小流水號。

　　會計憑證裝盒，財務報告和其他類用硬卷皮裝訂，會計賬薄不另加裝具，加貼規定的封面。

　　會計檔案檔號編制方法：

　　全宗號—目錄號—年度—案卷號。

　　例：

　　標簽式樣如下：

　　藍色標簽代表定期保管期限，紅色標簽代表永久保管期限，全宗號、目錄號用紅色耐久字跡，其余用黑色耐久字跡。

　　背脊標簽粘貼方法：離底邊2公分處粘貼。

　　（三）照片檔案（目錄號7）

　　按年度(內容)分類并組成案卷，以張為單位，按拍攝時間先后順序排列，編寫卷內照片小流水號。每一本照片冊為一個案卷號，混年度編寫案卷大流水號，并編制案卷目錄。案卷封面不填寫內容，背脊采用標簽。四線格標簽(或者用文書檔案標簽)。

　　保管期限：永久。

　　照片檔案檔號編制方法：全宗號—目錄號—案卷號。

　　例：

　　標簽：式樣如下

　　——紅色為永久保管期限、字體是仿宋4號。

　　背脊標簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。

　　照片的整理：

　　題名應簡明概括、準確反映照片的基本內容，人物、時間、地點、事由、背景、攝影者六要素盡可能齊全。

　　（四）光盤檔案（目錄號8）

　　光盤類檔案以張為保管單位，每一張為一卷，按形成時間的先后順序排列。案卷號的編制按照混年編大流水號。

　　保管期限：永久。

　　檔號編制方法：全宗號—目錄號—案卷號。

　　例：

　　標簽：有二種式樣如下。多可以用。

　　背脊標簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。

　　——紅色為永久保管期限、字體是仿宋4號。

　　背脊標簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。

　　（五）實物檔案（目錄號9）

　　實物類檔案以件為保管單位，每一件為一卷，按形成時間的先后順序排列。案卷號的編制按混年編大流水號。

　　保管期限：永久

　　檔號編制方法：全宗號—目錄號—案卷號。

　　例：

　　標簽：式樣如下。標簽在實物背面離底邊左邊(或者右邊)3公分處粘貼。(上下左右各單位自已統一)

　　（六）專門(業務)檔案

　　業務檔案分為公交行政許可檔案、出租車行政許可檔案、出租車行政處罰檔案、三輪車從業人員管理檔案四種。

　　專門(業務)檔案的檔號編制方法：全宗號—分類號—年度—案卷號。

　　分類號一級類目采用代號KG表示，二級類目采用阿拉伯數字代表，類目之間用間隔符號“.”分開，分類號與案卷號之間用“—”表示。

　　案卷號在最低一級編年度小流水號。

　　例：

　　標簽：式樣如下。標簽的位子離底邊3公分處粘貼。

　　專門(業務)檔案分類號附注表

　　分類號

　　檔案內容

　　KG·1

　　公交行政許可檔案

　　KG·2

　　出租車行政許可檔案

　　KG·3

　　出租車行政處罰檔案

　　KG·4

　　三輪車從業人員管理檔案

　　（七）設備檔案

　　設備檔案按各種設備型號分類組卷。

　　檔號編制方法：全宗號—分類號(設備代號民)—案卷號。

　　分類號一級類目采用代號S（設備）表示，二級類目為設備代號，采用阿拉伯數字代表，類目之間用間隔符號“?”分開，分類號與案卷號之間用“—”表示。

　　案卷號在最低一級類目下編流水號。