員工檔案管理制度

　　員工檔案管理制度是指企業勞動、人事部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲和任用等工作中形成的有關員工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料。

　　員工檔案是歷史地、全面地考察和對員工晉升獎勵以及降級辭退的依據。今天小編和大家分享企業員工檔案管理的員工檔案管理制度。

　　企業員工檔案管理辦法

　　第一條目的

　　為保證公司員工檔案科學、完整管理，為公司人力資源管理提供真實、有效的依據，特制定本管理辦法。

　　第二條適用范圍

　　本制度適用于集團全體員工。

　　第三條職責

　　人資本部負責本管理方法制定、修改、廢止、解釋等工作。

　　第四條歸檔范圍

　　員工入職檔案、專項培訓檔案、離職檔案、績效管理檔案、異動檔案以及與員工個人有關的具有參考價值的文件資料。

　　第五條檔案管理員的職責

　　由人資本部專人負責保管員工檔案，收集、鑒別和整理檔案材料，保證集團與各個子公司的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

　　第六條檔案管理內容

　　（一）、員工入職檔案：

　　1、應聘人員面試登記表或個人簡歷；

　　2、離職證明（注：如無離職證明材料且能力突出者可簽訂無離職證明承諾函。）；

　　3、身份證復印件；

　　4、最高學歷證書復印件；

　　5、學位證復印件；

　　6、從業證書復印件；

　　7、個人體檢報告；

　　8、廉潔與誠信承諾書；

　　9、勞動合同（注：實習生可簽訂實習協議。）；

　　10、入職須知回執；

　　11、工資卡號或復印件；

　　12、社保及公積金賬號（注：如因員工在本公司以外的地方或已在其他公司繳納或因員工個人原因導致社保或公積金無法正常繳納者，須提供已繳納證明或確認書。）；

　　13、責任狀（注：所有營銷人員試用期須簽訂責任狀）。

　　（注：根據員工入職管理制定修訂員工入職檔案內容。）

　　（二）、培訓檔案

　　1、培訓合同、協議；

　　2、培訓相關資料及獲取證書原件；

　　3、培訓日志或總結報告；

　　4、外派培訓審批表；

　　5、員工外派培訓合同；

　　6、外出培訓反饋表（或證書原件）。

　　（注：根據公司培訓管理制度修訂員工培訓檔案內容。）

　　（三）、績效管理檔案

　　將員工績效考核相關的檔案資料按月規整。

　　（注：根據公司績效管理內容修訂員工績效管理檔案內容。）

　　（四）、員工異動檔案

　　1、轉正申請表；

　　2、延長試用期申請及審批記錄；

　　3、晉升評估表；

　　4、任免文件；

　　5、內部調動審批流程表；

　　6、獎懲文件；

　　7、薪資調整記錄；

　　（五）、員工離職檔案

　　1、辭職信；

　　2、員工離職審批表；

　　3、員工辭退審批表；

　　4、工作交接單；

　　5、勞動合同解除協議；

　　（六）、其他資料檔案

　　決定、委托書、其他合同、協議或通知等與員工個人有關的具有參考價值的文件資料。

　　第七條檔案管理相關規定

　　（一）、基礎管理

　　1、原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規范。

　　2、員工入職前，人力資源部應對員工檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理。

　　3、新錄用的員工應及時建立檔案、造冊登記、并更新員工信息表。

　　4、人員檔案按入司時間分類存檔，按在職人員、離職人員進行整理，并在檔案袋上填寫各種人事資料的名稱及對檔案袋進行編號，人事檔案原則上是永久保存。

　　5、當在職員工的基本檔案資料有變動時（如學歷變動、身份證信息變動、技術職稱變動、婚姻狀態變動等）,應及時將相關資料復印交人力資源部歸檔，原件當場查驗。

　　6、調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案，在其報道一個月內立檔，對調入或新建立的檔案都應造冊登記。

　　7、對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整性；立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、字后歸檔。

　　8、離職員工檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心技術人員保留至該員工離崗8年止）。

　　9、人力資源部檔案管理人員應根據氣候的不同變化，經常注意檔案的通風、溫度、清潔、防火、防盜、防潮、防曬、防蛀。

　　10、檔案應分類編號后存放，檔案編號應和員工編號統一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄以方便查找。

　　11、要不斷研究和改進檔案的管理方法和技術，逐步實現檔案管理的規范化和科學化。

　　（二）、檔案的查閱

　　1、如因公須查閱檔案，須填寫《查閱員工檔案審批表》，經人力資源部負責人審批后方可查閱；下級員工不得查閱上級員工檔案，特殊情況下經部門負責人、人力資源部負責人批準后方可查閱。

　　2、公司級領導及人力資源部可直接通過檔案管理員辦理查閱手續。

　　3、所有經批準后借閱出的員工檔案需于借閱的三天之內歸還（特殊情況可延長期限），對借閱后到期未歸還者、歸還破損、私自復印檔案者、遺失者依檔案管理的相關規定處理。

　　4、檔案管理人員應做好查、借閱登記，并在《員工檔案借、閱登記表》簽字登記。

　　（三）、查、借閱檔案注意事項：

　　1、嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料。

　　2、不得擅自復制（拍攝）檔案內容，如因工作需要需從檔中取證必須事先經人力資源部負責人同意。

　　3、查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節輕重，予以懲處。

　　4、原則上不允許員工自帶檔案流動，確有需要，由檔案發出方做好封口、蓋章（或簽字），接收方接受檔案時須注意檢查檔案封口是否完整。

　　第八條檔案的銷毀

　　（一）、公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司員工檔案資料。

　　（二）、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《員工檔案資料銷毀審批表》交人力資源負責人審核經總經理審批后執行。

　　（三）、經批準銷毀的員工檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的員工檔案資料銷毀審批表和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔，登記表永久保存。

　　（四）、在銷毀公司員工檔案資料時，必須由總經理或分管負責人指定專人監督銷毀。

　　第九條制定、修訂、廢除與頒布實施

　　本辦法經核準后，由人資部公告實施；修訂或廢止亦同。