檔案整理工作實施方案

　　檔案整理工作實施方案，就是按照文件材料的形成規律，根據科學的理論和方法，把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業務活動。《機關檔案整理規定》（以下簡稱《規定》）提出了檔案整理的基本原則，即“遵循文件材料的形成規律，保持文件材料之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用”。

　　檔案整理工作實施方案

　　一、檔案整理收集歸檔范圍

　　反映本單位工作活動、具有查考利用價值的各種門類和載體的文件，均屬檔案整理收集歸檔范圍。任何個人不得將履行職責過程中形成的文件據為己有。

　　二、歸檔質量要求

　　遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值和年度，便于保管和利用。文書、科技、會計、音像、電子、實物、照片以及專業等門類的歸檔文件和案卷質量符合相應標準。

　　三、檔案整理收集歸檔時間

　　各種門類和載體的文件采用隨時收集和集中收集等有效方法，確保文件材料收集齊全、完整，有序排列、分類存放，便于日常查找利用。

　　黨務、行政管理文件于次年6月底以前整理歸檔。

　　科技文件在科技活動結束或告一段落后3個月內整理歸檔。

　　會計檔案由會計機構整理立卷，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構臨時保管1年，再移交單位檔案管理機構集中保管。因工作需要推遲移交的，應當經單位檔案管理機構同意，最長不得超過2年。

　　音像文件在相關活動結束或告一段落后3個月內整理歸檔。

　　電子文件實時進行邏輯歸檔，并對應于紙質文件的歸檔時間進行物理歸檔。

　　重大活動形成的文件在該項活動結束或告一段落后3個月內整理歸檔。

　　專業文件按行業主管部門的規定時間整理歸檔，如無規定，則自行確定歸檔時間，且確定的歸檔時間不得超過2年。

　　重大活動和突發事件檔案管理制度

　　為確保重大活動和突發事件檔案收集整理的齊全完整，結合本單位實際，特制定本制度。

　　重大活動是指在中華人民共和國境內外組織舉辦的，對黨和國家、行業、地方具有重大意義或者重要國際影響的會議、會展、賽事、紀念、慶典等大型活動；突發事件是指突然發生，造成或可能造成嚴重社會危害，需要采取應急處置措施予以應對的自然災害、事故災難、公共衛生事件和社會安全事件。

　　一、收集范圍

　　（一）領導指示、批示，機構成立及分工文件材料，工作制度、預案、方案、報告、報表、簡報、總結，會議材料，獎懲材料，大事記、宣傳報道，各單位按照分工或職責形成的其他文件材料；

　　（二）照片、錄音、錄像；

　　（三）業務數據、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體信息；

　　（四）印章、題詞、活動標志、證件、證書、紀念冊、紀念章、獎杯、獎牌、獎章、獎狀、牌匾、錦旗等實物檔案；

　　（五）其他具有保存利用價值的文件材料。

　　二、實施登記

　　負責重大活動和突發事件檔案登記工作的人員應當做好收集登記和日常管理工作，對重大活動和突發事件發生的時間、地點、人員、內容等項目全面準確進行登記，設置卷夾，將收到的文件分類臨時存放，方便日常利用。

　　三、及時歸檔

　　重大活動和突發事件結束后3個月內，將所形成的全部文件按規定整理歸檔，無論是否形成專題檔案，皆需形成專題目錄，由本單位檔案室集中統一管理，其他科室和個人不得據為己有。

　　檔案整理制度

　　一、檔案整理原則

　　檔案整理工作應堅持尊重和維護檔案的本質特性，保持檔案文件之間的有機聯系，充分尊重和利用原有基礎，便于保管和利用。

　　二、檔案整理環節

　　檔案整理工作由辦公室組織實施，檔案人員負責對各種門類和載體的文件進行指導、監督和檢查。

　　黨務、行政管理紙質文件由辦公室整理歸檔；會計文件由會計機構整理歸檔；科技文件、音像文件、電子文件、重大活動形成的文件、專業文件由相關科室整理歸檔。

　　三、檔案分類排列

　　（一）文書檔案采用“年度—保管期限”分類；其他門類和載體的檔案按照相應的辦法和標準、規范，綜合運用“保管期限”“年度”“機構（問題）”“工程項目”等方法分類。

　　（二）不同門類和載體的檔案分別排列；同一門類和載體的檔案按分類方案排列。

　　四、檔案整理標準

　　文書、科技、會計、音像、電子以及專業等門類檔案，必須分別按照《歸檔文件整理規則》《科學技術檔案案卷構成的一般要求》《建設項目檔案管理規范》《會計檔案管理辦法》《照片檔案管理規范》《電子文件歸檔與管理規范》《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》等有關規定整理歸檔。

