婚姻登記檔案管理辦法

　　婚姻登記檔案管理辦法，本細則主要用于本市各級婚姻登記主管部門在婚姻登記中形成的婚姻登記檔案的整理。

　　婚姻登記檔案管理辦法

　　一、分類

　　1.婚姻登記檔案按照“年度—婚姻登記性質”分類。婚姻登記性質共有4類：結婚登記類、離婚登記類、補發婚姻登記證類、撤銷婚姻類。

　　2.人民法院宣告婚姻無效或者撤銷婚姻的判決書副本歸入撤銷婚姻類檔案。

　　婚姻無效或者撤銷婚姻的，應當在當事人原婚姻登記檔案的《結婚登記審查處理表》的“備注”欄中注明有關情況及相應的撤銷婚姻類檔案的檔號。

　　二、文件排列

　　婚姻登記檔案應在分類方案的最低一級類目內，按照辦理婚姻登記的時間順序排列。一對當事人婚姻登記材料組成一卷。

　　三、裝訂

　　1．婚姻登記檔案的裝訂應牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。

　　2．婚姻登記檔案的裝訂宜采取線裝法，根據文件的厚度，選擇粗細適中的棉線進行裝訂。文件頁數較少時，使用直角裝訂或縫紉機軋邊裝訂，文件頁數較多時，采用“三孔一線”左側裝訂。

　　四、編制頁號

　　頁碼應逐頁編制，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。書寫頁號所使用的筆、墨等不應破壞檔案原件或對檔案長期保存造成影響。

　　五、編制檔號

　　婚姻登記檔案應按照分類方案和排列順序編寫檔號。

　　檔號結構為

　　：全宗號—年度—類別號—目錄號—館編卷號。檔號要按照以下要求編制：

　　1.全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數字或者字母與數字的結合標識，按照《檔號編制規則》（DA/T 13-1994）編制。

　　2.年度：年度為文件形成年度，以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如“2013”。

　　3.婚姻登記檔案的“類別號”由門類號（H）+婚姻登記檔案類別號（J、L、BJ、BL、CX）構成，即：結婚登記類檔案為“HJ”；離婚登記類檔案為“HL”；補發婚姻登記證類檔案（補發結婚登記檔案為“HBJ”，補發離婚登記證檔案為“HBL”）；撤銷婚姻類檔案為“HCX”。

　　4.目錄號：全宗內案卷所屬目錄的代碼，由3位阿拉伯數字組成，不足時在前面補0。檔案移交時按進館要求編制，一個全宗內的案卷目錄號不得重號，如“007”。

　　5.館編卷號：婚姻登記檔案在分類方案最低一級類目內的排列順序號，用4位阿拉伯數字標識，不足4位的，前面用“0”補足，檔案移交時按進館要求編制，如“0001”。

　　6.婚姻登記檔案檔號范例。

　　檔號：全宗號—年度—類別號—目錄號—館編卷號

　　（1）福州市民政局2016年第14卷結婚檔案檔號

　　0034-2016-HJ-003-0014

　　（2）福州市民政局2015年第20卷離婚檔案檔號

　　0034-2015-HL-004-0020

　　（3）福州市民政局2014年第10卷補發結婚登記證檔案檔號

　　0034-2014-HBJ-006-0010

　　（4）福州市民政局2013年第80卷補發離婚登記證檔案檔號

　　0034-2013-HBL-006-0080

　　（5）福州市民政局2010年第4卷撤銷婚姻檔案檔號

　　0034-2010-HCX-005-0004

　　六、加蓋歸檔章

　　在卷內文件首頁上端的空白處加蓋歸檔章，并填寫有關內容。

　　歸檔章設置全宗號、年度、室編卷號、館編卷號和頁數等項目。

　　1.全宗號、年度、館編卷號參見本細則五（編制檔號）中的要求。

　　2.室編卷號：案卷排列的順序號，每年每個類別分別從“1”開始標注。

　　3.頁數：卷內材料有文字的頁面數。

　　七、編目

　　1.婚姻登記檔案應按婚姻登記性質分別編制檔案目錄。

　　2.每年的婚姻登記檔案目錄加封面后裝訂成冊，一式三份，并編制目錄號。

　　（1）全宗名稱：立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。

　　（2）全宗號、目錄號、年度參見本細則五（編制檔號）中的要求。

　　（3）婚姻登記性質：結婚登記類、離婚登記類、補發婚姻登記證類（補發結婚登記證檔案、補發離婚登記證檔案）、撤銷婚姻類。

　　（4）編制機關：編制婚姻登記檔案的機關。

　　（5）編制時間：填寫婚姻登記檔案目錄封面的時間。

　　八、文件裝盒

　　（一）檔案盒的格式

　　檔案盒封面應標明全宗名稱和婚姻登記處名稱。印制的檔案盒應為無酸紙制作，檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據需要設置為20mm、30mm、40mm、50mm等。案卷目錄、卷內目錄、備考表規格為297mm×210mm,用白色書寫紙。

　　（二）文件裝盒方法

　　按室編卷號的順序將婚姻登記檔案裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表上的項目。不同年度、婚姻登記性質的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

　　（三）檔案盒表面內容的填寫

　　1．檔案盒封面應標明全宗名稱及婚姻登記處名稱。

　　2．檔案盒盒脊設置全宗號、年度、婚姻登記性質、起止卷號和盒號等項目。其中，起止卷號填寫盒內第一份案卷和最后一份案卷的卷號，中間用“—”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交時按進館要求編制。

　　（四）填寫備考表

　　備考表置于盒內，說明本盒檔案的情況，并填寫整理人、檢查人和日期。

　　1．盒內案卷情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

　　2．整理人：負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

　　3．檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員簽名或簽章。