檔案資料數字化是什么意思

　　檔案資料數字化是什么意思？檔案信息資源是全球、國家、區域信息的一個重要組成部分。在當今信息公開程度越來越高的形勢下，檔案的文化性質和社會性質逐步強化，利用的范圍和對象將逐步擴大。

　　檔案資料數字化是什么意思

　　在這個信息時代，只有當檔案信息資源在社會主義現代化建設中發揮重要作用時，檔案和檔案工作的意義和價值才能充分地全面地展現出來。

　　因此，我們要按照有關規定千方百計將呆滯在庫房中的檔案歷史信息變成現實有用信息。作為管理和擁有檔案信息資源的檔案局（館），要更好地適應形勢發展的要求，要著眼未來，運用數字化、信息化技術，對檔案進行數字化建設，更好地為四個現代化服務。

　　一、檔案數字化的意義

　　1、檔案數字化的含義

　　檔案數字化是指利用計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影（錄音、錄像）技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息。其以數字化的形式存儲、網絡化的形式互相聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享，是檔案信息化建設的重要組成內容。

　　目前，大多數檔案館保存的檔案信息形態主要以紙質、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應于傳統的管理與傳播方式，即實施手工管理和點到點的傳播，即便是經過編研等初步加工，編輯印發檔案資料，實現點到面的傳播，其覆蓋面也還是太小，很難跟上社會化的進程。

　　同時，該檔案信息資源的經濟價值和社會價值也難以充分實現，更難適應當代“數字化生存”的形勢。檔案原件數字化，對檔案信息的現代化管理、使用和傳播等都具有十分重要的作用。

　　2、檔案數字化的主要內容

　　①檔案目錄信息的數字化，建立檔案目錄數據庫；

　　②載體檔案的數字化，如紙質檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數字化，建立檔案影像數據庫或多媒體數據庫；

　　③檔案專題信息的采集與建庫。

　　3、檔案數字化的主要作用

　　①檔案數字化是檔案信息化建設重要內容，而檔案信息化建設的核心是資源建設。資源建設包括兩大任務：一是現有館藏檔案的目錄數據庫建設和館藏重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數字化；二是電子文件歸檔與電子檔案管理。

　　②檔案數字化能有效地保護檔案原件。⑴代替原件使用，保護檔案原件；⑵數字化副本異地保存，輸出縮微膠片供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現天災人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞；⑶恢復檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復。

　　③檔案數字化能改善檔案的利用方式。⑴不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享；⑵數字影像文件可以通過計算機局域網或者廣域網進行異地傳輸，使異地調閱利用成為可能。擴大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案；⑶“時間”不再是限制，利用者可以隨時使用自己需要的文件。檔案數字化以后，將已開放的檔案上網，這樣所有利用者就可以在任何時間上網利用檔案信息資源。

　　④檔案數字化能充實各檔案館網站的內容。對我國大多數已上網的檔案館網站來說，普遍存在網上信息資源貧乏、簡薄的通病，信息加工深度不夠，指引性信息多，實質性信息少。要改變這種尷尬的局面，只有盡快將豐富的館藏信息化和數字化。

　　⑤檔案數字化是傳統檔案館走向數字檔案館的必經之路。數字檔案館無疑是21世紀各級各類檔案館的發展方向。盡管當前它的具體組成結構、組織管理模式還處于探索之中，可其“館藏”的數字化特征是肯定的，傳統檔案的數字化將是其“館藏”的重要組成部分。

　　二、對檔案數字化的思考

　　將大量的檔案數字化，這是一個龐大的系統工程。首先要做好館藏情況的調查，包括檔案的類型、載體形態與狀態、館藏數量、檔案信息利用等基本情況。根據館藏情況制訂檔案數字化的科學規劃，其包括掃描儀等硬件的購置計劃和數字化處理規劃。

　　檔案數字化要經過一個較長的過程，硬件的購置不可能一步到位，也不需要一步到位，應從實際和長遠打算，保證掃描儀等硬件設施的成龍配套，使其具有較強的支撐能力和擴展能力。檔案數字化實施處理規劃應貫徹“突出重點，分步進行”的原則，對館藏重點和利用率高的檔案先行數字化，早日滿足大多數利用者的需求。檔案數字化必須有所選擇。針對館藏“浩瀚”的檔案資源，不加選擇地全部數字化是不可能的、也是沒必要的。

　　我們應該根據精煉、存史和利用優先原則對館藏檔案進行分類，確定哪些館藏檔案原件應該數字化、哪些不需要數字化以及哪些優先數字化。在實際工作當中，我們采用“珍貴檔案、重點檔案、特色檔案、利用率高的檔案”優先數字化，力爭使數字化的檔案信息成為高價值、高利用率、有序、標準、有特色的信息資源。

　　做好數字化時掃描參數的優化設置。掃描系統掃描參數的選擇和確定對掃描數字影像質量有著較大影響，其中掃描分辨率直接關系到掃描文件的清晰度和還原效果。掃描分辨率越高得到的掃描文件就越清晰，其相應的掃描時間和存儲空間就要增加；而分辨率參數越低，掃描文件的質量就要降低。我們在選擇分辨率時應根據實際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲空間、輸出打印質量等。做好檔案數字化的全程控制。在檔案數字化過程中，要注重全面的質量檢查，加強數據的質量控制。

　　質量檢查應包括以下幾方面：

　　A、數字化前的檔案整理檢查。要進行數字化的檔案原件必須完整、排序正確，對折損嚴重影響掃描質量的原件應預先修整。

　　B、數字化后的數據質量、圖像質量檢查。掃描后的文件圖像應保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，幅面擺放正確，亮度適當，既沒丟失信息，又無增加信息，無錯掃、漏掃，對文件圖像質量有問題的應重新掃描；采集錄入數據要豐富、準確。

　　C、數據聯接檢查。通過機讀目錄數據庫與已掃描的檔案掃描圖像文件進行聯接，形成一一對應。

　　三、開展檔案數字化問題的研究，及時解決數字化進程中的疑難問題。

　　檔案數字化是檔案工作中的一項新內容，不可避免地會遇到一些新情況、新問題。比如，數字化檔案信息壓縮及存儲的關鍵技術問題；數字化檔案信息安全、保密技術問題；數字化檔案信息的訪問形式與安全控制問題；數字化檔案信息知識產權問題；數字化檔案信息的法律地位問題。

　　針對這些新情況、新問題，應在抓檔案原件數字化工作的同時，組織力量開展檔案數字化問題的研究，及時解決工作中的一些技術性問題，同時澄清和統一思想認識，確保檔案數字化工作的順利開展。另外，必須加強檔案數字化和數字化檔案信息管理人才的培養。

　　檔案數字化及數字化檔案信息管理，涉及到計算機軟硬件與掃描技術、數字影像處理技術、存儲技術和檔案管理的基礎知識，絕不是只懂得計算機技術或只懂得紙質等載體檔案管理知識的人所能勝任的，所以應加強這方面技術人員的培養。