文件檔案管理

　　文件檔案管理數字轉型是未來發展的必然趨勢。單套（單軌）并不意味著電子文件取代紙質文件，而是說要尊重文件的原始生成狀態，即以數字方式生成的文件檔案就按照數字方式進行管理，以紙質形式生成的文件檔案就按照紙質方式進行管理。

　　為什么要進行“文件檔案管理數字轉型”？

　　關于“為什么”的問題，給大家推薦的論文是《電子文件歸檔管理模式探究》（作者是管先海、何思源、武夢雅，發表于《檔案管理》2017年第6期）。這篇文章詳細梳理了電子文件歸檔從雙套到單套的歷程及其背后的深層次原因，可供參考。歸納起來，進行文件檔案管理數字轉型的原因主要有以下幾點：

　　首先是雙套制的固有局限性使其在數字化浪潮中舉步維艱。雙套制意味著同一份文件在歸檔時需要有紙質（或縮微）和電子兩個版本，這會消耗更多的紙張、裝具以及庫房空間，造成物質資源的浪費；

　　同時由于兩套檔案都需要進行整理、歸檔、保存等，而且還要注意“紙電一致”的問題，這會造成檔案工作者將大量時間用于重復性的工作。例如，京東每年產生電子發票近20億張，若全部打印，需要2萬員工支撐。

　　可以看出，電子文件雙套歸檔給組織機構帶來了巨大的資源浪費以及管理成本增加等問題。而且電子文件的類型多樣，文本和圖像可以打印輸出，或制成縮微膠片，但音頻、視頻、網頁、社交媒體、數據庫等類型的文件根本無法進行雙套歸檔，豐富的背景信息也會在制作硬拷貝的過程中丟失。

　　此外，雙套制也會強化人們對紙質文件的依賴性，更加不信任電子文件，甚至認為即便電子文件保管狀況不佳或出了問題也不要緊，還有紙質文件作為保障，這會嚴重阻礙檔案領域的信息化進程。

　　其次是文件檔案管理數字轉型已成為國際共識和時代趨勢。2012年8月24日，美國管理和預算辦公室（OMB）、國家文件與檔案管理署（NARA）聯合發布《政府文件管理指令》，規定2019年12月31日前，聯邦機構所有永久電子文件將以電子方式進行管理，以便最終以電子格式向NARA進行移交；2016年12月31日前，聯邦機構必須以電子格式管理所有電子郵件文件。2019年6月28日，OMB和NARA對該政策進行了更新，規定2022年12月31日前，聯邦機構所有永久電子文件要最大限度地以電子格式進行管理，以便最終以電子格式（將其與元數據一起）向NARA進行移交；2022年12月31日前，聯邦機構所有定期文件（即非永久文件）要最大限度地以電子格式進行管理。

　　通過對比，可以發現美國的政策有兩點變化，一是實現從永久文件到所有文件的擴展，二是強調了元數據的移交。同時，英國、澳大利亞、新西蘭等國明確提出“數字連續性”的概念。澳大利亞“數字連續性2020”政策中的第二條原則就是“以數字方式管理信息”，要求聯邦機構實現業務流程的全數字化，以及業務活動信息應以數字形式生成并以數字形式管理。此外，加拿大、芬蘭、日本、韓國也都頒布政策積極推進文件檔案管理的數字轉型。相關政策可參考《走向單軌制電子文件管理》（作者是馮惠玲，發表于《檔案學研究》2019年第1期），更多詳細信息可關注各國國家檔案館的官網。

　　最后是前端業務活動數字化轉型的必然要求。如前所述，文件檔案管理數字轉型是整個社會數字轉型的有機組成部分。我們可以將文件從形成到銷毀或永久保存的全生命周期理解為一條公路，前端業務信息都以數字方式流轉，暢通無阻，快到終點時，突然發現此路不通，無奈又繞回去，再以紙質方式來一遍。

　　在2018年召開的第九屆中國電子文件管理論壇上，中國人民大學法學院劉品新教授曾表達過，“不是我們法律界不認電子文件，而是檔案部門不認”。整個社會的數字化轉型是一項系統工程，前端業務活動的數字化轉型必然會推動單軌、單套的落實，行政審批文件、發票、稅單、證照等文件的全流程電子化都是在前端業務活動的推動下實現的。

　　綜上所述，文件檔案管理數字轉型是在檔案工作者意識到雙軌制固有局限性的基礎上，由前端業務數字化轉型的推力和國際文件檔案管理數字轉型趨勢的拉力共同作用的結果。