檔案管理應用系統

　　智慧檔案管理應用系統的應用

　　檔案管理應用系統在智慧檔案館建設過程中起著越來越重要的作用，檔案管理應用系統的運用帶來了建設和運營成本的下降，給檔案管理者和用戶都帶來了極大的便利。自20世紀90年代以來，計算機檔案管理應用系統從微機單機版、海量光盤存儲系統版、網絡版等不斷發展的漸進過程。

　　其間,從最初的計算機輔助手工檔案管理,發展到檔案管理工作的8項基本內容:收集、整理、鑒定、保管、統計、檢素、編纂、利用全部實現計算機化、智慧化。通過計算機檔案管理應用系統的開發應用,檔案管理信息化不斷發展,檔案管理工作不斷得到創新。隨著信息高速公路的拓寬,數字化的數據、信息將滲透檔案管理的全過程,檔案管理應用系統是智慧檔案館實施的必備條件之一。

　　本章主體部分是筆者2019年6月發表于《黑龍江檔案》的《高校智慧檔案館建設一一從檔案翻譯系統的應用說起》一文。以檔案管理應用系統中的翻譯系統為研究對象論證檔案管理應用系統對智慧檔案館建設的重要作用。

　　智慧檔案館建設背景下傳統的紙質實體檔案、傳統的管理方式、傳統的服務方式都不能適應現階段用戶對檔案館服務的需求。高校智慧檔案館依托高校智慧校園建設,結合高校檔案館自身館藏,整合檔案信息資源實現業務應用智慧整合。智慧檔案館建設、發展離不開智慧的檔案管理應用系統,檔案管理應用系統中的翻譯系統突破了傳統的服務方式,實現了服務智慧化。

　　目前在檔案學術界還沒有關于智慧檔案館的統一的定義,有關高校智慧檔案館的概念界定在檔案學界也沒有達成一致,結合高校和智慧檔案館的特點我認為高校智慧檔案館建設應該以提升高校檔案管理rgba(184,224,252,0.637)和服務效益為導向,充分依托智慧校園平臺,在高校數字檔案館建設基礎上結合高校檔案館自身館藏的特點,整合檔案數據資源,改善信息服務模式,實現業務應用智慧整合、檔案資源充分共享、檔案管理高效便捷、智能終端廣泛應用,構建長效性高校智慧檔案館建設機制,提供在校師生、社會用戶基于局域網、校園網、互聯網的全媒體檔案信息知識傳輸的新型檔案館。

　　一、檔案管理應用系統產生的背景

　　1978年,我國進入了改革開放的新時期,與國外的教育交流迅速發展,尤其是2001年中國正式加入WTO之后,標志著中國對外開放進入了一個全新的階段,國家改革開放政策極大地帶動了出國留學生的派遣工作。國外學校一般要求留學生辦理相應語種的成績證明、畢業證明、學位證明等相關檔案,這些檔案均由高校檔案館提供。外語類院校培養了大量的外語專業人才,他們對出國留學、訪學、交流有著很大的潛在需求,大連外國語大學檔案館2016、2017年度辦理出國證明均在一萬份以上。

　　學校現有10個外語語種,33個本科專業,因為語種、專業眾多,課程又分為必修課、選修課,選修課包括任選課和必選課,因專業、年級、出國交換經歷、選修課等因素的區別每一位畢業生的成績單都是不一樣的,之前在實際工作過程中,檔案館采用人工翻譯的方式,每一張成績證明的錄入、翻譯都需要花費較長的時間。

　　傳統的實體檔案,傳統的檔案管理及服務方式,老舊的檔案管理應用系統已經無法滿足用戶對檔案館智慧服務的需求。為此2018年大連外國語大學檔案館購買了最新版的智慧化檔案管理應用系統,其中的翻譯子系統實現了成績證明、畢業證明、學位證明、獎學金證明等所有相關證明的系統自動翻譯,實現證明文件的自動生成,節省了工作人員手動操作所耗費的時間和精力,極大地提高了檔案館的工作效率,具有更加智能、更加規范、更加準確、更加高效等優勢。

　　二、檔案管理應用系統體現了智慧檔案館的核心價值

　　高校智慧檔案館有檔案信息感知與協同處置的功能,綜合運用先進的物聯網技術、云計算技術和自動控制技術,構建一個感知并根據預設方案和案例經驗等自動處置檔案內容信息、載體信息和管理信息的檔案綜合管理和控制體系,以提高檔案管理與檔案館運行的效率和服務水平。

　　高校智慧檔案館建設目標是實現檔案館管理、服務的智慧化,最大程度地發揮檔案的價值。雖然現在檔案學界普遍認為智慧檔案館建設是通過物聯網、云計算等智慧技術和相應的智慧設備反映和實現的。但是正如劉越男教授所說,智慧檔案館評價主體是老百姓,智慧檔案館強調以人為本,因此可以說高校智慧檔案館的核心價值是為高校用戶提供智慧化的服務。

　　(一)促進紙質成績檔案的保護

　　檔案翻譯系統實現了直接從教務管理系統中的成績數據庫調用成績數據,經過相應語種的課程名稱字典庫,可以直接生成需要語種的成績及證明,減少了紙質成績檔案的使用頻率,避免了頻繁使用所造成的紙質檔案損壞,延長了檔案原件的使用年限,有效地保護了學校原始紙質成績檔案。

　　(二)提升檔案服務智慧化水平

　　高校檔案館作為出具各類證明的歸口部門可以依靠翻譯系統高效率地完成所有語種、所有類型的翻譯,可以為出國學生提供“一站式”服務。既能確保檔案材料的真實性,杜絕材料弄虛作假等情況的發生,又能大大節約畢業生的時間、精力。翻譯系統運行之前,檔案館工作人員手工制作一份中文成績單需要1小時左右,翻譯成其他語種需要3小時左右,效率低、錯誤率高。翻譯系統運行之后,畢業生辦理成績翻譯、證書翻譯等均可實現立等可取。（待續）