　　專業文件按行業主管部門規定整理歸檔。

　　五、檔案基本編目

　　（一）案卷封面項目“全宗名稱”“類目名稱”“案卷題名”“時間”“保管期限”“件、頁數”“檔號”等填寫齊全。

　　（二）案卷脊背項目“全宗號”“目錄號”“年度”“案卷號”等填寫齊全。

　　（三）檔案盒封面和盒脊“全宗名稱”“全宗號”“年度”“保管期限”“起止件號（室）”“盒號”等填寫齊全。

　　（四）以卷為單位的紙質文書檔案采用“全宗號—目錄號—案卷號”編制檔號；以件為單位的紙質文書檔案采用“全宗號—檔案類別·年度—保管期限—件號”編制檔號；科技檔案采用“全宗號—目錄號/分類號—案卷號”編制檔號。會計檔案、電子檔案、聲像檔案、實物檔案等按照相關規定編制檔號。

　　（五）案卷目錄、卷內文件目錄、歸檔文件目錄填寫齊全完整、規范；機讀目錄符合《文書檔案著錄細則與機讀目錄數據交換格式》等規定。

　　檔案保管制度

　　一、嚴格執行“集中統一管理”的檔案工作基本原則。

　　二、檔案人員應科學管理檔案，非檔案管理人員不得進入檔案庫房。

　　三、檔案庫房和檔案柜架適宜檔案的安全保管保護，配備“九防”設備并按照規定正確維護和使用。

　　四、按照規范對各種門類和載體的檔案排列入柜。檔案柜架排放整齊，編制《檔案資料存放示意圖》和檔案柜指引標記。

　　五、定期對檔案庫房進行防火、防盜、防有害生物等“九防”安全檢查，做好檢查記錄；堅持每周4次以上測記庫房溫度、濕度，根據需要采取調節措施，確保溫度控制在14℃-24℃、濕度控制在45%-60%之間；定期檢查維護檔案庫房設施設備，確保正常運轉；定期清掃除塵，保持庫房清潔；定期采取措施，防治鼠蟲霉等。

　　六、檔案庫房不得存放與檔案保管、保護無關的物品。

　　檔案利用制度

　　一、凡查（借）閱檔案者，應如實填寫《檔案利用登記表》。

　　二、本單位人員因工作需要查（借）閱檔案按以下規定辦理：

　　（一）查（借）閱一般檔案的，需經辦公室負責人簽字同意。

　　（二）查（借）閱黨組會議記錄、行政辦公會議記錄、有關控制數字等需要保密檔案的，需經本單位檔案工作分管領導批準，經簽字同意后方可查（借）閱。

　　三、其他單位因工作需要查（借）閱檔案，查（借）閱者須持單位介紹信，重要檔案經本單位主要領導簽字同意，一般檔案經本單位分管領導簽字同意后方可查（借）閱。

　　四、檔案利用一般于工作時間內在閱覽室進行。遇特殊情況需借出利用時，須經本單位主要領導簽字同意。檔案借閱時間不得超過5天，確需繼續利用的，應當重新辦理借閱手續。

　　五、查（借）閱檔案人員不得擅自摘抄、復印、照相、翻拍檔案或借給他人；不得擅自公布檔案內容；不得在檔案上圈點、勾劃、作記號，不得撕毀檔案；不得有其他有可能造成檔案損毀的行為，違者將依法追究責任。檔案室應安裝視頻監控設備。

