邢臺電子檔案加工

　　小時候，我們總會被問到長大后要做什么，只是走著走著，那么多人在長大的路上迷失了最初的夢想。不是現實太骨感，是因為缺少了切實可行的計劃和步驟！任何目標，都需要一步步有序地分解落實，才能達到想要的結果，在檔案數字化加工過程中，想要完成紙質檔案數字轉化，提高檔案查詢效率，實現檔案信息共享，邢臺電子檔案加工離不開六大核心步驟：

　　邢臺電子檔案加工

　　1、檔案整理

　　檔案工作人員拿到檔案后，首先要對檔案進行分類整理，包括對檔案進行統一編號，核對檔案頁碼，粘貼頁撕開，頁號編寫有誤的重新編號，對可拆訂的做拆訂處理，以便掃描時的批次處理。

　　如果發現折皺不平影響后期掃描質量的文件，應進行相應處理；如果文件存在破損，應先進行技術修復并做好標注；對于文件破損嚴重不能修復掃描的應做好區分標注。

　　2、著錄標引

　　將整理后的檔案，按照國家標準《檔案著錄規則》結合用戶檔案著錄的具體要求，將案卷目錄和卷內目錄的原始數據、主題標引、分類標引錄入到軟件數據庫里。要求人工錄入結合校對，校對以軟件校對和打印輸出、對比較對相結合。按照原件實體檔案條目，對錯誤檔案目錄數據修改和補充的數據，須填寫更改資料并放入案卷內，卷內目錄不全的需補充完整。

　　檔案著錄標引，即檔案前處理工作，是建立手工和機讀檢索系統的基礎，是實現檔案檢索工作的中心環節。

　　涵妍檔案數字化加工采用“兩錄一校”，就是由兩名員工，兩臺電腦分別錄入同一卷檔案，由第三人根據兩次錄入的結果進行質檢，錄入后的目錄應與紙質檔案內容一致，并最終形成案卷目錄和卷內文件目錄，要求錄入目錄信息正確率達到95%以上。

　　3、檔案掃描

　　檔案掃描是紙質檔案實現數字轉化的關鍵步驟。原件的掃描與存儲格式應完全按照國家檔案管理的統一標準要求掃描，對實際掃描卷數、每卷的頁數要做好登記。

　　檔案數字化掃描質量標準

　　·原檔案每頁掃描形成的電子必須完整齊全。

　　·掃描形成的電子不能傾斜，必須平整。

　　·掃描形成的電子不能有黑邊，不能有噪點。

　　·原檔案頁不缺邊不殘邊，掃描形成的電子不能缺邊不能殘邊。

　　·掃描前錄入的檔案電子信息必須與原檔案信息一致，避免錄入錯字、別字。

　　·保持掃描儀玻璃面潔凈無粉塵，鍵盤要及時清理碎屑。

　　·掃描影像要保持字跡清晰、不失真、不留文字版面外的陰影、無干擾信息。

　　·掃描留下的墨跡寬度不得超過0.5厘米，并且指印和黑色不能覆蓋或影響正文內容。

　　掃描方式

　　根據檔案的質量、檔案幅面的大小、掃描量等選擇相應規格的掃描儀（參見文章《掃描儀檔案數字化工作跨不過的梗》）進行掃描，大幅面可采用大幅面掃描儀或者圖像拼接方式處理，同一頁面有兩個以上文件，需分別掃描。掃描影像的順序應與紙質檔案的檔號、目錄、文件順序排列一致。

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　　掃描模式

　　根據檔案實際情況，以彩色模式及黑白二值掃描為主，原件分明度很低的檔案，可視情況采用彩色模式，予以調整亮度、對比度。

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　　分辨率設置

　　無全文檢索需求的文檔分辨率設置為200dpi比較合適，需要OCR識別全文檢索的文檔，黑白二值掃描分辨率設置為400dpi最佳（此分辨率下識別成功率最高），如遇字間距過密或原件本身是復印件等字跡不清晰的情況，可適當增加掃描的分辨率，要在保證圖像清晰的同時，不影響過遠程查詢和瀏覽的速度。

