文書檔案電子版整理檔案整理

　　文書檔案電子版整理檔案整理隨著網絡技術的發展，人們的生活日趨數字化。檔案真實反映出人類的生活與發展軌跡，詳細記錄著人類的精神文明，清楚反映社會生產與社會實踐。從檔案本身來看，電子檔案相比起紙質檔案具有更多方便之處，但是同時受到網絡技術影響，導致電子檔案的管理與保護受到網絡影響。從檔案管理部門角度來看，電子信息技術的發展改變了檔案的整理與保護方式。

　　文書檔案電子版整理檔案整理

　　1、簡要分析檔案電子化

　　電子檔案相比起傳統檔案具有占用空間小和存儲密度大等優勢，相關工作人員可通過計算機技術來處理檔案資料。電子檔案便于工作人員使用檔案，打破時間限制，通過計算機手段從服務器中瀏覽檔案。在電子檔案管理中，需選擇合適的保存環境，如在保存檔案時需充分結合電子檔案特點，再選擇合適的保存方式（一般情況下電子檔案被保存在光磁介質載體上，所以需滿足適合此類介質的保存環境）。以人事檔案工作為例，傳統檔案強調保存原始記錄紙張，一旦遺失將失去歷史憑證；而電子化檔案能夠有效減少工作人員的紙質案卷損壞，實現檔案信息備份。

　　1.1發展現狀分析

　　檔案電子化主要指的是通過計算機或光盤等設備記錄成檔案，電子檔案是一種檔案存在形式，具備以下特點：歷史再現性。一般而言，電子檔案由計算機進行有關處理，不管是電子檔案的存儲還是歸檔，均需要依賴計算機。電子檔案的發展是隨著計算機軟件以及硬件的發展而發展，在使用紙質檔案的同時增加電子檔案整理，更有利于有效保存保護檔案。

　　1.2優勢分析

　　1）廣泛提高工作效率。檔案電子化促使信息的查閱和整理等更為快速，一方面能夠有效節約成本，另外一方面能夠廣泛提高工作效率，減輕檔案管理工作人員的負擔。

　　2）實現多人信息共享。檔案電子化可以向諸多人群提供信息服務，從而有效實現資源共享；除此之外，檔案電子化能夠無限利用資源，不會受到外界因素影響。

　　3）利用率高。檔案電子化主要利用計算機技術，而計算機技術能夠高效率地對檔案信息加以歸類統計，有效進行資源整合與管理，因此顯著提高檔案信息的整體利用率。

　　4）經濟環保。檔案電子化無需使用紙張，因此可節約庫房空間，從而減少更多的木材浪費。

　　2、電子檔案的整理

　　電子檔案的形式比較多，主要歸檔類型有：1）磁盤；2）磁帶。為了有效整理電子檔案，需做好電子檔案的分類工作。

　　2.1整理文書電子檔案

　　文書電子檔案主要包括以下類型：1）內部文件；2）外部文件。在內部文件的整理分類過程中，可根據時間或組織機構名稱加以整理，如做好分盤工作，可顯著加大檢索效率，便于延長電子檔案的保存時間；在歸檔過程中，為了便于查找，可根據部門進行文件分類，從而提高檔案的整體利用率；為了避免歸檔過程中出現不規范動作，需選擇專業的部門來負責此類工作；完成組盤工作之后，為了提高查收效率，需指派專業工作人員安排好有關工作，建立對應目錄。在外部文件的整理分類過程中，可對有關文件進行掃描，再錄入到計算機中，通過網絡技術實現公文傳遞，歸檔工作可由業務部門有關人員進行整理，完成工作后，再由承辦部門做好分級工作，再由檔案部

　　門進行有效處理，檔案管理工作人員將信息填寫結束后錄入數據庫。當有人想要查找電子檔案時，可通過網絡終端來查詢到自己想要的內容。