　　六、檔案人員熱情提供檔案利用服務，對歸還檔案進行卷數、頁數等安全檢查，發現問題，及時匯報解決。同時，如實填寫《檔案利用效果登記表》。

　　檔案統計移交制度

　　一、機關檔案室應當建立完善統計制度，對所保管不同形式檔案、檔案年度整理、檔案年度出入庫、檔案設施設備、檔案查閱利用、檔案移交進館、檔案鑒定銷毀、檔案信息化、檔案工作人員、檔案社會化服務等情況定期統計并建立臺賬。

　　二、統計結果以紙質和電子版兩種形式保存，數據真實、準確、完整。

　　三、按要求及時向檔案工作主管部門報送檔案工作統計調查表。

　　四、根據《中華人民共和國檔案法》規定，按照市檔案局、市檔案館的統一安排，向市檔案館移交符合檔案質量標準的檔案及其他資料。移交時，應當同時移交檢索工具、編研成果，傳統載體檔案的數字復制件應當與檔案原件一并移交；移交前，應當按照規定做好移交檔案的密級變更或解除工作，并提出劃控與開放意見。

　　五、檔案人員調離工作崗位，必須辦理移交手續，編制交接清單，交接雙方應根據移交目錄清點核對，與見證方一同在交接清單上簽字。遇有“賬實不符”的情況，應查明原因、分清責任、及時處理。

　　檔案鑒定銷毀制度

　　一、根據本單位工作的需要和為國家積累歷史文化經濟等財富的需要，正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，準確地確定檔案的保存價值。

　　二、由本單位分管檔案工作領導、相關科室負責人組成檔案鑒定銷毀工作領導小組，全面負責本單位檔案鑒定銷毀工作。辦公室負責組織協調，檔案人員按照職責參加鑒定銷毀工作并對會計檔案、科技檔案的鑒定銷毀工作進行業務指導。

　　三、鑒定檔案的價值要根據本單位《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》進行。應當定期對達到保管期限的檔案進行鑒定處置。鑒定工作應當在檔案工作協調機制下進行，由辦公室負責人主持，檔案鑒定銷毀工作領導小組開展工作，必要時可邀請相關領域專家參與。

　　四、檔案鑒定工作采用由鑒定人員對案卷逐卷逐件分析、研究的方法進行，鑒定結束后，應當形成鑒定工作報告。對仍需繼續保存的檔案，應當重新劃定保管期限并做出標注；對確無保存價值的檔案，應當按規定程序予以銷毀。

　　五、嚴格遵守《機關檔案管理規定》關于檔案銷毀的要求。經鑒定可以銷毀的檔案，應當按照以下程序銷毀。

　　（一）機關檔案室編制檔案銷毀清冊，列明擬銷毀檔案的檔號、文號、責任者、題名、形成時間、應保管期限、已保管時間和銷毀時間等內容，按檔案工作協調機制報請審核批準。

　　（二）本單位分管檔案工作領導、辦公室負責人、檔案部門負責人、相關業務部門負責人、檔案部門經辦人、相關業務部門經辦人均應在檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　（三）本單位檔案部門組織檔案銷毀工作，并與相關業務部門共同派員監銷。監銷人在檔案銷毀前，應當按照檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對；在檔案銷毀后，應當在檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。銷毀清冊應當永久保存。

　　（四）檔案銷毀應當在指定場所進行。電子檔案和檔案數字復制件需要銷毀的，除在指定場所銷毀離線存儲介質外，還應當確保電子檔案和檔案數字復制件從系統中徹底刪除。銷毀時應當留存電子檔案和檔案數字復制件元數據，并在管理過程元數據、審計日志中自動記錄銷毀活動。涉密檔案的銷毀應當符合《國家秘密載體銷毀管理規定》。