　　為了規范化流程及管理，涵妍檔案數字化加工對此作了明確規定：紙質檔案掃描影像文件的精度為300dpi，照片黑白影像文件的精度為400dpi，照片彩色影像文件的精度為600dpi，底片影像文件的精度為4000dpi。

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　　存儲格式

　　紙質檔案數字圖像長期保存格式為TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，圖像壓縮率的選擇可根據實際應用的需求而定。紙質檔案數字圖像利用時，可將圖像轉換為PDF等其他格式便于網絡瀏覽。同一批檔案應采用相同的存儲格式。

　　涵妍檔案數字化加工根據檔案性質不同對于存儲格式作了如下規定：紙質檔案掃描影像文件存儲格式為JPEG格式影像文件，75%壓縮比；該存儲格式為過濾格式，用于后期制作PDF格式文件。照片檔案及特殊檔案掃描存儲格式為JPEG圖像文件，不壓縮。

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　　文件大小

　　黑白二值掃描A4、A3頁面，大小20-40k為宜；灰度或彩色掃描A4、A3頁面，大小100-150k為宜。

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　　文件命名

　　應以檔號為基礎對數字圖像命名，圖像命名方式的選擇應確保圖像命名的唯一性，確保數據掛接的準確性。

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　　4、圖像檢查和處理

　　掃描完成后，應采用自動化處理和人工處理相結合的方式，逐張檢查圖像質量，包括圖像順序與檔案原件是否一致，有無漏掃、重張等情況，圖像有無黑邊、折角以及圖像偏斜度、清晰度、失真度等，發現不符合圖像質量要求時及時進行調整改正，確保圖像順序正確、質量完美。

　　糾偏

　　保證數字圖像偏斜不超過頁面內半個文字，偏斜角度小于1度。對于方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。

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　　去污

　　以展現數字圖像原貌為原則，清除所有掃描留下的黑色、指印、陰影或污點等。

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　　圖像拼接

　　對大幅面檔案進行分區掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性和可讀性。

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　　清晰度調整

　　如果原始檔案的字跡不清楚或者文字較深、較淺，可以通過調整亮度和對比度以提高圖像的清晰度，確保文字及圖像信息清晰可辨。

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　　裁邊處理

　　采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，保證與原始文檔的一致性。

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　　由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描；發現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像；發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。

　　涵妍檔案數字化加工項目設有專職質檢員，按檔案掃描的質量要求對掃描生成圖像的命名及圖像文件質量逐頁進行檢查，發現漏掃或不合格影像的要及時登記并補掃，并按原檔案次序將圖像插入原位。

　　5、全文OCR識別

　　如果項目要求實現全文檢索，在掃描圖像處理完成后，需將數字圖像利用專業的識別軟件進行全文OCR。

　　如果用戶對識別成功率有嚴格要求，還需另外進行人工校對，校對結束后將版式還原及轉換成雙層PDF文件格式，可實現無障礙的全文檢索。

　　6、數據掛接

　　借助系統軟件對數據庫中的目錄數據與對應的紙質檔案數字圖像進行匹配掛接，并逐條對掛接結果進行檢查，包括目錄數據與紙質檔案數字圖像對應的準確性、已掛接數字圖像與實際掃描數量的一致性、數字圖像是否能正常打開等，以實現目錄數據與數字圖像的準確關聯。

　　掛接到檔案管理系統中后，進行再次的成品驗收并做好還卷及數據備份提交。

　　檔案工作是國家“十四五”規則的重點產業，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確指示，新一代信息技術廣泛應用，檔案工作環境、對象、內容發生巨大變化，迫切要求創新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數字轉型和智能升級。

　　任何事情，沒有一蹴而就的收獲，也沒有忙亂無序的成功。檔案數字化工作只有在滿足國家、行業規范標準的條件下，有條不紊地落實到關鍵步驟，才能得以穩定、高效、快速地發展。