檔案管理流程和方法

　　檔案管理流程和方法，現如今電子圖紙檔案管理中還存在許多問題，這些問題對電子圖紙的應用效果有著較大影響。對電子圖紙檔案進行規范化管理，不僅可以實現電子文件資料的及時歸檔，保證整體的完整性，還可以為后續工作的順利開展提供保障。要對電子圖紙檔案管理中的不足進行深入分析，利用數字化管理手段，對圖紙信息進行收集整理，形成完整的電子圖紙，并將多個圖紙整合在一起，實現資源共享，以此提升整體的管理水平。

　　檔案管理流程和方法

　　一、建立完善的檔案管理系統

　　（一）電子圖紙檔案管理。工作在管理的過程中，想要保證管理流程的規范化，則一定要建立完善的檔案管理系統。將電子圖紙檔案從采集到歸檔，再到開發利用等，整個流程都要包括在內，建立不同功能屬性的子系統，應用現代化的操作模式，不會受到空間和時間上的約束，形成模塊結構。在對電子圖紙檔案管理系統進行完善的過程中，必須要對電子圖紙檔案管理工作的具體流程和主要內容進行了解，根據電子圖紙檔案管理的具體需要對管理系統進行完善，保證檔案管理工作的規范化開展。

　　（二）圖紙的一體化管理。工程圖紙從設計到發放，都需要進行系統化管理，要安排專門的檔案管理工作人員來進行項目上的管理，保證電子圖紙檔案的完整性。為了保證檔案管理工作的有序進行，確定文件資料整理的相關規定和電子圖紙檔案管理操作要點。在對施工圖進行管理的過程中，主要是由檔案管理人員將施工圖紙錄入系統中，再發放到每個部門，對施工圖紙進行數字化處理，確保在管理平臺上可以為施工人員隨時提供檔案資料。若出現施工圖紙修改和變更的情況，一定要在系統中標記出來，為后期竣工圖紙的編制提供有效參考。在對竣工圖進行管理的過程中，檔案部門工作人員會與其他部門共同進行圖紙的審核，確保圖紙合格后，才能應用到竣工驗收工作。要將數字化手段應用圖紙管理中，保證圖紙內容的有效性，并實現電子圖紙的有效應用。通過對竣工圖紙的數字化管理，不但可以實現竣工圖紙的有效應用，也可以滿足施工單位的應用需求，采用一體化管理的方式有效提高了整體的工作效率。

　　（三）掌握圖紙變更規律，對電子圖紙進行動態管理。紙質檔案的動態管理一直是企業中比較困難一項工作，通過對這項工作的不斷探究，掌握圖紙的變更規律，可以實現對紙質圖紙的動態管理，相應的電子圖紙的動態管理也得到完善。主要通過檔案部門來對檔案資料進行審核，對圖紙的更改進行有效控制，并利用管理系統對圖紙進行全面管理，保證紙質檔案與電子檔案的一致性，這為紙質檔案的動態管理提供了方便，確保圖紙與實際施工內容相符，促進了技術的改進和優化。可以制定圖紙管理規范，對具體的管理流程進行明確，為各部門工作的順利開展提供有效依據。通過電子圖紙數據庫查詢所需的備件圖，這是保證電子圖紙數據中電子圖紙與實物一致的必要的強制性規定。

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　　（四）館藏圖紙的數字化管理。以往的館藏圖紙在進行數字化處理的過程中，只是單純進行圖紙掃描，而目前的數字化管理，可以在掃描之后，對圖紙進行一系列處理；可以對以往的圖紙進行鑒定，通過數字化技術對館藏圖紙的價值進行確定，將沒有價值的圖紙處理掉；可以實現資源整合應用，將以往保存的圖紙整合成一個完整的圖紙，不但方便管理，還可以提升整體的應用效率，電子檔案利用率得到了明顯提升。利用現代化科學技術進行數字化管理，優化了以往的管理方法，便于電子圖紙檔案管理工作的順利開展。

　　（五）管理模式和方法的優化和改進。在當前的發展環境中，傳統的管理模式和方法已經不再適用于電子圖紙檔案管理工作，要在原來的基礎上進行優化和改進，對以往的管理方式進行創新。可以對圖紙管理的組織方式進行優化，按照工程項目的實際情況進行管理，不再按照工藝流程進行檔案管理。在保存紙質檔案時，只將原檔案保存在下來，同時保存與之相對應的電子圖紙，保證電子圖紙的有效性。目前主要應用的是電子檔案，原來的紙質檔案已經被封存。采用這種管理辦法有效提高了整體的服務質量，電子圖紙也可以得到高效利用。檔案館可隨時提供網絡查詢，人們可以根據需要進行圖紙檔案資料的查找和瀏覽，也可以進行電子圖紙檔案的下載，電子圖紙整體的重要作用越來越明顯。只有對管理模式和方法進行不斷優化和完善，才能保證整個管理流程的規范化進行。

　　二、結語

　　隨著祖國科技的不斷進步，電子圖紙檔案管理工作也要與時俱進，不斷創新。隨著時代的發展，尋求新的工作思路及方法，不斷改善檔案服務職能，豐富檔案保存及查詢方式，有目標、有計劃地做好檔案工作。

　　檔案盒是各個機關和單位檔案管理部門整理和裝訂儲存文件用的檔案裝具。最初是由紙板和牛皮紙裱糊制作的，現在通常用無酸紙制作。發源于河北省平鄉縣節固鄉南周章村，是當時能人劉章鎖創建，1956年后作為村集體企業，70年代開始批量供應中央機要科等機關單位。

　　河北省邢臺市平鄉縣縣委、縣政府在80年代初特意頒發“引進技術富千家”牌匾，這份榮譽不是金錢能換來的，牌匾現存放在南周章村劉姓人家。檔案裝具從業者大部分都是河北人，現在大家業務拓展到檔案整理，軟件開發，檔案裝具、辦公用品和辦公家具、生產、銷售等行業來。