　　資料收集制度

　　一、收集范圍

　　（一）反映本單位不同歷史時期各種史料、刊物、志書、大事記、年鑒、歷史沿革、機構沿革。

　　（二）與本單位各項工作有關的政策法規匯編及其他文件匯編，各類統計資料，內部通訊。

　　（三）系統反映本單位活動編輯的簡報。

　　（四）字典、百科全書、專業辭典、手冊等工具書。

　　（五）有選擇地收藏一部分革命領袖著作以及其他資料。

　　二、收集方法

　　檔案工作人員應掌握本單位編印發行資料的信息，及時將資料收進檔案室；根據利用工作反饋信息收集，或向領導建議訂購相關資料。

　　三、資料整理

　　本單位檔案室收集的資料，應根據《中國圖書資料分類法》，結合運用作者（出版者）、內容、時間、載體形式等特征進行分類、排列、整理和編制目錄、索引。

　　四、資料管理

　　（一）資料由檔案人員負責管理。

　　（二）凡借閱資料，應當辦理登記手續。

　　（三）借閱者應愛護各類資料，按期歸還。如丟失、損壞，應照價賠償。

　　電子文件歸檔與管理制度

　　一、歸檔電子文件應與其他門類和載體的檔案實行集中統一管理。電子文件歸檔管理應明確專人負責，具體承辦電子文件歸檔工作。本單位檔案室負責全過程管理。

　　二、本單位主要活動產生的電子文件，具有重要憑據、依據和參考利用價值的，應按要求歸檔。重點收集定稿電子文件、正式電子文件。此外還包括數據文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、計算機程序、多媒體文件等。

　　三、電子文件的歸檔方式包括邏輯歸檔和物理歸檔，并以物理歸檔為主。

　　四、實施邏輯歸檔時，具體經辦人完成電子文件歸檔操作；檔案人員參與設備更新時的數據轉換工作并作更新記錄，會同計算機系統管理人員設定查詢歸檔電子文件權限；網絡管理人員應把歸檔電子文件的物理地址存放于指定的計算機服務器，采取可靠的備份措施；檔案人員、網絡管理人員要及時清理計算機或網絡上重復的電子文件。

　　五、實施物理歸檔時，歸檔電子文件存儲的載體應注明是否經過檢毒和消毒處理，有隱患的數據文件不得歸檔；電子文件按年度—保管期限分類；歸檔電子文件經分類排列后，應著錄標引，編制機讀目錄和檔號。

　　六、各電子文件的形成科室應定期對歸檔范圍的電子文件制作脫機備份。歸檔電子文件一式三套，一套封存保管，一套供查閱利用，一套異地保存。需永久、長期保存的電子文件，應制作紙質版本并歸檔；轉換成紙質版本的，應及時歸入相應門類的紙質檔案進行管理。

　　七、歸檔電子文件應直立存放于防磁柜中，溫度控制在17℃—20℃，相對濕度控制在35%—45%，距離強磁物10米以上。

　　八、歸檔電子文件，每年抽檢一次，發現問題及時采用復制的方式補救，但原載體保留時間不少于四年。對歸檔電子文件的復制采用只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤等，禁用軟磁盤。

　　九、檔案室配備與業務部門相互兼容的計算機軟、硬件系統，保證歸檔電子文件有效識讀，封存的歸檔電子文件不得利用和外借。

　　十、銷毀歸檔電子文件，需經本單位領導批準，有關業務科室和檔案室審核，編制銷毀清冊，并確保載體與信息徹底銷毀。

　　檔案保密制度

　　一、檔案工作人員和利用人員要嚴格遵守《中華人民共和國保密法》《中華人民共和國檔案法》《保密守則》等有關規定，增強保密意識，嚴守保密紀律，確保檔案安全。

　　二、檔案、資料的查（借）閱和摘抄、復印，要嚴格按照《檔案利用制度》進行。

　　三、檔案人員不得擅自將檔案、資料外借或帶出檔案室，更不能擅自幫助別人復制、摘抄檔案，必須復制和摘抄的應逐級請示，并須經原定密機關批準，堅決杜絕失泄密事件發生。

　　四、利用檔案的人員必須遵守保密工作制度，不得擅自進入檔案庫房，不得翻看與查閱檔案無關的內容，不得泄露檔案工作相關秘密。

　　五、堅持檔案保密檢查，發現安全隱患及時處理，若發現檔案遺失、失泄密事件，及時采取補救措施，認真追查責任，嚴肅處理。

　　六、定期組織檔案庫房安全檢查，開展保密教育和保密培訓。