建設工程檔案管理規范

　　建設工程檔案管理規范，隨著社會經濟的快速發展，社會各個領域越來越重視檔案管理，尤其是對于建設工程行業來講，其檔案管理極為重要。在建設行業蓬勃發展的今天，數據信息呈爆炸式增長，將各類數據信息進行歸檔并進行有效管理，有利于企業乃至建設工程行業的后續發展。

　　建設工程檔案管理規范

　　一、建設工程檔案管理的重要性

　　在工程建設過程中會形成相關的建設工程資料，通常以文字、、聲音、表格等形式進行記錄，有著較高的應用價值與存儲價值。隨著社會經濟的快速發展，我國建設行業蓬勃發展，各個城市的建設項目數量不斷增加，有價值的工程資料不斷增多。

　　建設工程項目在施工之前的資料主要包括上級批準文件、施工圖紙、設計文本以及施工合同、招投標文件、實地勘察資料、計劃任務書等；建設工程項目在施工過程中的資料主要有施工資料、質量監督資料、竣工驗收資料等；建設工程項目竣工之后的資料則有工程結算材料、竣工圖紙、項目驗收材料等。建設工程項目從施工到竣工會形成很多資料，并涉及到施工方方面面，對保障工程質量、后期維護、糾紛處理等方面都有著極為重要的作用，因此做好建設工程檔案管理工作對促進企業以及整個建筑行業發展都有著巨大的現實意義。

　　二、加強建設工程檔案規范化管理的措施

　　（一）建設工程檔案管理的基本依據

　　基于建設工程檔案的特點，我國相關機構對檔案收集、形成、累積、整理、歸檔等方面提出了基本要求以及法律法規。例如《建設項目檔案管理規范》《建設項目檔案監督指導工作指南》《國家重大建設項目歸檔要求與檔案整理規范》《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》《重大建設項目檔案驗收辦法與要求》等最新法律法規、規范性文件、標準版本，通過對其進行解讀，并結合實際情況開展檔案管理工作，讓工作有章可循、有據可依，從而實現規范化管理，為檔案使用者提供有價值的服務。

　　（二）關于檔案管理工作的指導、協調、監督以及檢查

　　相關單位應當具備獨立的檔案管理部門，實現對建設工程項目資料歸檔工作進行專業化指導、協調，并將后期維護檢查及監督工作做好。由于各方面客觀因素的存在，當前建設工程檔案管理部門中存在著較多兼職檔案管理人員，為了提升這些檔案員的工作能力，應當要求其積極參與工程項目例會，這樣能夠協調解決有關檔案歸檔的問題，同時監督各類檔案的實際狀態，還可以組織一部分人員分階段地對施工單位做好相關指導與檢查。此外，還可以通過實體培訓班、網上教學等方式進行授課，或者是要求建設工程檔案管理人員到各個單位做現場講解，主要針對規范制度、知識技術、法律法規等與檔案業務有關的內容進行推廣，從而為建設單位相關部門以及其他單位在檔案裝訂、整理、歸檔等方面提供更加清晰的思路，以提升檔案管理的效率與質量。

　　（三）關于檔案管理體制及工作程序的規范

　　在具體的施工過程中，建設工程項目檔案需要實施的管理體制是統一集中領導、分級管理與負責，具體體現在如下方面：一是檔案管理體系的規范與完善。建設工程項目檔案管理應充分利用當前的檔案管理網絡，然后開展統一集中領導，并結合網絡化分級管理、扁平化管理進行綜合管理。隨著對檔案管理組織機構的調整，目前檔案管理已經完成網絡分層劃分，下設檔案管理網絡人員、檢查小組、督導小組、管理小組等，同時明確各小組的職責與責任，并與其績效考核掛鉤。二是監理單位檔案管理體系的規范與完善。整體監控責任由總監理工程師主要負責，同時還配有電氣儀表、設備以及工藝安裝、土建等不同領域的專業工程監理。通過綜合巡視、檢驗等方式將監督工作有序完成，并形成全面系統的監理資料。三是施工單位檔案管理體系的規范與完善。為了進一步提升所收集檔案資料的準確性、完整性。施工單位應設置“五部一室”，即“財務部、物資部、計劃部、工程部、技術質量部、檔案室”，對施工過程中所產生的資料進行全面收集與整理，然后通過“五部一室”保障建設工程項目資料的質量，即要讓資料足夠完整、客觀、準確。

　　（四）關于建設工程項目合同及最終結算方面的有效控制

　　相關單位在對施工協議以及其他有效合同進行簽訂的過程中，需做好文檔資料收集、整理工作，還要對移交與變更方面提出明確要求。在對最終結算進行辦理的過程中，則要由檔案管理部門確認簽字，隨后再繼續進行后期的付款工作。

　　（五）最大限度保障規范措施的落實

　　首先，要建立由內部檔案管理部門、參建單位以及其他相關職能部門所組成的資料考核小組，其作用是定期對文件資料進行收集、累積、形成、整理等環節中所存在的歸檔責任制進行有效落實，以提升建設工程項目質量管理的力度。其次，需要進一步做好相關考核以及檢查。最后，以考查結果為基本依據，并根據“責任制”的明確要求對相關人員進行獎勵與懲罰。

　　三、關于建設工程檔案的應用

　　（一）在建設工程施工管理中的應用

　　在建設工程建設過程中，檔案能夠將施工全過程真實地反映出來，是評定工程質量以及查驗工程質量等級的主要依據之一，并在工程擴建過程中也發揮著非常重要的作用。在實際施工過程中，難以避免會出現一些問題，如果未知隱患不斷累積，則可能會引發嚴重的工程事故，而負責事故調查的人員則必須要根據相關檔案對事故發生的原因進行分析，從而及時找到解決辦法。因此，檔案的真實性、客觀性、完整性對于監督判斷有著非常重要的影響。

　　（二）在竣工中的應用

　　建設工程項目竣工完成之后，建設單位需要嚴格履行后期對工程的維修管理以及改建、擴建等服務項目。其中后期維護的有效依據主要有設計圖紙、設計變更圖紙、竣工圖紙等，同時項目檔案資料也是工程評優、審計稽查、后期評價、責任追究等的基本依據。

　　因此，規范的檔案管理是建設工程項目能夠實現后期管理服務的主要依據。總而言之，建設工程檔案資料是項目施工、運行、投產、管理、維護、監測、擴建或者改建等方面的基本依據，是整個建設工程項目施工過程中的重要記錄，其中有非常豐富的數據資源、核心資料。

　　因此，做好建設工程檔案管理對建設企業以及市場經濟發展有著非常重要的作用。身為建設工程檔案管理人員應當樹立全面質量管理思想，不斷提升檔案管理的效率與質量，確保各類資料的真實性、完整性、客觀性，促進檔案工作能夠穩步開展。